公司重要文件、資料管理規(guī)定.doc

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公司辦公資料歸檔管理規(guī)定 第一章 總 則 為加強(qiáng)公司保密文件、資料、合同等信息規(guī)范管理，加強(qiáng)文件資料的收集、歸檔和使用，有效地保護(hù)和利用文件資料，保障文件資料的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。 第二章 歸檔范圍 本制度所稱的文件歸檔與管理是指在公司各項(xiàng)經(jīng)營生產(chǎn)中產(chǎn)生并具有保存價(jià)值的文件， 其中包括文件、資料、圖紙、合同、賬號(hào)、軟盤等。主要部門歸檔資料管理范圍： 研發(fā)部：研發(fā)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、測試記錄、軟盤等 銷售部：客戶檔案及資料、使用的推廣平臺(tái)賬號(hào)、協(xié)議、合同等 財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)表報(bào)等 采購部：供應(yīng)商客戶資料、合同、協(xié)議等 行政人事部：人事表報(bào)、合同、協(xié)議等 其他部門：重要的數(shù)據(jù)、表報(bào)、賬號(hào)、密碼、合同、圖紙等 第三章 歸檔管理權(quán)限 核實(shí)歸檔文件、資料的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)是否完備，歸檔歸口部門及要求如下： （一）絕密資料由總經(jīng)理另行安排人員保管。 （二）一般性機(jī)密文件需要?dú)w檔保管的由公司行政人事部暫為保管。 （三）文件資料的歸檔按照“部門收集、集中管理”的原則，由公司各部門主管或者設(shè)部門兼職人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)歸檔資料的收集與管理，按規(guī)定歸檔時(shí)間統(tǒng)一再備份給相關(guān)歸檔人員。 （四）公司應(yīng)設(shè)立資料室或單獨(dú)的歸檔資料管理文件柜，每個(gè)月由行政人事做歸檔工作的跟進(jìn)、清查，發(fā)現(xiàn)欠缺的必須及時(shí)追查，防止重要文件歸檔出行遺漏。 （五）保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)傳閱，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不得將保密文件和資料帶出辦公室。 第四章 執(zhí)行要求 未按以上規(guī)定辦理，未及時(shí)歸檔，發(fā)現(xiàn)有材料丟失、損壞、泄密情況的責(zé)任人將被扣除當(dāng)月的績效工資，有下列行為之一，給公司造成損失，據(jù)情節(jié)輕重，給予50～500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： （一）毀損、丟失或擅自銷毀賬號(hào)、密碼、客戶信息、技術(shù)數(shù)據(jù)等； （二）擅自向外界提供客戶數(shù)據(jù)、研發(fā)技術(shù)圖紙等； （三）涂改、偽造信息數(shù)據(jù)、技術(shù)參數(shù)等； （四）部門重要的需歸檔文件、合同、資料未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的； （五）未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者。 第五章 其 它 （一）員工調(diào)離公司時(shí)，不得將資料帶走，其業(yè)務(wù)部門會(huì)同行政人事部將其客戶資料接收、整理、歸檔。 （二）重要資料、協(xié)議、合同等各部門應(yīng)妥善保管，出現(xiàn)隨意放置、丟棄的予以通報(bào)批評或處罰；重要協(xié)議、合同需傳真、復(fù)印的需有行政人事部專門人員核查或代為處理。 電子科技有限公司 二零一五年六月九日