文秘人才市場需求狀況調(diào)研報告.docx

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文秘專業(yè)人才市場需求狀況的調(diào)查報告 一、 前言 文秘人員是一種社會從屬性、服務(wù)性職業(yè)。其主要內(nèi)容就是指文秘人員的工作本身不能脫離它所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)或單位而獨立存在，領(lǐng)導(dǎo)及單位工作涉及到哪里，它的工作范圍就延伸到哪里。從屬性、服務(wù)性、輔助性就是對文秘人員工作性質(zhì)的最好概括。隨著信息社會、網(wǎng)絡(luò)社會的高速發(fā)展，社會的分工愈加細化，各領(lǐng)域、各行業(yè)的管理工作中的決策活動和輔助性活動相分離，為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施提供服務(wù)的文秘人員，在各個工作領(lǐng)域中就起到十分重要的作用。 由于高校的不斷擴招大學(xué)生已經(jīng)不是以前的搶手貨，而是隨處可見的待業(yè)人員。對于文秘專業(yè)的學(xué)生而言就業(yè)壓力是不言可喻的，因為很多其他專業(yè)的女學(xué)生未必都是從事與專業(yè)對口的行業(yè)相反的是從事文秘方面的文職類工作，若再加上一些其他或有或無的狀況時時出現(xiàn)，這對文秘專業(yè)的學(xué)生的沖擊力加大成了一種必然，因此對于文秘專業(yè)社會需求情況調(diào)查顯得非常有必要。 二、調(diào)查方法 調(diào)查所采用的方法：主要通過面談與網(wǎng)絡(luò)調(diào)查的方式對文秘專業(yè)的市場需求進行了調(diào)查，較為全面地了解社會對文秘專業(yè)人才的需求情況，用人單位對初、中、高級文秘人員的技能要求，以及文秘從業(yè)人員的薪金情況和文秘人員的職業(yè)生涯發(fā)展狀況。調(diào)查中我們就發(fā)現(xiàn)的問題進行了分析，旨在促進文秘專業(yè)教學(xué)的進一步發(fā)展，培養(yǎng)社會需求的文秘專業(yè)人才，以達到社會的需求做到滿足用人單位的標準。 三、調(diào)查結(jié)果及分析 全世界目前有160余種職業(yè)，秘書排在第六位。據(jù)北京市2002年第一季度公布的統(tǒng)計數(shù)字，北京市文秘崗位需求數(shù)排在第三位，崗位與應(yīng)聘的人數(shù)比是1：6。由此可見，在以后相當長的一段時間里，文秘仍將是個熱門職業(yè)，社會需求力大。大多數(shù)公司認為文秘人員是經(jīng)理主管們的左膀右臂，是公司青睞的復(fù)合性人才，中小型公司需要文秘人員，大型單位需要的文秘人員會更多，層次也會不一樣。 （一）社會外部情況 1、 通才更受青睞 現(xiàn)在的文秘秘書已經(jīng)不再是以前的單純的秘書，更多的是復(fù)合型的人才。無論是公司還是普通的工廠對于文秘的定義已經(jīng)不再局限于收發(fā)文件、擬寫文書、檔案管理等日常常規(guī)性的工作，現(xiàn)在用人單位看更重要的是是否具有其他的能力，如良好的溝通能力、人事方面的經(jīng)驗等。不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在用人單位講求利益最大化成本最小化，在招聘人員的時候這種情況最為突出，因此在有意識的培養(yǎng)自己時不應(yīng)該把自己定位成專才只專注于一方面，更重要的是把自己培養(yǎng)成各方面都有所涉及的通才。 2、文秘職業(yè)崗位群發(fā)生較大變化 國家機關(guān)、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減，而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細，文秘人員的需求量大，多以行政秘書工作為主，有專職文員、專職檔案員、人事文員等，職責(zé)比較單一中小型單位的文秘人員需求量小，一般出任文秘人員實際上是一種“綜合秘書”，也稱為“辦公室文員”，身兼多職，通過與從事此行業(yè)的人訪談所知，通常要照顧到最基本的日常工作，即收發(fā)文件、接待來訪客人、人員考勤等方面。需要提到的一點是由于國際貿(mào)易的日益發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)外企也需要用到文秘人員，但對于英語更加偏重，至少也要能用日常英語與人溝通即有CET—4以上的英語能力，職位多以外貿(mào)跟單為主。雖然中小型單位對文秘人員需求量，但中小型單位的數(shù)量呈增長趨勢，所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來說是增長的。而且在經(jīng)濟、法律、醫(yī)務(wù)方面也需要增加文秘人員來協(xié)助管理工作?，F(xiàn)階段主要是以“綜合秘書”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體?！稗k公室文員”隊伍迅速壯大，“商務(wù)秘書”逐漸增多，同時，每個職業(yè)崗位群所對應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。由此可見，秘書的社會需求是相當大的。 3、從事秘書職業(yè)的人員女性居多 本次調(diào)查有98%的秘書人員是女性，2%的是男性。而有一種現(xiàn)象值得注意，女性在中、初級秘書中占絕大多數(shù)，而高級秘書則多數(shù)為男性。粗略估計，由于女性心思細膩適合從事基層的事務(wù)，因此在初中級秘書人群中占據(jù)較大比重。而男性則事業(yè)心重體力良好有參謀的意識。從事文秘工作性質(zhì)中，分有普通文員、公務(wù)秘書、商務(wù)秘書、人事秘書、私人秘書、經(jīng)理助理等。 （二）自身情況 1、“國家秘書資格證”之類的資格認證含金量較高 調(diào)查發(fā)現(xiàn)大部分用人單位認為文秘應(yīng)有專門的職業(yè)技能，要經(jīng)過專門的培訓(xùn)，因而高職高專院校設(shè)置文秘專業(yè)的必要性很大，受過專業(yè)培訓(xùn)的秘書人員會更受青睞。理解到對“國家秘書資格證”之類的資格認證的看法是因為用人單位認為獲得國家秘書資格證的人員擁有專業(yè)的能力，同時能夠幫助他們培養(yǎng)和選擇相關(guān)層次的人才，只有極少人認為可有可無。因此，學(xué)校要求文秘專業(yè)的學(xué)生需要考“國家涉外秘書資格四級證書”也不是毫無道理的，它存在著合理性。參考網(wǎng)上資料顯示，目前，參加勞動和社會保障部秘書職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定的人數(shù)呈現(xiàn)出增長的勢頭，值得注意的是這并不是在校的學(xué)生而是在秘書崗位上任職的人員和有意向投身于秘書行業(yè)的人員都積極參加。秘書職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定是勞動保障部推出的第一個全國統(tǒng)考職業(yè)，在社會各界，尤其是用人單位很受歡迎。 2、秘書人員應(yīng)具備的能力、知識、技能 用人單位普遍認為好的文秘最好要具備公文寫作能力、辦公自動化設(shè)備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力。根據(jù)不同行業(yè)的要求要懂得本行業(yè)的專業(yè)知識背景、辦公室事務(wù)管理知識、應(yīng)變能力、商務(wù)知識、法律知識。此次調(diào)查可見，絕大多數(shù)用人單位或在職的人員紛紛表示認為文秘應(yīng)具備大專以上文憑，形象氣質(zhì)好，具備良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力，文筆好，語言表達能力強，能熟練使用電腦掃描儀傳真機及各種常用的現(xiàn)代辦公設(shè)備。除此之外，各單位還希望文秘具備業(yè)務(wù)背景，如生產(chǎn)部秘書職位要求化工或理工科背景；涉外秘書職位要求至少要有英語四級級證書級口語良好能進行基本的交流；公關(guān)部門秘書職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識和一定的實踐經(jīng)驗等。不難發(fā)現(xiàn)具備以上相關(guān)崗位條件的會優(yōu)先錄用。在新形勢下，文秘人員的關(guān)鍵能力應(yīng)更全面，從業(yè)能力應(yīng)更細致，關(guān)鍵能力和從業(yè)能力所共同表現(xiàn)出的綜合職業(yè)能力應(yīng)更強。 據(jù)了解，文秘專業(yè)的從業(yè)能力可分為“從業(yè)基礎(chǔ)能力”、“從業(yè)業(yè)務(wù)能力”和“從業(yè)相關(guān)能力”三部分?！皬臉I(yè)基礎(chǔ)能力”主要包括：“執(zhí)行能力”、“公關(guān)禮儀”、“時間管理能力”、“人際溝通能力”和“使用和維護現(xiàn)代化辦公設(shè)備”的能力等。從業(yè)業(yè)務(wù)能力主要包括：“文書擬寫與處理”、“會議組織”、“辦公室日常事務(wù)管理”、“協(xié)調(diào)工作”、“文件檔案管理”、“接待工作”和“信息工作”等能力?！皬臉I(yè)相關(guān)能力”主要包括：“法律與法規(guī)”、“商務(wù)知識”、“速記速錄”、“英語應(yīng)用”、“財務(wù)管理”等能力。除此之外，有些單位注重“職業(yè)道德”、“敬業(yè)精神”及“使用和維護現(xiàn)代化辦公設(shè)備”的能力。值得關(guān)注的是畢業(yè)生所表現(xiàn)出的實際能力與用人單位的要求尚存差距，有的差距還不小，相信這是一個相當重要的警告需要引起重視。 3、工作內(nèi)容多數(shù)為瑣碎的事務(wù)性工作 調(diào)查發(fā)現(xiàn)文秘的工作是辛苦的，基本上每天都是些平凡、瑣碎、細微的事務(wù)性工作，不止是打印文件，整理資料。其中有文秘人員成為管理助手，主要從事文字檔案管理、行政后勤管理、協(xié)助經(jīng)營管理、組織協(xié)調(diào)公司會務(wù)、公關(guān)與政府關(guān)系和公務(wù)差旅等。許多臨時性工作隨經(jīng)理主管們的日程安排變化而變化，經(jīng)常加班沒有規(guī)律，需要不斷熟悉掌握公司各部門業(yè)務(wù)，收集、處理各種信息。還要在復(fù)雜而且繁瑣，看似一些枯燥乏味、雞毛蒜皮的處理協(xié)調(diào)上下級和各部門關(guān)系，做到萬無一失。在很多情況下，文秘的工作是事無巨細的。 4、 工作壓力日漸加大 文秘工作是一項綜合性極強、涵蓋面極廣的管理性工作,工作壓力可想而知。調(diào)查中得知，工作壓力分有兩種情況，一是剛剛從事文秘相關(guān)工作的人員，由于從未涉及此方面的內(nèi)容工作壓力迎面而來，包括工作上的不適應(yīng)對工作內(nèi)容并不是十分了解以及處于一個新的陌生的環(huán)境需要時間與精力去與新同事磨合溝通漸漸地達到與新鮮的同事與環(huán)境達到和諧的狀態(tài)，只有這樣才能創(chuàng)造出更高的效率與保持良好的心情。二是處于現(xiàn)在崗位上文秘人員的工作壓力，其中從事外貿(mào)等方面的壓力相比與普通工作的壓力要更大些，因為面對的都是英文難免會有所不適應(yīng)以及處理不當會給自己造成更大的壓力。 5、 發(fā)展空間狹小 調(diào)查發(fā)現(xiàn)，90%以上的受訪人員認為文秘類（文員、助理）等崗位不存在太大的發(fā)展空間，而且起點比較低要求并不是太高，一般認為只要是對于辦公室日常的軟件比較熟悉懂得使用，中專高中甚至是初中學(xué)歷同樣也可以成為一名文員，由此可見文秘類的崗位門檻可以說一點都不高甚至說是很低。平時工作內(nèi)容主要是處理瑣碎的事物，不存在太多技術(shù)含量的東西只要是肯學(xué)刻苦耐勞就可以勝任工作。 四、解決方法及建議 （一）針對社會外部情況 1、努力加強自身的培養(yǎng)，向通才發(fā)展。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。要眼光長遠樹立自己的目標，明確自己的成才目標，給自己一個機會去轉(zhuǎn)變：從一個無才——專才——通才。時刻留意崗位的要求，并盡可能的將用人單位的要求轉(zhuǎn)變成為求職者自身具備的能力，增強就業(yè)能力 2、從基層做起，敢于接受挑戰(zhàn)。萬事起頭難。文秘一職分工廣泛，分有多種職位，其中最常見的便是辦公室文員、助理。 3、當秘書不是女性的權(quán)利，男性也能撐起半邊天。不應(yīng)該有性別刻板印象的存在，女性不一定是從事文職類的工作，可以根據(jù)自身的條件能力適當選擇適合自己的行業(yè)。同樣，男性并不是規(guī)定說要從事高強度的體力工作或工程IT等工作，可以向文職類方向發(fā)展。 （二）針對自身情況 1、面對相關(guān)證書的重要程度提升要努力考取 既然現(xiàn)在用人單位對“國家秘書資格證”、“英語四級證”等證書的認可，為增加自身的競爭力應(yīng)該盡全力去考，在備考的過程中其實是在提升著自己的能力。 2、秘書人員應(yīng)具備的能力、知識、技能應(yīng)有意識培養(yǎng) 公文寫作能力、辦公自動化設(shè)備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力都是秘書人員需要具備的能力，如果現(xiàn)處學(xué)校各高校應(yīng)該不同程度的增加課程的數(shù)量給學(xué)生提供訓(xùn)練的平臺，若處于在職我秘書人員則應(yīng)在日程的事物中多加注意與培養(yǎng)。 3、面對瑣碎的事務(wù)應(yīng)培養(yǎng)自身的耐心 大事情是由無數(shù)的小事情累積而來的，無論事情大小都要有耐心去完成，小事完成不了不足以成大事。 4、從容面對壓力，尋找解壓方法 隨著社會的進步工作生活壓力是無可避免的，每個人都會有自己的壓力，關(guān)鍵是要學(xué)會如何面對壓力緩解壓力，當自己壓力特別大的時候可以嘗試放下手頭上的工作去做一些自己喜歡的事情，比如說可以背上背包去旅游放松一下自己。提高自身的競爭實力,強化綜合素質(zhì),承受市場經(jīng)濟條件下的職業(yè)競爭壓力。其次,要有危機感和緊迫感,要以積極的人生態(tài)度去面對競爭。尤其是要不斷追求現(xiàn)代科技知識,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，所以文秘人員要在激烈的競爭環(huán)境中不斷吸收新的知識,增強競爭實力。 5提高競爭力，加大晉升空間 大浪淘沙是金子總會發(fā)光發(fā)熱。升職加薪是不少打工一族的愿望，我們應(yīng)該積極提升自我能力，加大自身的優(yōu)勢，努力提升自我，幾時為自己增值。 五、結(jié)束語 文秘類工作的社會需求在不斷的增長，我們不能過分擔心供大于求，只要做好本職工作，及時了解市場信息并做到有永不懈怠的“進取心”、寵辱不驚的“平常心”、謹小慎微的“細致心”，切實提升自己。前途是光明的，道路是曲折的。