2017年電大行政管理?？泼貢?shū)學(xué)小抄

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秘書(shū)學(xué)名詞解釋秘書(shū)活動(dòng) 就是秘書(shū)人員為領(lǐng)導(dǎo)著進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。秘書(shū)人員 泛指從事秘書(shū)工作或秘書(shū)性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)著的個(gè)人秘書(shū)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)中的集體秘書(shū)，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書(shū)人員。秘書(shū)方法 是秘書(shū)活動(dòng)得以運(yùn)行的媒介，亦指秘書(shū)人員在認(rèn)識(shí)、表達(dá)和處理各種事務(wù)時(shí)所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。秘書(shū)業(yè)務(wù) 是指秘書(shū)人員或秘書(shū)機(jī)構(gòu)的專業(yè)工作。秘書(shū)技術(shù) 秘書(shū)人員用于處理事務(wù)的方法、手段和技能。它同秘書(shū)業(yè)務(wù)能力相比，具有更強(qiáng)的實(shí)踐性、靈活性和可操作性。狹義領(lǐng)導(dǎo)意圖 是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)完成某項(xiàng)任務(wù)的意見(jiàn)、傾向和企圖。秘書(shū)環(huán)境 是一個(gè)相當(dāng)寬泛的概念，它包括秘書(shū)活動(dòng)的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內(nèi)外部環(huán)境。其中以組織環(huán)境與秘書(shū)活動(dòng)的關(guān)系最密切、辦公室次之，其他再次之。公務(wù)秘書(shū) 就是在國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有或集體企事業(yè)單位，以及官辦社團(tuán)中擔(dān)任秘書(shū)工作的公職人員。廣義的秘書(shū) 我們統(tǒng)稱為秘書(shū)人員，一般由四部分人組成：一是秘書(shū)，即由組織或人事部門(mén)正式任命的，具有某種職務(wù)的秘書(shū)人員，如秘書(shū)局局長(zhǎng)、處長(zhǎng)、科長(zhǎng)和科員等。二是秘書(shū)工作者，即雖無(wú)秘書(shū)職務(wù)，但實(shí)際上從事秘書(shū)工作，或秘書(shū)性工作的秘書(shū)人員。三是機(jī)要人員，即由保密工作部門(mén)和用人主管部門(mén)審批的，經(jīng)管國(guó)家和集體秘密事項(xiàng)的人員。四是秘書(shū)首長(zhǎng)，即擁有決策權(quán)、指揮權(quán)，又主管辦公廳（室）工作的負(fù)責(zé)人。廣義的秘書(shū)工作 是指秘書(shū)人員為完成輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的任務(wù)而在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的勞動(dòng)。秘書(shū)制度 主要是狹義的制度，即秘書(shū)工作制定和秘書(shū)管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書(shū)制度。秘書(shū)機(jī)構(gòu)（廣義） 是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門(mén)，如辦公廳（室）中的秘書(shū)、文書(shū)、機(jī)要、信息、調(diào)研、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門(mén)。機(jī)構(gòu) 是組織的組成部分一般為組織中的內(nèi)設(shè)單位。管理職能 是管理人員在完成管理任務(wù)的過(guò)程中所具有的職責(zé)與功能。中樞機(jī)關(guān) 是在決策管理系統(tǒng)中起總的主導(dǎo)作用的機(jī)關(guān)，在一級(jí)組織中能夠統(tǒng)攬一切。秘書(shū)職能 是秘書(shū)活動(dòng)的作畫(huà)、職責(zé)、作用和交通的統(tǒng)稱。會(huì)議 是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情的行為過(guò)程。會(huì)議預(yù)案 是會(huì)議的籌備方案。在會(huì)議如開(kāi)之前，必須周密、細(xì)致地制定會(huì)議預(yù)案，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。商務(wù)談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭(zhēng)議，與爭(zhēng)端，以取得各自經(jīng)濟(jì)利益而進(jìn)行的磋商活動(dòng)。直接調(diào)查法 即由談判人員通過(guò)直接接觸來(lái)搜集有關(guān)情況。談判議程 就是談判的程序，這是影響談判效率高低的重要一環(huán)。信訪工作 是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要的經(jīng)常性的工作，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同人民群眾甕中捉鱉信息溝通的有效途徑，也是維護(hù)人民群眾的民主權(quán)利，為人民群眾排憂解難的重要手段。禮儀 是人們?cè)陂L(zhǎng)期的生活實(shí)踐中約定俗成的種種行為規(guī)范，它是社會(huì)文明的標(biāo)志，也是人際交往的準(zhǔn)則。接待規(guī)格 就是對(duì)來(lái)賓的禮遇規(guī)格。事務(wù)（廣義） 是指行政管理中除政務(wù)以外的，具體的，一般的日常公務(wù)活動(dòng)。如辦會(huì)、值班、接待、印信管理等。廣義的事務(wù)還包括機(jī)關(guān)后勤服務(wù)的內(nèi)容，如車輛、財(cái)務(wù)、房產(chǎn)、食堂、物品、環(huán)境等管理。值班指在固定的時(shí)間、崗位和場(chǎng)所所從事的日常事務(wù)工作。會(huì)談是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)。.慶典儀式 是慶祝典禮和各種組織儀式的合稱，是社會(huì)組織開(kāi)展公共關(guān)系活動(dòng)的一種重要形式。企業(yè) 是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為滿足社會(huì)需要并獲得盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。私人秘書(shū) 指為私營(yíng)企業(yè)、民辦機(jī)構(gòu)、個(gè)人或家庭所雇傭，提供秘書(shū)性服務(wù)的社會(huì)職業(yè)人員。.秘書(shū)職業(yè) 是指具有秘書(shū)知識(shí)和技能的人，受聘于單位或個(gè)人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報(bào)酬的一種社會(huì)職業(yè)。選擇題1.秘書(shū)活動(dòng)：（D）D.輔助行為2.秘書(shū)人員：（ C ）C.秘書(shū)工作的專門(mén)人員 3.秘書(shū)方法：（ A ）A.秘書(shū)活動(dòng)運(yùn)行的媒介 4.領(lǐng)導(dǎo)意圖：（ B ）A.領(lǐng)導(dǎo)為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的意見(jiàn) 5.秘書(shū)環(huán)境：（ B ）B.秘書(shū)活動(dòng)的內(nèi)外部環(huán)境6.秘書(shū)活動(dòng)的基本要素：（CD）C.秘書(shū)人員和方法 D.秘書(shū)環(huán)境和領(lǐng)導(dǎo)意圖7.秘書(shū)人員：（ CD ）C.秘書(shū)活動(dòng)的主體要素 D.秘書(shū)活動(dòng)的主導(dǎo)要素8.秘書(shū)工作：（ BC ）B.秘書(shū)活動(dòng)的客體要素 C.秘書(shū)活動(dòng)的載體要素9.秘書(shū)方法：（ AB ）A.秘書(shū)活動(dòng)的中介要素 B.秘書(shū)活動(dòng)效率的保證10.領(lǐng)導(dǎo)意圖：（ AD ）A.秘書(shū)活動(dòng)的潛在因素 D.秘書(shū)活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度1.秘書(shū)環(huán)境：（ BC ）B.秘書(shū)活動(dòng)的組織保證 C.秘書(shū)活動(dòng)的外在因素2.秘書(shū)活動(dòng)的本質(zhì)屬性：（ A ）A.輔助性3.秘書(shū)活動(dòng)輔助性的特點(diǎn)：（ AD ）A.輔助的全面性 D.輔助的非獨(dú)立性4.秘書(shū)活動(dòng)的重要特征：（ AD ）A.隨機(jī)性 D.潛隱性5.秘書(shū)活動(dòng)的重要特征：（AB ）A.文牘性 B.受動(dòng)性6.秘書(shū)活動(dòng)的重要特征：（ BC ）B.事務(wù)性 C.秘密性 7.秘書(shū)活動(dòng)的重要特征：（ AD ）A.補(bǔ)償性 D.受動(dòng)性8.秘書(shū)活動(dòng)的受動(dòng)性：（ B ）B.以領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)為中心9.秘書(shū)活動(dòng)的補(bǔ)償性：（ AC ）A.知識(shí)與能力的補(bǔ)償 C.經(jīng)驗(yàn)與精力的補(bǔ)償10.秘書(shū)業(yè)務(wù)包括的內(nèi)容有：（ AB ）A.文字工作 B.文書(shū)工作1.會(huì)議的功能（ AC ） A.決策功能 C.協(xié)調(diào)功能 2.按會(huì)議的內(nèi)容劃分，會(huì)議可劃分為（ AD ） A.綜合性會(huì)議 D.專題性會(huì)議 3.商務(wù)談判按談判的正規(guī)程度劃分，談判可分為（ BC ）B.非正式談判 C.正式談判 4.商務(wù)談判準(zhǔn)備階段中的主要秘書(shū)工作（ AD ）A.廣泛收集資料 D.擬定談判方案5.談判方案的主要內(nèi)容有（ BC ） B.談判主題和目標(biāo) C.談判議程 6.信訪工作的原則（ AB ）A.調(diào)查研究、實(shí)事求是的原則 B.按政策、法規(guī)辦事的原則7.信訪工作的要素（ BD ）B.信訪人 D.信訪方式8.信訪工作應(yīng)遵循的基本方針是（ BC ）B.聯(lián)系群眾 C.廣開(kāi)言路 1.接待工作的一般程序有（ BC ）B.收集來(lái)賓情況 C.擬定接待方案 2.接待工作的作用（ AB ）A.代表作用 B.聯(lián)絡(luò)作用3.交談的禮儀要求是（ CD）C.態(tài)度要真誠(chéng) D.傾聽(tīng)要認(rèn)真4.秘書(shū)處理事務(wù)的特點(diǎn)是（ CD ） C.重復(fù)性 D.智能性5.秘書(shū)值班的主要功能有（ AB ）A.過(guò)濾 B.應(yīng)急 6.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)有（ AD ）A.繁雜性 D.臨時(shí)性7 領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)安排的原則有（ AB ）A.力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí) B.圍繞中心，突出重點(diǎn)8.黨政秘書(shū)工作的特點(diǎn)（ AB ）A.政務(wù)性 B.從屬性 9.黨政秘書(shū)工作的基本原則有 （ AC ） A.服從原則 C.參謀原則 10 企業(yè)秘書(shū)工作的特點(diǎn)有（ AC ）A.經(jīng)營(yíng)性 C.時(shí)效性簡(jiǎn)答題秘書(shū)學(xué)的學(xué)科對(duì)象是什么？秘書(shū)學(xué)的對(duì)象，即秘書(shū)學(xué)的學(xué)科對(duì)象，應(yīng)為秘書(shū)活動(dòng)。秘書(shū)活動(dòng)的本質(zhì)屬性是什么？輔助性是秘書(shū)活動(dòng)的性質(zhì)，即秘書(shū)活動(dòng)區(qū)別于其他職業(yè)活動(dòng)的本質(zhì).屬性。秘書(shū)活動(dòng)的輔助性有什么特點(diǎn)？1、輔助的直接性，即秘書(shū)活動(dòng)直接受命并服從于領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，又直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)負(fù)責(zé)。2、輔助的全面性。3、輔助的非獨(dú)立性。秘書(shū)活動(dòng)的重要特征有哪些？1、文牘性 2、秘密性 3、事務(wù)性 4、受動(dòng)性 5、隨機(jī)性 6、補(bǔ)償性 7、潛隱性秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)設(shè)置有哪幾項(xiàng)原則？答：設(shè)置秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)有三大原則：精簡(jiǎn)原則 縱向?qū)哟伪M量少 橫向幅度可適當(dāng)加大簡(jiǎn)述我國(guó)秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生的條件。社會(huì)管理組織的出現(xiàn)是秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件文字和公文的出現(xiàn)是秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件簡(jiǎn)述我國(guó)古代秘書(shū)活動(dòng)的基本特征。1、秘書(shū)活動(dòng)歷史悠久 2、秘書(shū)機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁 3、秘書(shū)人員選拔較嚴(yán) 4、秘書(shū)制度比較完備。秘書(shū)的層次是怎樣劃分的？1、 從組織級(jí)別上區(qū)分 2、從輔助功能上區(qū)分 3、從職位分類上區(qū)分秘書(shū)有哪些方面的工作？1、文字工作。文字的撰擬，文稿的校核。2、文書(shū)工作。發(fā)文、處文處理。3、信息工作。信息的搜集、加工提供。4、協(xié)調(diào)工作。部門(mén)關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。5、督查工作。6、信訪工作、辦信、接訪。7、議案和提案工作。8、機(jī)要工作。9、會(huì)議工作。10、接待工作。11、隨從工作。12、值班工作。13、印信工作。14、通訊工作。15、其他工作。秘書(shū)工作的原則有哪些？1、準(zhǔn)確原則，是對(duì)秘書(shū)工作的質(zhì)量要求。2、及時(shí)原則，是對(duì)秘書(shū)工作的效率要求。3、嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對(duì)秘書(shū)工作的作風(fēng)要求。4、同步原則，是對(duì)秘書(shū)工作的態(tài)勢(shì)要求。秘書(shū)機(jī)構(gòu)的作用有哪些？1、組合作用 2、樞紐作用 3、過(guò)濾作用如何進(jìn)行秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)？1、保持相對(duì)穩(wěn)定 2、提高綜合素質(zhì) 3、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)述輔助決策的過(guò)程。1、決策準(zhǔn)備階段。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，確定目標(biāo)，擬定方案。2、決策制定階段。分析評(píng)估，方案選優(yōu)。3、決策審定階段。決策審批，立法認(rèn)定。4、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。試驗(yàn)證實(shí)，普遍實(shí)施。協(xié)助管理的原則有哪些？ 服從原則。服從領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。2、溝通原則。管理過(guò)程的各項(xiàng)職能，特別是計(jì)劃職能和控制職能，都高不開(kāi)信息溝通。3、合作原則。管理活動(dòng)從本質(zhì)上說(shuō)，就是眾人通力合作以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的群體活動(dòng)。秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？基本的協(xié)調(diào)方法有以下四種：1、行政方法。依靠行政組織，通過(guò)行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。2、經(jīng)濟(jì)方法。依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)。3、法律方法。依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法和行政法進(jìn)行協(xié)調(diào)。4、疏導(dǎo)方法。依靠思想教育運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào)。簡(jiǎn)述保密工作的紀(jì)律。不該入的機(jī)密，絕對(duì)不說(shuō)。2、不該問(wèn)的機(jī)密，絕對(duì)不問(wèn)。3、不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看。4、不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄。5、不在非記錄本上記錄機(jī)密。6、不在私人通信中涉及機(jī)密。7、不在公共場(chǎng)所和家庭、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。8、不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料。9、不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)。10、不攜帶機(jī)密材料瀏覽、參觀探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。良好的會(huì)議組織工作可以實(shí)現(xiàn)哪些功能?1、決策功能。會(huì)議是廣開(kāi)言路、集思廣益的重要形式，通過(guò)會(huì)議進(jìn)行決策，是實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的重要手段。2、執(zhí)行功能。通過(guò)會(huì)議，可以傳達(dá)上級(jí)的政策和指令，可以部署本組織的中心工作和重大行動(dòng)，可以責(zé)成所必單位統(tǒng)一行動(dòng)步調(diào)，可以解決工作進(jìn)行中的某些問(wèn)題。3、溝通功能。任何會(huì)議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過(guò)程。4、協(xié)調(diào)功能。對(duì)于工作中的矛盾和沖突，運(yùn)用座談，對(duì)話，協(xié)調(diào)等會(huì)議形式，往往會(huì)收到事半功倍的良好協(xié)調(diào)效果。5、監(jiān)督功能。決策的實(shí)施離不開(kāi)檢查、督促，而監(jiān)督等功能的實(shí)現(xiàn)往往離不開(kāi)會(huì)議。秘書(shū)人員應(yīng)如何擬定接待方案？凡事預(yù)則立，重要的接待都應(yīng)擬定接待方案，作為接待工作的依據(jù)和指南，合理的接待方案來(lái)源于對(duì)于來(lái)不開(kāi)會(huì)議諸情況的收集和處理，來(lái)源于對(duì)來(lái)訪者用意的正確分析和判斷。接待方案的主要內(nèi)容有：接待方針、接待規(guī)格、接待日程、接待形式、接待經(jīng)費(fèi)、生活安排等。接待方案擬出后，要呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)者審批，必需時(shí)，還要征詢來(lái)賓的意見(jiàn)。交談的禮儀要求有哪些?態(tài)度要真誠(chéng)，表情要自然，語(yǔ)調(diào)要適中，體態(tài)要得當(dāng)，傾聽(tīng)要認(rèn)真。值班工作制度有哪些?崗位責(zé)任制度，請(qǐng)示報(bào)告制度，交接班制度，保密制度。.打電話的原則有哪些?清楚，簡(jiǎn)短，禮貌，保密秘書(shū)人員怎樣進(jìn)行自我管理？答：秘書(shū)人員的自我管理包括工作管理、行為管理、時(shí)間管理、辦公環(huán)境管理四個(gè)方面。1、 工作管理首先要有明確的工作計(jì)劃，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)要求等;其次是區(qū)分輕重緩急，決定工作次序。有條理有理地去進(jìn)行。2、行為管理秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工作對(duì)象、不同的工作環(huán)境來(lái)采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞?。做事要干凈利落，?dòng)作準(zhǔn)確到位，穿著得體，談吐文雅，舉止落落大方。3、時(shí)間管理秘書(shū)應(yīng)科學(xué)地支配時(shí)間和充分地利用時(shí)間。還應(yīng)定期記錄自己在一定時(shí)間內(nèi)的工作時(shí)間使用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作成果做必要的調(diào)整，以提高工作效率。4、辦公室環(huán)境管理秘書(shū)應(yīng)注意對(duì)辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。這些不僅關(guān)系到秘書(shū)和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及秘書(shū)所在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的形象。秘書(shū)應(yīng)具有怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？答：秘書(shū)應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合。1、 基礎(chǔ)知識(shí)：包括社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)。2、 專業(yè)知識(shí)：公文和應(yīng)用文寫(xiě)作知識(shí)，文書(shū)制作和文書(shū)處理知識(shí)，檔案保管知識(shí)等。3、 行業(yè)知識(shí)：具有所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)。4、 相關(guān)知識(shí)：這一部分是秘書(shū)人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)是秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。四、秘書(shū)應(yīng)具有哪些能力？答：秘書(shū)人員應(yīng)具有以下能力：寫(xiě)作能力 口頭表達(dá)能力 聽(tīng)知能力 閱讀概括能力 社交活動(dòng)能力 協(xié)調(diào)能力 觀察分析能力 應(yīng)變能力 使用先進(jìn)的辦公器械的能力 預(yù)測(cè)能力五、秘書(shū)應(yīng)具有哪些職業(yè)道德？答：秘書(shū)有以下五條職業(yè)道德1、忠于職守：大而言之是忠于國(guó)家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。2、嚴(yán)守機(jī)密：要嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，不得泄露或出賣本單位和政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技情報(bào)。不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾利益的事。3、恪守信用：秘書(shū)工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任重大，秘書(shū)人員為忠于職守必須在工作人際交往中恪守信用。4、文明禮貌：在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。5、廉潔奉公：秘書(shū)應(yīng)做到奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私，不接受賄賂。你基本上屬于哪種氣質(zhì)？你認(rèn)為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？答：個(gè)人認(rèn)為自己是膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的混合體。完美的性格應(yīng)該具備開(kāi)朗樂(lè)觀的精神，有敏捷的思維，遇事細(xì)心，辦事穩(wěn)當(dāng)，有堅(jiān)持到底的勇氣和毅力，還有較高的自制力。要保持穩(wěn)定、樂(lè)觀、健康的心態(tài)，需要從以下方面著手：1、博覽群書(shū)，開(kāi)闊胸襟。知識(shí)就是財(cái)富，知識(shí)就是力量，博覽群書(shū)能使用人豐富知識(shí)，開(kāi)發(fā)智慧，拓寬視野，有豐富知識(shí)，有固定財(cái)產(chǎn)的人更容易具有穩(wěn)定的心態(tài)。2、培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。業(yè)余生活對(duì)豐富個(gè)人生活，調(diào)節(jié)心理情緒是必不可少的，業(yè)余愛(ài)好不僅可以陶冶性情，培養(yǎng)樂(lè)觀情緒，還能促進(jìn)人際交往，廣交朋友，豐富感情生.活。3、善于反省，自我調(diào)適。遇到困難、挫折時(shí)，要善于反省，冷靜、客觀地從自身尋找原因和教訓(xùn)，而不應(yīng)總是怨天尤人。要從自身尋找到有利因素去克服不利因素，從自身獲取力量和信心。4、傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。如果自我調(diào)適難以奏效，就只能尋找外援了，可以向至愛(ài)摯友傾訴、發(fā)泄自己的煩惱或痛苦，可以得到對(duì)方的安慰和勸解。但應(yīng)該注意傾訴、宣泄的對(duì)象，必須是你的知己，是你真誠(chéng)的朋友，否則你透露的隱私可能成為對(duì)方有意或無(wú)意傷害你的利器。你認(rèn)為秘書(shū)的社會(huì)地位應(yīng)該是怎樣的？答：秘書(shū)作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級(jí)或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的權(quán)力，也承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)。秘書(shū)的“先賦地位”具有明顯的“依附性” 。因些有人認(rèn)為秘書(shū)是沒(méi)有獨(dú)立的社會(huì)地位的。但是如果秘書(shū)本人具有較高的德、才、學(xué)、識(shí)等，作出了成績(jī)，他仍然會(huì)獲得周圍人的尊重，也可說(shuō)是取得了較高的社會(huì)地位，而先賦地位較高的秘書(shū)，如果他的修養(yǎng)、道德、學(xué)識(shí)、能力與其地位相稱，那其社會(huì)地位即是真實(shí)的，穩(wěn)定的，甚至有繼續(xù)上升的可能，反之，則其地位即是虛假的，不穩(wěn)定的，隨時(shí)可能降低甚至失去。因此秘書(shū)人員既要承認(rèn)自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會(huì)地位的依附性，應(yīng)該更重視自己的后成地位。秘書(shū)如何才能扮演好自己的角色？答：秘書(shū)是企劃“角色組” ，在不同的場(chǎng)合、條件下將扮演不同的角色，或是在同一時(shí)間扮演多種角色。從秘書(shū)在行政組織中以及在領(lǐng)導(dǎo)身邊的地位和作用來(lái)說(shuō)，秘書(shū)是助手、是配角，這是秘書(shū)的基本角色。每個(gè)秘書(shū)人員都應(yīng)該具有這樣的角色意識(shí)，自覺(jué)地、心甘情愿地當(dāng)好助手和配角。但是也有某些秘書(shū)人員擔(dān)任著某種領(lǐng)導(dǎo)職位，主管或分管著秘書(shū)部門(mén)的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個(gè)組織的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，服從上緩期領(lǐng)導(dǎo)的指揮;又要充分地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，規(guī)劃自己的職責(zé)范圍內(nèi)的工作，善于組織、指導(dǎo)自己的下屬去完成各自的任務(wù)。秘書(shū)不能因甘當(dāng)配角而事事被動(dòng)，而要在實(shí)踐中和領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)之下學(xué)會(huì)掌握分寸，什么情況下自己應(yīng)該是配角，什么情況下自己可以是主角或代理主角。一個(gè)稱職的秘書(shū)必須具有基本的配角意識(shí)和有條件的主角意識(shí)，其關(guān)鍵是自己的價(jià)值取向，不應(yīng)該追求表面的地位和榮譽(yù)，而應(yīng)以自己工作的實(shí)際價(jià)值和社會(huì)貢獻(xiàn)為滿足。只有這樣清醒、全面的認(rèn)識(shí)，秘書(shū)才能經(jīng)常保持心態(tài)平衡，找出工作中的優(yōu)勢(shì)和樂(lè)趣，更好的喜愛(ài)和從事秘書(shū)工作。接待工作應(yīng)遵循哪些原則？答 ：接待工作的原則有以下幾點(diǎn)：1、文明禮貌 2、負(fù)責(zé) 3、與人方便 4、講求時(shí)效 5、按制度辦事6、遵守紀(jì)律面對(duì)突發(fā)事件，秘書(shū)應(yīng)如何行動(dòng)？答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持實(shí)行統(tǒng)一指揮，分級(jí)、分部門(mén)負(fù)責(zé)。突發(fā)事件的處理工作包括兩個(gè)方面的含義：一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施;另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時(shí)需要做好各項(xiàng)預(yù)防、準(zhǔn)備性工作，設(shè)立自己的住處情報(bào)網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)警系統(tǒng)。秘書(shū)處理突發(fā)事件的基本過(guò)程如下：1、有思想準(zhǔn)備和心理準(zhǔn)備。2、做好通訊準(zhǔn)備。3、問(wèn)清詳細(xì)情況。4、采取應(yīng)急措施。5、及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級(jí)匯報(bào)、請(qǐng)示。6、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)處理。如果屬于刑事案件，必須及時(shí)撥打 110，并把事件移交司法、公安部門(mén)處理。十一、調(diào)查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點(diǎn)。答：調(diào)查分為以下幾種類型：1、普遍調(diào)查。主要是對(duì)總體對(duì)象中每個(gè)具體的單位無(wú)一例外地進(jìn)行調(diào)查，用于生大的基本情況調(diào)查，普查得來(lái)的資料全面、客觀、精確，但缺乏生動(dòng)性、具體性。2、典型調(diào)查。就是從總體或不同類型的對(duì)象中選擇個(gè)別有代表性的單位進(jìn)行調(diào)查，適用于經(jīng)驗(yàn)性調(diào)查。因?yàn)樗膶?duì)象少，便于集中、深入地進(jìn)行調(diào)查，得來(lái)的材料生動(dòng)而具體，但是調(diào)查者是“選定”的，有人為的主觀因素，一旦選錯(cuò)了對(duì)象便可能前功盡棄。3、個(gè)案調(diào)查。就是對(duì)個(gè)別的對(duì)象進(jìn)行調(diào)查，有明顯的針對(duì)性，但個(gè)案調(diào)查又往往不局限于當(dāng)?shù)?、?dāng)事人本身，常常涉及歷史背景、社會(huì)環(huán)境及其他種種因素，因些調(diào)查時(shí)應(yīng)充分加以注意，不能就事論事。4、重點(diǎn)調(diào)查。就是對(duì)調(diào)查對(duì)象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調(diào)查，再將其結(jié)果推論至其他一般單位。它與典型調(diào)查的最大區(qū)別就在于：典型是人為選擇的，而重點(diǎn)是客觀存在的。5、抽樣調(diào)查。就是從總體中抽取部分樣本進(jìn)行調(diào)查，將其結(jié)果推斷總體?？梢哉f(shuō)它是典型調(diào)查與重點(diǎn)調(diào)查的放大，是普遍調(diào)查的縮小，介于兩者之間兼有兩者的優(yōu)點(diǎn)，在現(xiàn)代社會(huì)使用最為普遍。調(diào)查的方法又分為以下幾種：1、觀察法。就是調(diào)查者對(duì)調(diào)查 對(duì)象（人、事、物、環(huán)境、場(chǎng)所等）的狀態(tài)、變化進(jìn)行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。觀察法側(cè)重于了解調(diào)查對(duì)象的外觀、形態(tài)、動(dòng)作或變化的特征及過(guò)程。2、訪問(wèn)法。比觀察法更進(jìn)一層，除了看之外還可以問(wèn)。通過(guò)與對(duì)象的交流、討論，了解更深層的內(nèi)容。想要取得預(yù)期的效果，調(diào)查者就要取得被訪問(wèn)斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文獻(xiàn)法。是指調(diào)查者查閱有關(guān)的局面資料（包括報(bào)刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等） ，以獲取所需要的資料。此方法的優(yōu)點(diǎn)是資料豐富，時(shí)間、空間跨度大，可以上下幾千年，縱橫數(shù)萬(wàn)里，搜集觀察中受制約少，花費(fèi)也低。缺點(diǎn)是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實(shí)，也往往缺乏生動(dòng)性、具體性。4、問(wèn)卷法。就是調(diào)查者把需要了解的情況設(shè)計(jì)成不同類型的題目并組合成書(shū)面問(wèn)卷，由被調(diào)查者做書(shū)面答案。問(wèn)卷法又有兩種類型，一種是開(kāi)放式問(wèn)卷，另一種是封閉式問(wèn)卷。開(kāi)放式問(wèn)卷便于答卷人各抒已見(jiàn)，答案比較豐富、具體，既有共性，又有個(gè)性;缺點(diǎn)是無(wú)法用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，只能由人工閱卷。封閉式問(wèn)卷的優(yōu)點(diǎn)在于用數(shù)字或符號(hào)表示答案，便于計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì);缺點(diǎn)是答案有限定，只有幾種大體類型，無(wú)法調(diào)查特殊及深層的情況。秘書(shū)人員作調(diào)查時(shí)，應(yīng)把調(diào)查目的、課題、項(xiàng)目和調(diào)查類型、調(diào)查方法結(jié)合起來(lái)，根據(jù)調(diào)查目的、課題、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍、對(duì)象以及項(xiàng)目等確定調(diào)查類型，再由調(diào)查類型選用調(diào)查方法。十二、秘書(shū)寫(xiě)作有哪些原則和要求？答：秘書(shū)寫(xiě)作必須堅(jiān)持遵循三大原則：1、符合方針、政策、法令、法規(guī) 2、忠于機(jī)關(guān)制文意圖 3、堅(jiān)持實(shí)事求是的精神秘書(shū)寫(xiě)作的要求：1、信息量大，措施具體，指示性強(qiáng) 2、內(nèi)容高度概括，語(yǔ)言表達(dá)實(shí)用、精確 3、用材精要，語(yǔ)言深入淺出，主題富有個(gè)性 4、講究文明禮貌，語(yǔ)言得體，多一點(diǎn)人情味十三、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？答：收文辦理程序：1、簽收、拆封和登記 2、分辦和傳閱 3、擬辦和批辦 4、承辦、催辦和注辦發(fā)文辦理程序：1、擬稿、審核與簽發(fā) 2、繕印與校對(duì) 3、用印、登記與封發(fā)十四、情景題1、秘書(shū)正在接電話，正好有客人來(lái)訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書(shū)馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書(shū)該怎么辦？答: 一般情況處理：看見(jiàn)客人來(lái)了，對(duì)電話里說(shuō)：“請(qǐng)稍等一下。 ”然后捂住話筒，問(wèn)客人貴姓、身份、有什么事，簡(jiǎn)單的就回答，需要時(shí)間處理的說(shuō)請(qǐng)坐下稍候，然后回到電話，這時(shí)總經(jīng)理呼喚的話，如果電話已經(jīng)說(shuō)的差不多了，就在 3 分鐘內(nèi)結(jié)束電話，如果還沒(méi)有說(shuō)完，就請(qǐng)對(duì)方諒解，說(shuō)這時(shí)有訪客，稍后你再回電。然后和訪客打個(gè)招呼，去見(jiàn)總經(jīng)理，如果訪客就是找總經(jīng)理的，可以在見(jiàn)總經(jīng)理同時(shí)請(qǐng)示一下。 特殊情況處理：電話的對(duì)方很重要，訪客是熟悉的，可以不停止電話，對(duì)訪客做個(gè)坐下等待的手勢(shì)。然后總經(jīng)理呼喚了，暫停一下電話，跟總經(jīng)理解釋稍等片刻。 總之，處理原則是盡快結(jié)束電話，然后看總經(jīng)理和訪客誰(shuí)的事更緊急，訪客的事如果需要請(qǐng)示總經(jīng)理，剛好可以一塊辦。2、周五下午 3 時(shí)，H 公司總經(jīng)理將來(lái)你公司就技術(shù)合作一事進(jìn)行商談，請(qǐng)制訂出接待方案。答：⑴安排好會(huì)談等有關(guān)事宜如下：①搞清楚來(lái)賓的情況和來(lái)意；②根據(jù)來(lái)賓意圖及本機(jī)關(guān)實(shí)際情況安排好商談日程；③安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)來(lái)賓；④安排雙方商談；⑤安排來(lái)賓考察、參觀；⑥做好安全保衛(wèi)工作；⑦準(zhǔn)備好送給來(lái)賓的紀(jì)念品；⑧準(zhǔn)備好新聞報(bào)道工作。.（2）安排好生活接待工作：①安排好食與宿；②安排好車輛使用；③辦好返程車、船、機(jī)票預(yù)定工作；④安排好就醫(yī)保健工作；⑤安排好來(lái)賓業(yè)余活動(dòng)。3、×市制藥廠劉廠長(zhǎng)明天來(lái)訪，領(lǐng)導(dǎo)指示王秘書(shū)把接待室整理一下，請(qǐng)描述王秘書(shū)完成這項(xiàng)工作的程序及內(nèi)容？ 答: (1)注意光線。應(yīng)以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過(guò)強(qiáng)或過(guò)弱。如陽(yáng)光直射，則可設(shè)置百葉窗或窗簾予是調(diào)節(jié)。使用人造光源時(shí)，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺(tái)燈或地?zé)?，特別是不要以之直接照射來(lái)賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無(wú)必要的。(2)注意色彩。應(yīng)當(dāng)布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設(shè)的色彩，有意識(shí)地控制在一兩種之內(nèi)，最好不要令其超過(guò)三種。(3)注意溫度。室溫以攝氏 24℃左右為最佳。因?yàn)樗侨梭w體溫的“黃金分割點(diǎn)” ，令人最為舒適。室溫低于攝氏 18℃，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏 30℃，則又可能會(huì)令人燥熱不堪。(4)注意濕度。一般認(rèn)為，相對(duì)濕度為 50%左右，最是舒適宜人。相對(duì)濕度過(guò)高，往往會(huì)令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對(duì)濕度過(guò)低，則又會(huì)讓人覺(jué)得干燥不堪，易生靜電。(5)注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動(dòng)之聲；窗戶上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時(shí)出聲；門(mén)軸上可添潤(rùn)滑油，以免關(guān)門(mén)開(kāi)門(mén)時(shí)噪音不絕于耳。(6)注意衛(wèi)生。在待客的房間之內(nèi)，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無(wú)塵、窗明幾凈、用具干凈。(7)注意陳設(shè)。主要?jiǎng)?wù)求實(shí)用。一般來(lái)講，在待客的房間之內(nèi)放置必要的桌椅和音響設(shè)備即可。必要時(shí)，還可放置一些盆花或插花。諸如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯等獎(jiǎng)品，繪畫(huà)、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒(méi)有必要擺放或懸掛在其中的。4、公司準(zhǔn)備召開(kāi)一次科技成果匯報(bào)會(huì)，參加會(huì)議的有各分公司主管科技工作的負(fù)責(zé)人以及科技人員，約 30 人，會(huì)期三天。請(qǐng)按制定會(huì)議方案的基本要求與方法，草擬一份會(huì)議方案。 答：(1)會(huì)場(chǎng)預(yù)約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。 (2)會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)備安裝調(diào)試 根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。 (3)印刷材料的設(shè)計(jì)制作 根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置。 (4)參會(huì)者的接送 根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。 (5)參會(huì)者的餐飲 根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。 (6)參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排 根據(jù)參會(huì)人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計(jì)專門(mén)的旅游線路(7)統(tǒng)籌安排安全、保衛(wèi)、消防、交通、供電、供冷、供暖等工作，確保萬(wàn)無(wú)一失5、國(guó)外某電子企業(yè)總經(jīng)理一行 3 人前來(lái)我國(guó)某企業(yè)參觀訪問(wèn)，從迎送規(guī)格方面考慮，李秘書(shū)在安排迎送工作時(shí)，將目前兩國(guó)間關(guān)系狀況和客人的背景資料以及接待要求交給接待組，隨后按以上資料和要求，接待組較好地完成了迎送工作。請(qǐng)答出李秘書(shū)所提供的資料和要求的內(nèi)容。 答：提供的資料內(nèi)容主要有以下方面：來(lái)訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。例如，來(lái)訪人員的職務(wù)、性別、年齡、禮賓次序，來(lái)意，要求等情況，還應(yīng)注意國(guó)籍、飲食愛(ài)好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時(shí)，還可向?qū)Ψ剿饕獊?lái)訪者的血型資料。對(duì)方抵離的日期和時(shí)間、交通工具和施行路線。預(yù)訂食宿的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，宴請(qǐng)方式等，要讓來(lái)賓產(chǎn)生“賓至如歸”的感覺(jué)。還是日程活動(dòng)的安排，正式會(huì)議的日程表與參觀活動(dòng)的日程表等，另外還要準(zhǔn)備禮品，社品的選擇要突出紀(jì)念性，講究“禮輕情義重” ，不宜贈(zèng)送過(guò)于貴重的禮物，否則有行賄受賄之嫌。還要體現(xiàn)民族和地方特色。最后要以歡迎來(lái)賓相應(yīng)規(guī)格及儀式歡送賓客，然后做書(shū)面小面，立卷存檔備查。6、某報(bào)社記者在結(jié)束對(duì)你公司總經(jīng)理的采訪后，起身告辭，你作為秘書(shū)該怎樣禮貌相送？（要求：告辭程序與要求） 。 答：如客人提出告辭時(shí)，秘書(shū)人員要等客人起身后再站起來(lái)相送，切忌沒(méi)等客人起身，自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，秘書(shū)人員仍端坐辦公桌前，嘴里說(shuō)再見(jiàn)，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒(méi)有轉(zhuǎn)到客人身上，更是不禮貌的行為。 “出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。因此，每次見(jiàn)面結(jié)束，都要以將再次見(jiàn)面的心情來(lái)恭送對(duì)方回去。通常當(dāng)客人起身告辭時(shí)，秘書(shū)人員應(yīng)馬上站起來(lái)，主動(dòng)為客人取下衣帽，幫他穿上，與客人握手告別，同時(shí)選擇最合適的言詞送別，如希望下次再來(lái)等禮貌用語(yǔ)。尤其對(duì)初次來(lái)訪的客人更應(yīng)熱情、周到、細(xì)致。當(dāng)客人帶有較多或較重的物品，送客時(shí)應(yīng)幫客人代提重物。與客人在門(mén)口、電梯口或汽車旁告別時(shí)，要與客人握手，目送客人上車或離開(kāi)，要以恭敬真誠(chéng)的態(tài)度，笑容可掬地送客，不要急于返回，應(yīng)鞠躬揮手致意，待客人移出視線后，才可結(jié)束告別儀式。十五、案例分析題 1．閱讀下面的案例并進(jìn)行分析。 吳小姐是一家外資公司的首席秘書(shū)。一天，吳小姐所在的公司的經(jīng)理突然收到一封非常無(wú)禮的信件，信是由一位與公司交往很深的代理商寫(xiě)來(lái)的。經(jīng)理怒氣沖沖地把吳小姐叫到自己的辦公室，叫她記錄自己口述的絕交信。然后，經(jīng)理讓吳小姐立即將信打印寄走。當(dāng)天下班的時(shí)候，吳小姐將打印出來(lái)的信遞給已心平氣和的經(jīng)理，“經(jīng)理，可以將信寄走么？”這封充滿火藥味的信自然沒(méi)有發(fā)走，因?yàn)閰切〗愕穆斆?，使公司挽回了一個(gè)潛在的客戶。答:吳小姐正確的處理自己與上司的關(guān)系,發(fā)現(xiàn)上司做出明顯錯(cuò)誤的決定時(shí),并沒(méi)有立即正面提出意見(jiàn)，而是采用委婉、含蓄的提示、提醒方式，讓上司自己冷靜下來(lái)，重新作出決定。這樣就照顧到上司的自尊心，上司也容易接受和理解秘書(shū)提出的不同意見(jiàn)，從而做出更好、更有利的決定與決策。2．試分析下面案例中秘書(shū)對(duì)緊急情況處理的三種方案哪一種最好，并說(shuō)明為什么。你從中獲得了什么啟示？ 謝秘書(shū)對(duì)一起交通事故的處理 某縣工商局辦公室謝秘書(shū)星期天值班，下午 5 時(shí)，接了一個(gè)緊急電話。電話的內(nèi)容是：局里的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機(jī)及車內(nèi)三人重傷，車損嚴(yán)重，不能開(kāi)動(dòng)，特請(qǐng)求局里急速處理。秘書(shū)做好了電話記錄后，思考出了三種處理辦法：一是等到第二天上班時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，再按照領(lǐng)導(dǎo)指示去辦；二是立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自到現(xiàn)場(chǎng)處理；三是自己立即緊急處理，然后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。謝秘書(shū)采取了第三種辦法。他先給出事現(xiàn)場(chǎng)附近的直屬單位—工商所打電話，請(qǐng)他們派人去保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，并妥善保護(hù)好傷員；接著給縣醫(yī)院打電話，請(qǐng)他們立即派救護(hù)車去現(xiàn)場(chǎng)搶救傷員，并請(qǐng)外科住院部做好搶救傷員的準(zhǔn)備；然后又給縣交警隊(duì)打電話，請(qǐng)他們立即派人去現(xiàn)場(chǎng)處理這一事故；最后，又打電話給縣領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了上去情況。謝秘書(shū)自以為事情已經(jīng)辦好，他看了一下表已經(jīng)六點(diǎn)多了。于是，他輕松地下班回家了。 要求：1、運(yùn)用相應(yīng)的理論進(jìn)行分析。2、結(jié)合案例內(nèi)容分析3、600 字以內(nèi)。答：對(duì)謝秘書(shū)做法的分析：1．謝秘書(shū)在緊急情況下采取第三種辦法解決問(wèn)題，是正確的。2．謝秘書(shū)的做法初看上去已無(wú)可挑剔，但仍有不足之處：（1）謝秘書(shū)對(duì)這一起交通事故是遙控處理。在未得到任何信息反饋的情況下就下了班，顯然是不妥的；應(yīng)該就近組織人力搶救并部署人員保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)。要有遇事不慌、臨危不懼、冷靜處理。（2）謝秘書(shū)對(duì)事故的處理是草率的。他采取的幾項(xiàng)措施是否落實(shí)，并沒(méi)有任何督詢措施，只是開(kāi)了個(gè)頭，離真正處理好還有相當(dāng)?shù)木嚯x；應(yīng)該每項(xiàng)措施都要落實(shí)到個(gè)人，哪些人員護(hù)送傷員到醫(yī)院，哪些人員保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)等待交警隊(duì)的同志來(lái)處理，并做好跟蹤回報(bào)，隨時(shí)了解事態(tài)的發(fā)展進(jìn)程。這些緊急措施可在未得到領(lǐng)導(dǎo)的指示時(shí)就采取，爭(zhēng)取時(shí)間。（3）事情正在處理過(guò)程中，而面包車又是工商局的，更何況.又是車損人傷呢！如此處理實(shí)在是避重就輕。怎么能不及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)派人前往出事地點(diǎn)呢？只簡(jiǎn)單地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，這樣是不行的，應(yīng)出謀獻(xiàn)策，拿出具體辦法來(lái)供領(lǐng)導(dǎo)參考，因?yàn)樵诂F(xiàn)場(chǎng)處理是最重要的，不能等，不能拖，時(shí)間就是生命，必須請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)采取何種措施或方法。（4）事情正在處理過(guò)程中，謝秘書(shū)要下班，也要等接班的人到來(lái)之后才能離開(kāi)，怎么能 6 點(diǎn)多就回家呢！豈不是失職？最后一點(diǎn)也是最關(guān)鍵的一點(diǎn)，處理事情的過(guò)程中并沒(méi)有留在現(xiàn)場(chǎng)等待來(lái)接手事件處理的人員，雖說(shuō)已向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，但是現(xiàn)場(chǎng)肯定要有人留守指揮的，謝秘書(shū)沒(méi)有等待交班的人員就離開(kāi)，現(xiàn)場(chǎng)就屬于無(wú)人指揮，容易亂套，沒(méi)有統(tǒng)一行動(dòng)了，因?yàn)橹x秘書(shū)的最后一點(diǎn)工作就是交接，但是他還沒(méi)交接就擅自離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)造成嚴(yán)重的后果，他是承擔(dān)不起的。這就是善后工作沒(méi)有處理好。1、什么是秘書(shū)活動(dòng)？答：秘書(shū)活動(dòng)，秘書(shū)人員為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。2、什么是秘書(shū)人員？答：秘書(shū)人員，泛指從事秘書(shū)工作或秘書(shū)性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人秘書(shū)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)中的集體秘書(shū)，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書(shū)人員。3、秘書(shū)活動(dòng)的基本要素是什么？答：秘書(shū)活動(dòng)的基本要素有五個(gè)：（1）秘書(shū)人員秘書(shū)人員是秘書(shū)活動(dòng)的主體要素，也是秘書(shū)人員的主導(dǎo)要素。就是說(shuō)，在秘書(shū)活動(dòng)的諸要素中，秘書(shū)人員位居其他要素之首，且起到統(tǒng)領(lǐng)的作用。（2）秘書(shū)工作秘書(shū)工作是秘書(shū)活動(dòng)的客體要素，也是秘書(shū)活動(dòng)的載體要素。秘書(shū)活動(dòng)只有依托和通過(guò)秘書(shū)工作，才能發(fā)揮出自身的參謀和助手作用，才能滿足領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的需要。（3）秘書(shū)方法秘書(shū)方法是秘書(shū)活動(dòng)的中介要素，也是秘書(shū)活動(dòng)的效率保證。良好的秘書(shū)方法，可以提高秘書(shū)工作的質(zhì)量，加快秘書(shū)工作的進(jìn)程。（4）領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書(shū)活動(dòng)的潛在要素，也是秘書(shū)活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度。（5）秘書(shū)環(huán)境秘書(shū)環(huán)境是一個(gè)相當(dāng)寬泛的概念，它包括秘書(shū)活動(dòng)的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內(nèi)外部環(huán)境。4、秘書(shū)方法：是秘書(shū)活動(dòng)得以運(yùn)行的媒介，意指秘書(shū)人員在認(rèn)識(shí)、表達(dá)和處理各種事務(wù)時(shí)所采用的途徑、方式手段和程序等的總稱。5、什么是領(lǐng)導(dǎo)意圖？答：廣義的領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)者在引導(dǎo)他人實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過(guò)程中所產(chǎn)生和形成的意見(jiàn)、傾向及企圖；狹義的領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)完成默想任務(wù)的意見(jiàn)、傾向及意圖。6、秘書(shū)活動(dòng)具有哪些重要特征？答：秘書(shū)活動(dòng)的重要特征有：（1）文牘性（2）秘密性（3）事務(wù)性（4）受動(dòng)性（5）隨機(jī)性（6）補(bǔ)償性（7）潛隱性7、秘書(shū)工作發(fā)揮怎樣的作用？答：秘書(shū)工作的作用：（1）參謀助手作用——為領(lǐng)導(dǎo)工作出主意，想辦法，提預(yù)案；向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供資料，提供信息，提供咨詢；做好事務(wù)工作，盡量減輕領(lǐng)導(dǎo)工作的負(fù)擔(dān)；（2）溝通協(xié)調(diào)作用——負(fù)責(zé)信息的收集、加工，傳遞和存藏，以為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策與管理提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí)，還承擔(dān)著調(diào)整和改進(jìn)部門(mén)關(guān)系、工作關(guān)系和人際關(guān)系的任務(wù)，發(fā)揮著協(xié)調(diào)作用。溝通是協(xié)調(diào)的前提，協(xié)調(diào)是溝通的結(jié)果，溝通貫穿于協(xié)調(diào)的全過(guò)程；（3）督促檢查作用——秘書(shū)部門(mén)要積極主動(dòng)地開(kāi)展督察工作，發(fā)揮督促檢查的作用。8、秘書(shū)工作的原則都包括哪些？答：（一）準(zhǔn)確原則準(zhǔn)確原則，是對(duì)秘書(shū)工作的質(zhì)量要求。秘書(shū)工作是領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的重要組織部分，秘書(shū)工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作負(fù)責(zé)。（二）及時(shí)原則及時(shí)原則，是對(duì)秘書(shū)工作的效率要求。秘書(shū)工作大都是具有較強(qiáng)的時(shí)限性，務(wù)必在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理完各項(xiàng)事務(wù)，做到不積壓，不拖延，不扯皮。（三）嚴(yán)謹(jǐn)原則嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對(duì)秘書(shū)工作的作風(fēng)要求。從某種意義上說(shuō)，秘書(shū)工作屬于事務(wù)性工作，要處理好紛繁復(fù)雜的、瑣碎具體的日常工作。 （四）同步原則同步原則，是對(duì)秘書(shū)工作的態(tài)勢(shì)要求。秘書(shū)活動(dòng)的輔助性質(zhì)，決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書(shū)工作的關(guān)系是一種工作上的的主輔關(guān)系。（五）保密原則保密原則，是對(duì)秘書(shū)工作的紀(jì)律要求。保守秘密，特別是保守國(guó)家秘密，是秘書(shū)工作的原則，也是秘書(shū)工作的紀(jì)律。1.什么是秘書(shū)制度？秘書(shū)制度，是指秘書(shū)工作制度和秘書(shū)管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即慣例）秘書(shū)制度。2.簡(jiǎn)述秘書(shū)機(jī)構(gòu)的作用？一是組合作用——能夠把機(jī)構(gòu)、職責(zé)、人員和組織關(guān)系等要素有機(jī)地加以優(yōu)化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，以保證領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)行；二是——上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)合左右協(xié)調(diào)等作用三是過(guò)濾的作用——代行領(lǐng)導(dǎo)者處理瑣碎何不重要的事情，以便使領(lǐng)導(dǎo)人從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)。3.秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)遵循的原則？一是統(tǒng)一原則——機(jī)構(gòu)名稱要統(tǒng)一，機(jī)構(gòu)設(shè)置要統(tǒng)一，職能目標(biāo)要統(tǒng)一；二是精簡(jiǎn)原則——秘書(shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其秘書(shū)人員要精干，秘書(shū)機(jī)構(gòu)的分工及其工作者則要簡(jiǎn)明，秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置及其秘書(shū)人員的定編要科學(xué)。三是效能原則——分工要合理，層次盡量少，幅度要適中；；四是適應(yīng)原則——適應(yīng)主要領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要，適應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要。4.秘書(shū)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)具有怎樣的特點(diǎn)？秘書(shū)機(jī)構(gòu)就其自身而言，大體上發(fā)揮著以下三種作用：一是組合作用——發(fā)揮參謀助手作用，溝通協(xié)調(diào)作用，督促檢查的作用以及“窗口” 、 “門(mén)面”的作用；二是樞紐作用——輔助中樞機(jī)關(guān)行使職權(quán)的作用，如參與決策、擬定計(jì)劃、傳達(dá)指令、組織協(xié)調(diào)，督促檢查，等等；三是過(guò)濾作用——只接受同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，直接對(duì)同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)與上級(jí)秘書(shū)機(jī)構(gòu)和下級(jí)秘書(shū)機(jī)構(gòu)之間并無(wú)隸屬關(guān)系，只有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。1.什么是秘書(shū)職能？答：秘書(shū)職能，是秘書(shū)活動(dòng)的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。2.什么是輔助決策？答：輔助決策，是秘書(shū)人員或秘書(shū)機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實(shí)施決策所采取的各項(xiàng)輔助行為。它包含決策前、決策中和決策后的秘書(shū)工作，即決策過(guò)程中的各種輔助行為。3.試述秘書(shū)在輔助決策中應(yīng)遵循的原則。答：秘書(shū)人員要有效地輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)決策，必須遵循以下輔助決策的基本原則，即定位原則，超前原則，系統(tǒng)原則，信息原則和諍諫原則。（1）定位原則——在決策過(guò)程中，秘書(shū)人員要始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀”的地位出發(fā)，做到“謀”而不“斷” 。秘書(shū)人員作為決策的輔助力量，只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，絕無(wú)決斷的權(quán)力和義務(wù)。（2）超前原則——決策，是對(duì)未來(lái)行動(dòng)的抉擇?？梢哉f(shuō)，它是規(guī)劃未來(lái)、影響未來(lái)、推動(dòng)未來(lái)的行動(dòng)。因此，決策制定特別是決策執(zhí)行中隨機(jī)性、可變性和風(fēng)險(xiǎn)性是客觀存在的。為了實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化，提高決策的可靠性，秘書(shū)人員應(yīng)堅(jiān)持輔助決策的超前原則。所謂超前原則，就是要以預(yù)見(jiàn)的眼力和預(yù)測(cè)的本領(lǐng)，多考慮未來(lái)的需要，多提供未來(lái)的信息，多擬定“防范措施” ，發(fā)揮超前服務(wù)的作用。（3）系統(tǒng)原則——決策是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。秘書(shū)人員在輔助決策時(shí)，要有全局觀念和整體思維能力；要關(guān)于觀察和把握決策的內(nèi)外部環(huán)境，以及各種關(guān)系的發(fā)展和變化；要盡職盡責(zé)地做好決策過(guò)程中的各項(xiàng)事務(wù)工作，特別是各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)決策的整體效能。（4）信息原則——信息是決策的基礎(chǔ)。決策是否正確，首先取決于決策所需要的信息是否及時(shí)、準(zhǔn)確和適用。因此，在決策的各個(gè)階段及其每個(gè)環(huán)節(jié)上，秘書(shū)人員要十分重視信息工作，為領(lǐng)導(dǎo)者收集、加工、處理和提供有價(jià)值的信息。秘書(shū)人員應(yīng)通過(guò)各種渠道，運(yùn)用各種手段，獲取決策所必需的各類信息。（5）諫諍原則——決策是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，又受到多種因素的制約，發(fā)生某些錯(cuò)誤以至失誤，也是難以避免的。秘書(shū)人員應(yīng)本著對(duì)事業(yè)、對(duì)群眾極端負(fù)責(zé)的態(tài)度，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)言，直言.不諱地提出自己的意見(jiàn)和建議。那種為個(gè)人利益而患得患失，甚至面對(duì)錯(cuò)誤也不知不諍的思想和行為，是一種不稱職或失職的表現(xiàn)。（5 章 94-95 頁(yè)）4.協(xié)助管理的原則有哪些？答：秘書(shū)人員要有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)管理，必須遵循以下協(xié)助管理的基本原則：（1）服從原則——要服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理意圖，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)者的管理思想和主張行事；服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理目的，一切為了實(shí)現(xiàn)組織的共同目標(biāo)；要服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理效能，處處對(duì)管理效率與效益負(fù)責(zé)。還要服從職能部門(mén)管理工作的需要。配合職能部門(mén)去做管理工作。（2）溝通的原則——在計(jì)劃工作中，要多提供預(yù)測(cè)信息；在指揮工作中，要多提供上級(jí)信息；在控制工作中，要多提供反饋信息。（3）合作原則——作為管理者和被管理者之間的特殊管理人員，秘書(shū)擔(dān)負(fù)著承上啟下的特殊管理使命，需要有極強(qiáng)的合作意思和合作本領(lǐng)。5.什么是溝通信息？答：即秘書(shū)機(jī)構(gòu)同有關(guān)組織或領(lǐng)導(dǎo)者之間的信息傳遞與反饋，以求的共同的理解和認(rèn)識(shí)。6.溝通信息有什么作用？答：（1） 、先導(dǎo)作用——離開(kāi)了決策信息和有效的信息溝通，決策就失去了依據(jù)和基礎(chǔ)；再管理過(guò)程中，要科學(xué)地進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮和控制，也離不開(kāi)信息溝通?？梢哉f(shuō)，整個(gè)決策與管理過(guò)過(guò)程就是信息輸入到輸出，經(jīng)過(guò)反饋再依次重新輸入的過(guò)程。（2） 、樞紐作用——如果沒(méi)有秘書(shū)部門(mén)的信息溝通，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的正常秩序和有效運(yùn)轉(zhuǎn)，也就無(wú)法得到保證。（3） 、協(xié)調(diào)作用——溝通也是一種協(xié)調(diào)，而且是協(xié)調(diào)的前提，。從功能上看，溝通在于求得認(rèn)識(shí)上的一致，協(xié)調(diào)在于謀求行動(dòng)上的一致，只有兩者的和諧一致，才能保證一級(jí)組織的穩(wěn)定與發(fā)展。7.秘書(shū)機(jī)構(gòu)溝通信息的五大特征是什么？答：（1） 、雙向性——溝通者具有“雙重身份” ，溝通是雙向的過(guò)程，溝通是相互依存的過(guò)程。（2） 、中介性——秘書(shū)機(jī)構(gòu)充當(dāng)著使雙方發(fā)生關(guān)系的“媒介物”，起著“中轉(zhuǎn)站”的作用。（3） 、保真性——盡量減少失真，縮小誤差。（4） 、時(shí)效性——信息從發(fā)送、接收到提供利用所站用的時(shí)間和效率，是衡量溝通效果的速度指標(biāo)。（5） 、連續(xù)性——秘書(shū)機(jī)構(gòu)的信息溝通，是一個(gè)連續(xù)不斷、運(yùn)轉(zhuǎn)有續(xù)的過(guò)程。8、試論秘書(shū)機(jī)構(gòu)溝通信息的特征。答：秘書(shū)機(jī)構(gòu)的溝通信息具有雙向性、中介性、保真性、時(shí)效性和連續(xù)性的特征:(1)雙向性——溝通不論采取何種形式，都是一種雙方的行為。就是說(shuō)，當(dāng)甲方（發(fā)送者）發(fā)出信息后，乙方（接收者）必須對(duì)此作出反映。具體的說(shuō)，溝通的雙向性表現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，溝通者具有“雙重身份” ，如秘書(shū)人員既是發(fā)送者又是接受者；其次，溝通是個(gè)雙向過(guò)程，沒(méi)有信息的發(fā)送，也就無(wú)所謂信息的接收。（2）中介性——在信息的溝通中，秘書(shū)機(jī)構(gòu)充當(dāng)著使雙方發(fā)生關(guān)系的“媒介物” ，起著“中轉(zhuǎn)站”的作用。從嚴(yán)格意義上說(shuō)，信息的最終接收者并非秘書(shū)人員，而是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者。由于秘書(shū)機(jī)構(gòu)處于“中介人”的位置，其主要任務(wù)就是保證信息在發(fā)送者和接收者之間暢通、有效。（3）保真性——根據(jù)通信理論，信號(hào)在傳輸?shù)倪^(guò)程中，由于外界對(duì)信號(hào)的干擾而產(chǎn)生的噪聲，幾乎是無(wú)所不在的；要完全消除噪聲，也是無(wú)法辦到的。因此，失真是不可避免的。盡量減少失真，縮小誤差，已成為通信技術(shù)需攻克的難題和重點(diǎn)。同樣，信息在溝通中也會(huì)受到“噪聲”的干擾，失真的問(wèn)題難以杜絕。因信息失真引起的工作被動(dòng)，甚至造成不同程度的失誤，在秘書(shū)工作中是屢見(jiàn)不鮮的。（4）時(shí)效性——溝通的時(shí)效性，是指信息從發(fā)送、接收到提供利用所占用的時(shí)間和效率。溝通的時(shí)效性，是衡量溝通效果的速度指標(biāo)。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展、生產(chǎn)力水平日益提高、社會(huì)生活節(jié)奏不斷加快的今天，信息溝通的速度越來(lái)越快?？梢哉f(shuō)，信息的價(jià)值、溝通的效益是同時(shí)間、速度成正比的。一個(gè)很有價(jià)值的信息，如果在溝通中延誤了時(shí)間，失掉了機(jī)會(huì)，就會(huì)喪失其有效性，甚至?xí)o領(lǐng)導(dǎo)者的決策與管理造成損失。（5）連續(xù)性——秘書(shū)機(jī)構(gòu)的信息溝通，是一個(gè)連續(xù)不斷的、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的過(guò)程。這是因?yàn)樾畔⒃床粩嗟禺a(chǎn)生和發(fā)送著各類信息，新的信息產(chǎn)生了，原來(lái)的信息就老化了；信息由信息源發(fā)出后，經(jīng)過(guò)不同接收者的再加工，不僅在數(shù)量上，而且在質(zhì)量上都發(fā)生了變化；在決策與管理的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)工作處處離不開(kāi)信息作依據(jù)，而且隨著社會(huì)的變化。領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)新信息的需要也愈來(lái)愈強(qiáng)。9.秘書(shū)協(xié)調(diào)包括哪些要素？答：協(xié)調(diào)活動(dòng)是一種復(fù)雜的管理過(guò)程，它由諸多相關(guān)聯(lián)系、相互作用的要素構(gòu)成。秘書(shū)協(xié)調(diào)的基本要素有：協(xié)調(diào)者——即協(xié)調(diào)主體。秘書(shū)協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)者，就是秘書(shū)人員。由于協(xié)調(diào)的內(nèi)容和難易不同，協(xié)調(diào)者可能是某個(gè)秘書(shū)，也可能是某些秘書(shū)，還可能是由若干組織派人參加的協(xié)調(diào)群體。協(xié)調(diào)對(duì)象——即協(xié)調(diào)客體。協(xié)調(diào)對(duì)象至少是兩個(gè)以上，或組織，或工作?；虍?dāng)事人。協(xié)調(diào)對(duì)象的多少，取決于協(xié)調(diào)內(nèi)容的復(fù)雜程度。協(xié)調(diào)意圖——即領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)協(xié)調(diào)活動(dòng)的指示、意見(jiàn)、要求和用意等。這是秘書(shū)協(xié)調(diào)的主觀依據(jù)，也是協(xié)調(diào)能否成功的重要保證。秘書(shū)人員在協(xié)調(diào)過(guò)程中，必須如實(shí)而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調(diào)意圖。協(xié)調(diào)目標(biāo)——即協(xié)調(diào)要達(dá)到目的與結(jié)果。一般地說(shuō)，協(xié)調(diào)目標(biāo)有直接目標(biāo)和最終目標(biāo)。直接目標(biāo)，就是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，融洽關(guān)系，消除或者減少矛盾，最終目標(biāo)，就是統(tǒng)一行動(dòng)，齊心協(xié)力，保障組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。協(xié)調(diào)目標(biāo)的制定必須明確、具體而又可行。協(xié)調(diào)環(huán)境——即協(xié)調(diào)活動(dòng)的內(nèi)外部條件也就是協(xié)調(diào)活動(dòng)的背景。10、秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？答：秘書(shū)協(xié)調(diào)的方法分為基本的協(xié)調(diào)方法和具體的協(xié)調(diào)方法?；镜膮f(xié)調(diào)方法有以下四種方法：a.行政方法——就是秘書(shū)人員依靠行政組織通過(guò)行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。行政方法具有較強(qiáng)的權(quán)威性、強(qiáng)制性和直接性，往往能收到令行禁止的效果。秘書(shū)的任務(wù)是傳達(dá)行政命令，并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。b.經(jīng)濟(jì)方法——就是秘書(shū)人員依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。如利用稅收、獎(jiǎng)金和罰款等手段，以及經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制等管理形式，使被協(xié)調(diào)者的行為與經(jīng)濟(jì)利益相聯(lián)系，從而促進(jìn)協(xié)調(diào)工作的成功。即能從經(jīng)濟(jì)利益上約束被協(xié)調(diào)的各方，以推動(dòng)矛盾的解決，達(dá)到和諧一致的目的。c.法律方法——就是秘書(shū)人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法和行政法等手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。這種方法由國(guó)家權(quán)利機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)制定并頒發(fā)的計(jì)劃法、統(tǒng)計(jì)法、計(jì)量法、經(jīng)濟(jì)合同法、企業(yè)法、稅法、土地法、水法、森林法和環(huán)境保護(hù)法，以及各行政法規(guī)等，來(lái)規(guī)范被協(xié)調(diào)者的行為，處理協(xié)調(diào)中的問(wèn)題。d.疏導(dǎo)方法——就是秘書(shū)人員依靠思想教育，運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。這種方法利用引導(dǎo)，即帶領(lǐng)被協(xié)調(diào)者向著協(xié)調(diào)目標(biāo)行動(dòng)；勸說(shuō)，即用啟發(fā)、忠告、說(shuō)理來(lái)說(shuō)服被協(xié)調(diào)者；激勵(lì)，即通過(guò)肯定、贊揚(yáng)、批評(píng)來(lái)滿足被協(xié)調(diào)者的某種需求。運(yùn)用疏導(dǎo)方法，要注意針對(duì)性，富有感染力，做到合情合理。除以上幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調(diào)方法，如聯(lián)席會(huì)議法，聯(lián)合行文法，現(xiàn)場(chǎng)辦公法，非正式溝通法，感情投資法，等等。國(guó)家秘密的等級(jí)是怎樣規(guī)定的？答：我國(guó)《保密法》根據(jù)國(guó)內(nèi)的實(shí)際，并參照國(guó)外的情況，將國(guó)家秘密的等級(jí)分為“絕密” 、 “機(jī)密” 、 “秘密”三級(jí)。 “絕密”是最重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭到損害。劃分國(guó)家秘密不同密級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，是國(guó)家秘密泄露后會(huì)使國(guó)家安全和利益遭受損害的程度。遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的是泄露“絕密” ；遭受嚴(yán)重的損害的是泄露“機(jī)密” ；遭受損害的是泄露“秘密” 。保密工作的方針是什么？答：我國(guó)《保密法》明確規(guī)定：“保守國(guó)家秘密的工作，實(shí)行積極防范，突出重點(diǎn)，既確保國(guó)家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針。 ”這一工作方針由三部分組成：積極防范——保密工作要把立足點(diǎn)放在預(yù)防上，以防為主，防患于未然，要積極地防范。突出重點(diǎn)——從秘密的層次上來(lái)說(shuō)，國(guó)家秘密是重點(diǎn)；從秘密的等級(jí)上來(lái)說(shuō)，絕密級(jí)是重點(diǎn)；從秘密的分布上來(lái)說(shuō)，國(guó)家秘密相對(duì)集中的地區(qū)和部門(mén)是重點(diǎn)；從涉密的人員上來(lái)說(shuō)，接觸國(guó)家秘密較多的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者和經(jīng)管國(guó)家秘密事項(xiàng)的專職人員是重點(diǎn)。既確保國(guó)家秘密，又便利各項(xiàng)工作——在保密工中，要正確處理保密與各項(xiàng)工作的關(guān)系。保密工作要結(jié)合各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行，不能孤立地強(qiáng)調(diào)保密。保密的特點(diǎn)是什么？答：由于保密與秘密在涵義上的差異，其特點(diǎn)有所不同。保密具有以下特點(diǎn)：（1）.封閉性——保密的封閉性是由秘密的隱蔽性決定的。任何類型的秘密，如果不人為地加以保守和保護(hù)，就會(huì)泄露出去，或.者被外人竊取。從情報(bào)學(xué)的角度看，秘密就是情報(bào)；保密就是對(duì)秘密情報(bào)加以封鎖，防止失密、泄密；保密工作，就是對(duì)自己內(nèi)部可能產(chǎn)生的失、泄密所采取的一系列防范措施。保密實(shí)踐表明，在保密范圍和保密期限內(nèi)，秘密被封閉的越嚴(yán)密，保密和保密工作就越有成效。（2）排他性——排他性是保密的另一個(gè)顯著特點(diǎn)。所謂排他性，就是對(duì)于不該知密的外部勢(shì)力，如敵對(duì)的的情報(bào)、間諜活動(dòng)，堅(jiān)決予以抵御與排斥。黨和國(guó)家設(shè)置的保密機(jī)關(guān)，立法和行政機(jī)關(guān)發(fā)布的保密法規(guī)，以及對(duì)失、泄密事件所采取的法律和行政措施等，就是保密的排他性在實(shí)際工作中的體現(xiàn)。（3）.利益性——從根本意義上講，保密就是為了保護(hù)某種利益，使之不受或少受損害。保密對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，是維護(hù)國(guó)家的安全和利益；保密對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，是維護(hù)單位的安全和利益。如果保密與利益無(wú)關(guān)，保密也就失去了意義。可以說(shuō)，維護(hù)某種利益是保密的基本出發(fā)點(diǎn)，也是保密的根本目的的之所在。正因?yàn)槿绱?，保密才受到世界各?guó)和各個(gè)行業(yè)的普遍重視。（4） ．相對(duì)性——保密的相對(duì)性，是指保密有一定的范圍和一定的時(shí)間。其具體表現(xiàn)是：任何保密都是有時(shí)間性，此一時(shí)保守的秘密事項(xiàng)，彼一時(shí)就可能成為公開(kāi)的信息；任何保密都有空間性，再絕密的事項(xiàng)，也有一定的知密范圍，哪怕是一兩個(gè)人；密與非密沒(méi)有固定不變的界限，超過(guò)了一定的界限，保密也就失去了價(jià)值.1.新時(shí)期對(duì)秘書(shū)職業(yè)道德提出了怎樣的要求？答：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)育和成熟，社會(huì)對(duì)秘書(shū)職業(yè)道德建設(shè)提出了更高的要求。第一，在政治上過(guò)得硬，要同黨中央保持一致；第二，要培養(yǎng)一個(gè)好的作風(fēng)，要深入實(shí)際，密切聯(lián)系群眾；要兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇；要講求效率，講求質(zhì)量；第三，對(duì)自己要嚴(yán)格要求，在廉政問(wèn)題上要以身作則，在辦公廳工作要有光榮感、責(zé)任感，不能有特殊感、優(yōu)越感；第四，要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，其中最重要的是要有很高的政治水平。在秘書(shū)的資格體系中，職業(yè)道德是最根本、最重要的構(gòu)成因素，它是知識(shí)、能力和心理等其他構(gòu)成因素的核心和靈魂。2.什么是知識(shí)，什么是能力？簡(jiǎn)述知識(shí)和能力之間的關(guān)系答：知識(shí)，是人們?cè)诟脑炜陀^世界的實(shí)踐活動(dòng)中所獲得的認(rèn)識(shí)成果。能力是指一個(gè)人掌握了知識(shí)并運(yùn)用知識(shí)解決問(wèn)題、完成本職工作的本領(lǐng)。知識(shí)與能力是兩個(gè)既相關(guān)聯(lián)系又相區(qū)別的概念。知識(shí)是對(duì)客觀世界級(jí)實(shí)踐活動(dòng)的概括反映，能力是調(diào)解行動(dòng)和活動(dòng)的相應(yīng)的心理過(guò)程的概括化的結(jié)果。知識(shí)與能力又是相互聯(lián)系和相互轉(zhuǎn)化的，知識(shí)是能力的前提基礎(chǔ)，過(guò)人