辦公室管理分類題庫4、設計題

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四 設計題 每小題 10 分 共 20 分 1 總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付 小付應該怎樣做 答 小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內 鑰匙隨身攜帶 每次用畢應將印章加鎖存放 隨印隨 鎖 如因事外出 須經(jīng)批準交他人代管 加蓋單位公章 須經(jīng)總經(jīng)理批準 并審核簽名 并要將蓋用文件名 稱 編號 日期 簽發(fā)人 領用人 蓋章人等項詳細登記 加蓋印章必須做到用力均勻 使印章端正 完整 2 某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪恰逢生日 上司要求文員小陳購買禮物贈送 小陳應如何辦 要考慮 哪些因素 答 1 清楚德方總經(jīng)理的愛好 文化背景 性格習慣等 2 征求上司意見或同意 在允許的錢款額度 范圍內選購禮物 3 比較合適的生日禮物是有中國特色的 總經(jīng)理又比較喜歡的物品 4 贈送的禮物 應去掉包裝上的標價 并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下 5 附上賀卡寫上中國公司的名稱 讓上司 親自送給德方總經(jīng)理 3 文秘人員如何主持會議 應注意哪些細節(jié) 答 1 文秘人員如果在會議上要發(fā)言 應先把要講的內容作一個總結結構的構思 簡略記下發(fā)言的要點 會 議上注意自己的表情和說話的語調 并控制發(fā)言的時間 對發(fā)言內容加以引導 提醒時間有限 在會上可分 配工作任務 認真傾聽其他人意見 不要當眾批評某個人 最后作總結 統(tǒng)一認識 要求與會者記筆記 自 己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文件夾 以作查證 4 上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作 德國以品牌 技術入股 利用上海比較便宜的原材料和人工 共同生產(chǎn) 國內緊缺的產(chǎn)品 德國代表團一行 9 人將于 8 月下旬來訪 商議合作的具體事宜 辦公室主任請小李作好準 備 假如你是小李 你怎樣設計這個接待方案 答 1 接受任務 2 了解來賓 制訂計劃 3 預訂食宿 4 歡迎來賓 商議日程 5 禮節(jié)性拜訪 宴 請 6 正式會談 7 簽訂協(xié)議書 8 陪同參觀游覽 9 互贈禮品 10 歡送來賓 接待小結 5 小李是剛到公司的文員 公司辦公室內有各種文件柜 儲物架 書報架 辦公室主任給她配置了帶鎖的辦 公桌 電腦 電話機 還給了她新的文件架 文具用品盒 各種筆 膠水 剪刀 參考書 需要翻譯的資料 公司印章 印盒 墨水 復印紙 2 刀 要求小李整理好辦公桌 把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?小李 應該怎么做 答 電話放在辦公桌左邊 便于左手摘機 右手做記錄 電腦放在右邊 新文件夾放需要翻譯的資料 在文 件夾上貼上相應的標識條 各種筆 膠水 剪刀 印盒等文具分門別類放在文具用品盒內 參考書應該放在 桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內 墨水放置在儲物架底層 復印 紙放在下面幾層 7 康橋賓館位于本市南京西路 45 號 是個中型賓館 有會議室 餐飲 停車場等 某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9 00 到 12 00 召開全廠中層干部大會 討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃 地點就在康橋賓館的 12 樓 會議室 這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排 辦公室主任讓小付擬一個會議通知 他應該考慮哪些問題 答 1 會議的名稱 2 出席會議者的姓名或組織 部門的名稱 3 日期 時間 開始到結束的預定 時刻 4 地點 具體在幾樓幾號會議室 5 議題 或者議事日程 6 主辦者的聯(lián)絡處 電話 號碼等 7 開會所在地 建筑物名稱 幾樓 電話號碼 必要時可附上地圖 8 注意事項 是否備有 餐點 有否停車場 或當天應備的資料等 8 某個下雨天 在利達公司內召開的新產(chǎn)品推介會結束了 公司的大型會議室有各種會議用品 室外有接待 處 公司還租了汽車來接送來賓 為圓滿結束這次會議 辦公室人員在會后應該做些什么工作 答 1 要替搭車回去的人安排車子 2 在接待處暫時代為保管的衣物 不要遺失或被人錯領 冒領 3 有留話時 切記務必傳達 4 檢查會場有無物品遺漏 5 要為參加會議的人員送行 6 文秘 人員離去前 要檢查煙灰缸 字紙簍有無易燃的東西 如有 則必須加以熄滅 7 桌 椅早先若有移動 必須還原 洗滌煙灰缸 茶具等 并收拾妥當 倒去垃圾 8 攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回 9 關緊門窗并上鎖 10 通知會場的管理單位 會議已經(jīng)結束 9 文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作 在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目 履行哪些職責 答 1 準備旅行計劃和旅館信息 旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點 是乘飛機還是汽車 火車或輪船 出發(fā)和到達的日期及時間 座位情況 旅館情況 2 制定約會計劃 約會計劃表包括 城市名和省 州 名 如果是國外旅行 寫明城市名和國家名 日期和時間 與上司約會者的姓名 公司和地址 電話號碼 3 為商務洽談收集資料 4 決定旅行用品 把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單 5 考慮行李 問題 通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息 為每件行李準備識別標簽 6 安排差旅費 7 建立旅行 旅館信息資料庫 隨時與旅行社聯(lián)系 建立最新信息充實自己的資料庫 8 辦理旅行保 險 如意外傷害保險等 10 某公司成立三周年 準備舉行大型宴會 辦公室人員應該如何做好準備 要做哪些工作 答 1 客人的選擇 確定名單 再請上司核定 2 確定時間 如果是涉外宴請 宴請時間應該按照國際 慣例 征詢客人的意見 要避免選擇對方的重大節(jié)假日 3 會場的選擇 要考慮宴會的性質 客人的數(shù)目 以及預算費用等 考慮宴會的形式與氣氛 交通是否方便 場地大小是否合適 菜式 有無停車場 4 擬 訂菜單 應符合對方的飲食習慣 從賓客的身份 宴請層次 目的等方面去考慮 至少要提供 2 份菜單 供 上司挑選 5 寄發(fā)請柬 宴請需要發(fā)請柬 請柬上應寫明邀請人姓名 被邀請人姓名 宴請的目的 方式 時間 地點 以及著裝要求 要求回函及其他說明等 請柬一般要提前一至二周發(fā)出 6 席次的排列 以 社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排 在請柬上應注明席次號 席次的排列原則是 男女主人對坐桌椅的兩端 男女賓客間隔而坐 夫婦分開坐 男主賓坐在女主人的右邊 女主賓坐在男主人的右邊 主人方面的陪客 應插在客人中間坐 以便同客人接觸交談 11 所謂 有問題 的來訪者一般是怎樣的 文員應如何應對 答 1 固執(zhí)任性的來訪者 死攪蠻纏 出言不遜 文員應毫不妥協(xié) 但要注意禮貌地反復進行解釋并提出 建議 堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度 可保證 如果對方寫信給上司 上司一定會看到這封信 2 進 行威脅的來訪者 悄悄地告訴老板 打電話保安部門 不要與蠻橫無理 可能帶來危險的來訪者直接沖突 3 情緒激動的來訪者 如果來訪者是男性 女文員應該找男的幫忙 如果是女性 女文員可能會使她平靜 下來 如果不行 找一個成熟的女同事來幫忙 4 騙人的老手 他們 介紹的產(chǎn)品或服務價格低得離譜 公司經(jīng)營時間不長 個人或公司沒有通訊地址 或電話號碼有疑問 必須保護公司和上司的利益 12 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品 向他人贈送禮品 在處理這些事情應考慮什么 怎樣做 答 在贈禮前必須搞清贈禮目的 如是為周年慶典 生日 結婚 榮升 喬遷 或是圣誕節(jié) 中秋節(jié)等 1 還要清楚贈禮對象身份 愛好 文化背景 性格習慣等 2 在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排 以引起上司的注意 時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境 3 還應熟知以下規(guī)則 除非上司有特殊的要求 不 必送太昂貴的禮物 只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可 4 要看對方的實際情況選擇禮品 做到恰如其 分 適合對方 5 贈送的禮物應去掉包裝上的標價 并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下 6 如果不 是親自送禮 應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片 賀卡 7 文秘人員應準備一張節(jié)日禮 物名單 上司可以在上面作一些增減 表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見 以及標明價格范 圍 8 為了避免所送禮物的重復 文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄 13 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后 要做好哪些工作 答 1 整理好旅行過程中所有的單據(jù) 憑證 送上司審閱 簽字后向財務部門報銷 或者結算預支的出差 費用 2 回到公司上班后 應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報 如果是與上司同行的 可根據(jù)上司 的原始記錄整理出報告 送上司過目或批準 然后存檔備案 3 盡快恢復正常工作和生活狀態(tài) 繼續(xù)放旅 行前未完的工作 4 把在出差時結識的有關人士 單位等情況做好記錄 以便將來有用 5 對在旅行過 程中給予幫助和照顧的有關部門和人員 分別去函或去電表示感謝 15 某公司成立不久 業(yè)務就非常繁忙 電話不斷 上司要求文員小胡設計一個電話記錄單 小胡應該怎么 設計 16 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作 上海以品牌 技術人股 利用安徽比較便宜的原材料和人工 共同生 產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品 上海代表團一行10人將于8月下旬來訪 商議合作的具體事宜 辦公室主任請小李作好準 備e假如你是小李 你怎樣設計這個接待方案 1 接受任務 2 了解來賓 3 制訂計劃 4 預訂食宿 5 迎接來賓 6 商議日程 7 安排會談 8 陪同參觀 9 送別客人 10 接待小結 17 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后 要做好哪些工作 1 整理好旅行過程中所有的單據(jù) 憑證 送上司審閱 簽字后向財務部門報銷 或者結算預支的出差費用 2 回到公司上班后 應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報 如果是與上司同行的 可根據(jù)上司的原始記 錄整理出報告 送上司過目或批準 然后存檔備案 3 盡快恢復正常工作和生活狀態(tài) 繼續(xù)旅行前未完的工作 4 把在出差時結識的有關人士 單位等情況做好記錄 以便將來有用 5 對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員 分別去函或去電表示感謝 18 當來訪者自稱事先已和上司約好會面時 文員如何接待與應對 1 先向來訪者說 是嗎 請稍等一下 2 然后請來訪者稍坐 再聯(lián)系上司 3 向上司匯報 您約好的某某單 位某先生 女士 現(xiàn)在已經(jīng)來了 4 如果上司確認已事先約好 文員就回來向來訪者說 某先生 女士 真 抱歉 不知您已約好 讓您久等了 請往這邊走 然后引導客人去會見上司 19 上司在與客人談話 這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情 文員如何向上司傳話 1 用便條把所要傳達的內容逐項書寫 某公司張總 為急事來訪 請他等幾分鐘 還是請何人代為會見 要 問他哪些事情 然后將寫好的便條對折折好 2 走入會客室 在上司背后說 4 聲 對不起 打攪一下 3 上 司回頭時 遞上便條與鉛筆 4 退一步 等候指示 20 如何接受對方的名片 1 在接對方名片時 務必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度 2 當對方遞出名片時 應點頭致意 雙手在平行胸部的位置接過名片 最好不要捏到名片上的字 以示尊重 3 雙手接過名片 再收回雙肘 扔輕捧名片 抬起頭 注視著對方 鄭重地讀出名片上的名稱 以確認無誤 4 遇到名片上有不認識的字 不可輕率錯讀 可誠懇地請教對方 很冒昧 可否請問一下 這個字怎么念 對方回答后 可按對方發(fā)音 重復一遍 您是某某單位某某 很抱歉 并行禮致歉 21 辦公室的清理和清掃方法 文員應該參照以下標準做好辦公室的清理和清掃工作 1 辦公桌椅 只要用抹布擦拭即可 但木制家則應打蠟 而金屬用品要用清潔劑擦拭 2 辦公用品 電腦 打印機等不用時要用罩子蓋好 定期用干凈的抹布擦拭 電話機聽筒兩端要用消毒液定期消 毒 其他物品養(yǎng)成隨時清理 歸置整齊的習慣 3 書架上的書籍 文件夾里的資料應該擺放整齊 沒有灰塵 4 地毯 每天打掃辦公室和會客室 用吸塵器吸去地毯 墻角的灰塵 5 整套沙發(fā)裝飾 要用毛刷子刷 椅套 桌巾一周要換一次 并拿去清洗 6 抽煙工具 來訪者離去后立即檢查香煙是否用完 打火機還能點燃嗎 煙火缸是否清洗干凈 檢查清楚并收拾 妥當 7 掛畫 擺設 用撣子或毛刷子把灰塵拂掉 抹布容易使纖維污漬附在上面 最好不用 8 廢物筒 每天清倒廢物筒 文員在清理上司字紙簍時要特別細心 因為可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿 需要揀出來用碎紙機打碎 不可粗心大意地一倒了之 22 X 市政府辦公室的李助理 在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務之后 急匆匆地趕往自己辦公室 在走 廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去 揚副市長要李秘書趕緊為他查找有關市場經(jīng)濟的重要資料 李助理 此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務 對楊副市長說的什么心不在焉 楊副市長見他有些走神 又重 述了一遍自己的話 面對兩位領導幾乎同時布置的工作 李助理陷入左右為難的境地 請你為李助理設計一 個合理的應對之策 l 辦公室的一項基本職能是為領導 政務 服務 李助理對于徐市長和揚副市長交辦的事情都不可回絕 而是應當 承擔下來 2 李助理接受任務后回到辦公室 向辦公室主任匯報 與其他助理協(xié)商 由他人完成楊副市長交辦的事項 3 李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務 4 他人查找完揚副市長所要的材料后 李助理親自將材料送至楊副市長處 如果可能 可以順帶把實際參與查找 人員的名字講下 23 設計一份電話記記錄表