合同管理常識

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1、XX部：XXX2018年7月30日 合同的基本知識合同的審批審查合同的簽訂 合同的履行合同的歸檔 第一部分 p合同的基本概念p合同主要組成部分p合同的業(yè)務(wù)流程合同的基本知識p合同的意義p常用合同分類p合同歸檔 1 2 合同的概念 合同的意義 合同的概念及意義 是平等主體間的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。通俗的說法：當(dāng)事人就某項(xiàng)事項(xiàng)權(quán)利義務(wù)自愿達(dá)成的協(xié)議。 合同是市場經(jīng)濟(jì)下企業(yè)與社會發(fā)生關(guān)系的重要手段，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的保障手段，規(guī)范使用合同對降低企業(yè)風(fēng)險特別是對競爭日益激烈的市場形勢下公司面臨的法律風(fēng)險有重要意義。 合同管理的概念 合同管理的概念企業(yè)的經(jīng)濟(jì)

2、往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的。一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同及合同管理有密切關(guān)系。是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱 組成部分 合同的解除條款及解決爭議的方法履約期限、地點(diǎn)和方式名稱和地址、標(biāo)的和數(shù)量合同主要組成部分價款和報酬質(zhì)量和違約責(zé)任 合同法規(guī)定的常用合同1、買賣合同 2、供用電、水、氣、熱力合同合同法在分則規(guī)定了15種合同類型，具體是：3、贈與合同； 4、借款合同6、融資租賃合同； 7、承攬合同； 8、建設(shè)工程合同； 9、運(yùn)輸合同； 10、技術(shù)合同；11、保管合同；12、倉儲合同；13、委托合同；14、行紀(jì)合同；1

3、5、居間合同。5、租賃合同 基本業(yè)務(wù)流程合同審批審查 合同簽訂合同履行 合同執(zhí)行完畢合同歸檔調(diào)查談判擬定 審核補(bǔ)充變更結(jié)算終止 第二部分 合同的審批審查p合同調(diào)查p合同擬定 p合同談判p合同審核 公司承辦部門或分管領(lǐng)導(dǎo)在簽訂合同前認(rèn)為合同相對方有較大履約風(fēng)險的，應(yīng)考慮啟動合同調(diào)查，調(diào)查的形式可以為公司自行組織或委托信保機(jī)構(gòu)調(diào)查。合同調(diào)查可參考如下幾個方面進(jìn)行： 重點(diǎn)合同調(diào)查 1、 調(diào) 查 合 同 相 對 方 身 份 的 真 實(shí) 性 ；2、 調(diào) 查 合 同 相 對 方 的 履 約 能 力 ；3、 現(xiàn) 場 調(diào) 查 合 同 相 對 方 生 產(chǎn) 經(jīng) 營 情 況 ；4、 從 合 同 相 對 方 相 關(guān)

4、的 第 三 方 處 了 解相 關(guān) 信 息 合同談判 123 4 關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和方式， 違約責(zé)任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等承辦部門首先要關(guān)注所要談判的合同是否符合公司經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算的要求，是否有項(xiàng)目立項(xiàng)書作為依據(jù)。加強(qiáng)保密工作。重要合同的談判，所有知情人員負(fù)有保密義務(wù)，必要時應(yīng)簽訂保密協(xié)議，泄密者將予以責(zé)任追究對在談判過程中達(dá)成的重要事項(xiàng)，應(yīng)盡量要求對方簽章確認(rèn) 合同擬定 合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門直接引用標(biāo)準(zhǔn)合同條款或根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同條款起草具體的合同，承辦部門負(fù)責(zé)人和合同簽署人審核 由

5、 合 同 相 對 方 起草 的 合 同 ， 公 司應(yīng) 當(dāng) 認(rèn) 真 審 查 ，確 保 合 同 內(nèi) 容 準(zhǔn)確 反 映 所 在 公 司的 訴 求 和 談 判 達(dá)成 的 一 致 意 見 。 國 家 或 行 業(yè) 有 合 同示 范 文 本 （ 如 勞 動合 同 、 工 程 合 同 等 ）的 ， 可 以 優(yōu) 先 選 用 ，但 對 涉 及 權(quán) 利 義 務(wù)關(guān) 系 的 條 款 應(yīng) 當(dāng) 進(jìn)行 認(rèn) 真 審 查 ， 并根 據(jù) 實(shí) 際 情 況 進(jìn) 行適 當(dāng) 修 改 。 價格含稅否合同擬定注意：條款合理否 02 0103公司應(yīng)根據(jù)合同的風(fēng)險管控要求， 對合同的重要性進(jìn)行劃分， 建立合同審核/審批權(quán)限， 并公布實(shí)施。合同審核

6、建立會審機(jī)制。對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，由承辦部門組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。 承辦部門應(yīng)慎重對待審核意見，認(rèn)真分析研究，對審核意見準(zhǔn)確無誤地加以記錄，必要時對合同條款做出修改并再次提交審核 合同審核注意：內(nèi)容更改 填寫不 對應(yīng) 第三部分 p公司應(yīng)按照合同重要性劃分合同簽署權(quán)限，并嚴(yán)格遵循設(shè)定的權(quán)限和流程與合同相對方簽署合同p公司應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范合同印章的保管。合同經(jīng)編號、審批及公司法定代表人或有權(quán)代表簽署后，方可加蓋合同印章。合同的簽訂p 合 同 按照國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，公司應(yīng)及時按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。p公司合同簽訂方式：公司可以現(xiàn)場、郵寄、傳真

7、、電子郵件等方式簽訂合同，但重大合同應(yīng)禁止以傳真、電子郵件方式簽約。 合同簽訂注意合 同 簽 字 第四部分 p 內(nèi)部環(huán)境分析公司應(yīng)當(dāng)妥善保管各項(xiàng)履約憑證，包括雙方往來的傳真、信函、發(fā)票或發(fā)票收據(jù)、送貨單、簽收單、驗(yàn)收單、對賬資料等。合同的履行p 競爭對手動向預(yù)測承辦部門應(yīng)當(dāng)對合同相對方的合同履行情況進(jìn)行全過程跟蹤監(jiān)控管理，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時提示風(fēng)險，并立即采取相應(yīng)措施，避免合同損失的發(fā)生或擴(kuò)大，將違約損失降到最低。p 公司應(yīng)加強(qiáng)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，確保合同全面有效履行。 1合同的補(bǔ)充、變更和解除 對于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容，可通過雙方協(xié)商一致的方式

8、對原有合同進(jìn)行補(bǔ)充。合同補(bǔ)充應(yīng)采用書面形式，無法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定.已生效的合同確需書面補(bǔ)充、變更或解除的，應(yīng)當(dāng)按照原合同審核流程進(jìn)行審核并辦理簽章手續(xù)；變更后的合同應(yīng)及時提交合同歸檔管理部門，合同編號亦應(yīng)與原合同相關(guān)聯(lián)，并共同存放.對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致所在公司利益受損的合同，公司應(yīng)及時與合同相對方溝通，經(jīng)雙方協(xié)商一致辦理合同變更或解除事宜. 合同相對方提出的中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同，并造成所在公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向合同相對方書面提出索賠.234 合同的結(jié)算與支付承辦部門日常應(yīng)及時

9、跟進(jìn)合同履行的進(jìn)展情況，督促合同相對方按時按質(zhì)履行義務(wù)，根據(jù)合同約定辦理結(jié) 算申請，及時催收到期欠款。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同條款審核結(jié)算與支付申請，辦理結(jié)算支付業(yè)務(wù)。根據(jù)合同條款，督促承辦部門催收到期欠款。未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款 第五部分合同的歸檔0102030405 公司企業(yè)管理部應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，建立電子臺賬，充分利用信息化手段對合同進(jìn)行分類和歸檔，詳細(xì)記錄合同的訂立、變更和終結(jié)等情況合同簽訂完畢后，各承辦部門應(yīng)及時向企業(yè)管理部歸檔下列合同資料：合同原件，包括補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等，承辦部門或財(cái)務(wù)部門可復(fù)印備用。公司應(yīng)建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號規(guī)則，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。 已歸檔的合同不得隨意出借，如有特殊需要，經(jīng)公司既定審批程序批準(zhǔn)后可以借閱。借閱人員不得涂畫、拆分和抽換合同資料，并保持合同資料整潔公司應(yīng)明確合同管理人員的職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序，對合同保管情況實(shí)施定期和不定期的檢查 結(jié)束語合同管理是經(jīng)營管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，通過加強(qiáng)管理，規(guī)范簽約、履約行為，能夠有效地防范風(fēng)險、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。