電子郵件禮儀培訓課件.ppt

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目錄,一,二,三,四,五,電子郵件溝通的重要性,養(yǎng)成使用電子郵箱的習慣,電子郵件基本使用原則,需要發(fā)送郵件的情況,郵件格式與回復(fù)技巧,六,注意事項,一、電子郵件溝通的重要性,電子郵件是我們與客戶以及公司內(nèi)部溝通的重要方式，規(guī)范電子商務(wù)信函不僅是對客戶和同事的尊重，也體現(xiàn)自身的職業(yè)素養(yǎng)，從認真擬定標題、規(guī)范郵件正文和及時準確回復(fù)郵件開始，讓每一封郵件成為我們素質(zhì)提升的體現(xiàn)！,,,,二、養(yǎng)成使用電子郵箱的習慣,基本原則——面對面抄送是為了明晰責任 如果當面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳也許就忘了，許多事情從此“死無對證”； 電郵存在公司服務(wù)器上，白紙黑字，誰也賴不掉。 作用 使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成； 能準確及時地記錄事項進程、討論內(nèi)容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功能； 充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關(guān)注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。,三、電子郵件基本使用原則,通知 部門之間事務(wù)往來 正式的工作報告 與客戶間的信息傳遞 沒有交流條件的其他交流內(nèi)容 難以簡單用口頭表達說明清楚的事項,四、需要發(fā)送郵件的情況,郵件標題 稱呼語與問候 正文 附件 結(jié)尾簽名 回復(fù)技巧 正確使用發(fā)送、抄送與密送,五、郵件格式與回復(fù)技巧,郵件標題,稱呼語與問候,稱呼語與問候,正文,附件,,,,,,,公司的郵件簽名必須采用統(tǒng)一的格式設(shè)計，這樣體現(xiàn)了公司品牌形象，尤其是當多個人員或者多個部門都需要與用戶發(fā)生通信聯(lián)系時，這種效應(yīng)更加明顯。,,簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或 英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字 體小一些。,1、簽名檔顯示公司品牌形象,2、簽名檔所含信息,3、簽名字體規(guī)格,結(jié)尾簽名,簽名檔可包括姓名、部門、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。,,1、簽名檔顯示公司品牌形象,2、簽名檔所含信息,回復(fù)技巧,To的人是要 受理這封郵 件，理應(yīng)對 郵件予以回 應(yīng)。,而CC的人則只 是需要知道這 回事，CC的人 沒有義務(wù)對郵 件予以回應(yīng)， 當然如果CC的 人有建議，當 然可以回mail。,而BCC是密 送，即收信 人是不知道 你發(fā)給了 BCC的人了 的。這個可 能用在非常 規(guī)場合。,收件人的排 列應(yīng)遵循一定 的規(guī)則。比如 按部門排列； 按職位等級從 高到低或從低 到高都可以。 適當?shù)赜幸?guī)則 有助于提升你 的形象！,只給需要 信息的人 發(fā)送郵 件，不要 占用他人 的資源。 不濫轉(zhuǎn)、 發(fā)郵件 ！,正確使用發(fā)送、抄送與密送,六、注意事項,溝通確認和反饋 ——對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方引起關(guān)注；或請對方確認收到Email。如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒、”跟催“。 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎 ——不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人，以免帶來不必要的麻煩。 避免非相關(guān)主題性的言語 ——寫電子郵件切忌長篇大論，應(yīng)盡量簡單明了地表達，在語氣方面要盡量保持正式和尊敬，勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。 保持專業(yè)性 ——避免利用工作的電子郵箱發(fā)送私人郵件。,,@關(guān)注郵件細節(jié)，提升電子商務(wù)信函品質(zhì)，提升與客戶的溝通效率是我們要實現(xiàn)的目標，讓我們從以下細節(jié)做起吧！,——及時準確回復(fù)郵件,——用心擬定郵件標題,——認真檢查郵件正文,