前臺工作職責及具體內(nèi)容.docx

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目錄 一、 負責來訪人員接待 2 1. 公司訪客 2 2. 其他公司訪客 2 3. 會議、重大活動訪客 2 二、 負責電話接聽 2 三、 負責報刊信件收發(fā) 3 1. 收件 3 1.1 公司收件 3 1.2 其他公司收件 3 2. 發(fā)件 3 2.1公司發(fā)件 3 四、 負責電子宣傳屏更新 3 1西門外電子屏更新 3 2電梯口顯示屏更新 4 五、 負責辦公用品采購 4 六、 負責部門考勤統(tǒng)計 4 七、 負責酒店、餐廳預(yù)訂及簽訂協(xié)議 4 1預(yù)定 4 2簽訂協(xié)議 5 八、 負責機票預(yù)定 5 九、 負責保安工作的管理 5 十、 負責辦理出國因公護照申請 5 十一、 其他 7  前臺工作職責及具體內(nèi)容 一、 負責來訪人員接待 1. 公司訪客 1.1門衛(wèi)保安人員對來訪者身份、來訪事由進行登記，填寫《來訪人員登記表》。 1.2前臺工作人員電話通知被訪人員，經(jīng)被訪人員確認后方可進入辦公區(qū)；被訪人員拒絕接待的，應(yīng)請來訪人員留下口信或聯(lián)系方式，信息由前臺人員轉(zhuǎn)達被訪人員；被訪人員不在公司，可通知其所在部門其他同事予以接待，并將信息轉(zhuǎn)達當事人。來訪人員在未得到被訪人員確認和同意，謝絕進入辦公區(qū)。未經(jīng)被訪人員同意，來訪人員如強行進入辦公區(qū)，保安人員應(yīng)進行勸阻。對勸阻不聽挑起事端者，前臺應(yīng)立即通知部門領(lǐng)導，并由保安人員將來訪者強行請出公司。 2. 其他公司訪客 2.1門衛(wèi)保安人員對來訪者身份、來訪事由進行登記，填寫《來訪人員登記表》。 2.2前臺工作人員電話通知被訪公司前臺或行政人員，經(jīng)被訪公司確認后方可進入辦公區(qū)； 3. 會議、重大活動訪客 3.1遇上級領(lǐng)導來公司指導、參加會議或參加重大活動，在得到公司領(lǐng)導指示后可不作來訪登記，前臺人員需作好引導工作。 二、 負責電話接聽 1:電話響三聲之內(nèi)接聽接電話語氣“喂”的聲調(diào)最好為上升調(diào)，這樣顯得你愉悅，溫柔，禮貌 。沒有特別的事情最好這個“喂”最好省略，直接說“你好”。例如：您好，當升科技，請問有什么可以幫您。 2：前臺采取實名制查詢電話，高管電話轉(zhuǎn)接其助理，購買產(chǎn)品的咨詢電話，前臺直接告知銷售部電話。 3; 掛電話的時候說結(jié)束語。避免莫名其妙的掛電話,掛電話一般情況是等對方掛電話后再掛電話；如果兩個人都在等對方先掛電話這時通話結(jié)束3秒后就可以掛電話。 三、 負責報刊信件收發(fā) 1. 收件 1.1 公司收件 1.1.1郵局或快遞公司送來報刊、信件，文件包裹前臺負責簽收，詳細填寫《收件登記表》，通知收件人領(lǐng)取，并簽字確認 1.1.2字跡模糊信件殘缺無法辨認出接收部門、接受人員的報刊、信件，此類報刊信件前臺留存7天，第8日由總經(jīng)辦經(jīng)理對此類報刊、信件進行拆封，能夠發(fā)現(xiàn)有效身份證明的報刊、信件，通知相關(guān)負責人進行領(lǐng)取。 1.2 其他公司收件 1.2.1郵局送來其他公司報刊信件，前臺負責簽收，詳細填寫《收件登記表》（附件1 ），并通知其公司負責報刊、信件收發(fā)人員或當事人來前臺取件，并簽字確認。 1.2.2快遞公司送來快遞，由快遞公司通知收件人到到1樓領(lǐng)取，若快遞公司聯(lián)系不上前臺負責其公司行政人員。 2. 發(fā)件 2.1公司發(fā)件 2.1.1公司信件、快遞等發(fā)送由發(fā)件人詳細填寫《快遞發(fā)件登記表》；由前臺負責通知快遞公司來取件，并保存單據(jù)底聯(lián)，以供各部門人員備查； 2.1.2個人郵件發(fā)送費用由個人承擔，前臺負責通知快遞公司來取件，并保存單據(jù)底聯(lián)，通知發(fā)件人前臺領(lǐng)取單據(jù)底聯(lián)備查。 四、 負責電子宣傳屏更新 1西門外電子屏更新 1.1根據(jù)公司同事的要求更新電子屏，前臺接到郵件后，按要求編輯更新內(nèi)容，內(nèi)容大多為歡迎語之類，多為臨時性 1.2編輯辦法：首先用美圖秀秀把文字按要求編輯成高100*長800的圖片；然后打開電子屏軟件，輸入內(nèi)容更新，最后發(fā)送成功，檢查電子屏顯示情況，通知要求更新電子屏的同事已經(jīng)完成。 1.3時間：聽從要求更新電子屏的同事的安排。 2電梯口顯示屏更新 2.1. 會議、歡迎類更新 2.1.1根據(jù)公司同事的要求更新電子屏，前臺接到郵件后，按要求編輯更新內(nèi)容。 2.1.2編輯辦法：首先按要求制作PPT，然后把PPT文件生成增強型源文件，接著使用Windows Movie Maker 把生成的增強型源文件圖片配上音樂制作成影集，最后播放。 2.2. 日常天氣、公司動態(tài)更新 2.2.1根據(jù)天氣變化還有公司動態(tài)更新電子屏一周更新2次左右， 2.2.2編輯辦法：首先按要求制作PPT，然后把PPT文件生成增強型源文件，接著使用Windows Movie Maker 把生成的增強型源文件圖片配上音樂制作成影集，最后播放。 五、 負責辦公用品采購 1. 每月25日統(tǒng)計公司各部門需要采購的下個月辦公用品，電子版匯總整理發(fā)送給供貨商，供貨商報價回復(fù)前臺，前臺打印出來交上級領(lǐng)導審批，審批通過開始采購。 2. 最晚每月1日采購辦公用品，根據(jù)部門不同辦公用品分組，通知各部門辦公用品采購負責人到總經(jīng)辦領(lǐng)取，通州還有燕郊的辦公用品通過班車送達工廠。 3. 采購并發(fā)放完后，登記辦公用品臺賬。 六、 負責部門考勤統(tǒng)計 前臺負責總經(jīng)辦考勤統(tǒng)計，根據(jù)人力資源部提供的考勤表詳細填寫本部門人員考勤情況，打匯總表交領(lǐng)導審批，電子版發(fā)送人力資源部抄送孫建軍。 七、 負責酒店、餐廳預(yù)訂及簽訂協(xié)議 1預(yù)定 前臺負責酒店餐廳的預(yù)定預(yù)定，根據(jù)公司同事、領(lǐng)導的要求預(yù)定相關(guān)的酒店、餐廳，預(yù)訂信息以短信還有郵件的形式編輯發(fā)送至有要求的公司同事或領(lǐng)導。 2簽訂協(xié)議 前臺負責與周邊所有酒店餐廳簽訂優(yōu)惠協(xié)議，匯總制作成電子表格，一個月左右負責更新一次周圍酒店的相關(guān)信息。 八、 負責機票預(yù)定 1.前臺根據(jù)出差申請人或出差管理者郵件內(nèi)容中行程和出發(fā)時間查詢航班信息，分三次查詢，第一次查詢航空代理公司，第二次查詢攜程網(wǎng)，第三次查詢?nèi)ツ木W(wǎng)，對比價格。 2.前臺把查詢信息反饋給申請人。 3.申請人確認行程時間以及價格都合適情況下，提供預(yù)訂機票需要的證件信息。 4.申請人預(yù)訂機票需經(jīng)部門負責人、總經(jīng)理簽字確認后，才可以預(yù)訂機票。 5.前臺見到有效的簽批手續(xù)方可與票務(wù)公司預(yù)定機票； 6.前臺出票后，把客票信息以手機短信方式和郵箱的方式發(fā)送至出差管理人員或出差申請人；通知出差申請人提前校對票務(wù)信息。 7.如需退票或改簽，前臺負責辦理票務(wù)退票或改簽的業(yè)務(wù)。 九、 負責保安工作的管理 前臺每天早上上班檢查保安交接表，詢問夜班是否一切正常，負責保安工作內(nèi)容培訓。 十、 負責辦理出國因公護照申請 十一、 其他 1. 接受總經(jīng)辦主管安排的其他臨時性工作。 2. 會議通知，做好會議紀要。