工廠采購管理制度.docx

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1、 采購管理制度第一節(jié) 采購驗收管理制度1目的：規(guī)范公司的物資采購流程，明確采購職責及分工，確保各項采購流程符合內(nèi)部管理制度的要求。2適用范圍：適用于公司所有采購過程的管理。3職責：3.1工廠副經(jīng)理負責采購計劃的申報工作。3.2工廠經(jīng)理負責采購計劃的審批工作。3.3總工負責采購的執(zhí)行工作。4工作流程：4.1辦公用品的采購及驗收：4.1.1辦公室負責辦公用品的采購工作。4.1.2辦公用品采用集中式采購，分別于每年4月和7月集中采購。4.1.3按規(guī)定的頻次要求，各部門在辦公室通知時間內(nèi)，將辦公用品采購申請，報送到辦公室進行匯總，提報申請，由工廠經(jīng)理申報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施采購。4.1.4采購物品到貨后

2、，由申請部門驗收合格后，庫管辦理入庫相關(guān)手續(xù)。4.2化玻、檢驗儀器的采購及驗收：4.2.1質(zhì)檢科主任負責化玻、檢驗儀器的采購工作。4.2.2化玻、檢驗儀器采用集中式采購，于每年6月集中采購一次。4.1.3每年6月份，由化驗室報批當年的檢驗儀器、化玻采購申請，經(jīng)工廠經(jīng)理審核公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施采購，到貨后由使用人進行驗收合格，采購人辦理入庫驗收相關(guān)手續(xù)。4.3食堂物資的采購及驗收：4.3.1食堂物資采購按需求進行計劃、采購、驗收。辦公室主任對食堂庫存情況進行驗證后，提報物資采購申請。4.3.2食堂管理員驗收合格后，辦理入庫驗收手續(xù)。4.3.3每月30日，辦公室統(tǒng)計匯總食堂當月物資及費用明細。4.4

3、低值易耗品的采購與驗收：4.4.1總工負責低值易耗品的采購工作。4.4.2各部門根據(jù)工作需求及費用預(yù)算安排，報送低值易耗品的采購需求，由工廠副經(jīng)理匯總申請后，提報工廠經(jīng)理審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，實施采購。4.4.3采購的低值易耗品到貨后，由申請采購部門進行驗收，保管根據(jù)批復(fù)的采購申請，辦理入庫、出庫手續(xù)后，由申請部門領(lǐng)用。4.5設(shè)備備品備件采購及驗收：4.5.1總工負責設(shè)備備品備件的采購工作。4.5.2根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的備品備件采購計劃，總工負責采購詢價、比價、合同評審、合同簽訂、資金申請等采購過程。4.5.3計劃外需臨時采購的備品備件，由使用部門提報采購計劃，經(jīng)工廠經(jīng)理審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準后。由

4、總工負責聯(lián)系采購事宜。4.5.4設(shè)備備品備件到貨后，由總工、保管、使用部門進行到貨驗收，驗收合格后，由保管辦理入庫出庫手續(xù)，申請部門或使用部門進行領(lǐng)用。5 相關(guān)記錄采購單采購材料比價表采購合同評審單第二節(jié) 采購管理辦法1目的加強采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟效益，特制定本辦法。2 適用范圍適用于公司所有物資或勞務(wù)的采購。3 職責3.1 工廠副經(jīng)理負責根據(jù)本年度的生產(chǎn)計劃、設(shè)備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設(shè)備的采購、設(shè)備檢修以及零星維修所用備品備件采購計劃。3.2 總工負責審核生產(chǎn)車間上報的采購計劃，并與庫存數(shù)量進行核查后，報經(jīng)工

5、廠經(jīng)理審核公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施采購。3.3 辦公室負責編制勞保用品、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。3.4 各物品、勞務(wù)需要部門根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向工廠副經(jīng)理提交申請，經(jīng)初審后交工廠領(lǐng)導(dǎo)審核公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.5 財務(wù)部負責日常采購的價格審查，工廠經(jīng)理負責采購的價格抽查。3.6 化驗室負責原材料、輔料的驗收；各使用崗位負責備品備件、設(shè)備、監(jiān)視和測量工具及維修等勞務(wù)的驗收。3.7 采購經(jīng)辦人負責索要發(fā)票、辦理結(jié)算，并對發(fā)票的真實性和合法性負責。4 采購流程4.1 物資采購的計劃、申請與審批。4.1.1 物料需求部門提前編制采購計劃，經(jīng)工廠副經(jīng)理核查，工廠經(jīng)理審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

6、4.1.2 編制采購計劃應(yīng)列明采購物品或勞務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、估計價值，交貨日期、用途等。4.2 采購比價4.2.1 采購人員在提交采購計劃或申請的同時，采購人應(yīng)對新采購物品提供至少3家以上的供應(yīng)商報價和聯(lián)系資料。4.2.2 價值在5千元以上的維修、服務(wù)等勞務(wù)、1萬元以上的單臺（套）設(shè)備的采購需召集三家以上的供應(yīng)商報價，進行比價；10萬元以上的必須采取招標方式采購。4.2.3 國家明碼標價壟斷經(jīng)營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業(yè)性服務(wù)收費不實行比價程序，物價審計只對采購物品或勞務(wù)的價格、收費標準、數(shù)量、質(zhì)量的真實性進行審查。4.3 采購實施及物資驗收4.3.1 工

7、廠的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由總工負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。4.3.2 使用部門根據(jù)工廠下達的原輔材料需用計劃結(jié)合庫存物資的數(shù)量編制采購計劃，報工廠經(jīng)理審核后，公司領(lǐng)導(dǎo)批準執(zhí)行。4.3.3 總工根據(jù)批準的采購計劃組織采購，除零星采購?fù)?，批量采購業(yè)務(wù)必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務(wù)部、使用者等相關(guān)部門進行會審，采購合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔、結(jié)算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有限期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準可以與供貨商簽訂調(diào)價協(xié)議，并報財務(wù)部備案。4.3.4 采購物質(zhì)運到工廠時，先由總工對照采購計劃，經(jīng)確認無誤后開具到貨通知單交檢驗員

8、或使用部門進行質(zhì)量檢驗，保管點數(shù)入庫并辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物質(zhì)不得辦理入庫。4.4 結(jié)算4.4.1 單次采購金額在1000元以上集中采購金額在2000元以上的采購項目必須索取增值稅專用發(fā)票，不能取得的，必須報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后價格按扣除增值稅后執(zhí)行。4.4.2 無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時均需由采購人填寫付款申請單，連同有關(guān)憑證報財務(wù)部會審，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，出納人員方可付款。4.4.3 財務(wù)部在對采購物資結(jié)算付款時，應(yīng)認真審核采購單采購合同采購計劃付款申請單入庫單發(fā)票到貨驗收單等有關(guān)單據(jù)，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財務(wù)部不得辦理相關(guān)手續(xù)。4

9、.4.4 財務(wù)部必須在接到經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準簽字的付款申請手續(xù)才能辦理付款，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。5采購物資分類5.1新改擴建項目采購分類類別說明 管理方式進口設(shè)備 公司成立項目招標小組，由項目招標小組制定招標實施方案，統(tǒng)一招標確定供應(yīng)商；簽訂合同，按清單進行驗收、安裝、調(diào)試、與供應(yīng)商共同驗收合格后投入使用、付款。國內(nèi)設(shè)備 公司成立項目招標小組，由項目招標小組制定國內(nèi)配套設(shè)備招標實施方案，組織相關(guān)技術(shù)人員成立招標小組（標準設(shè)備組、非標設(shè)備組、電氣組、鍋爐組、綜合組等），統(tǒng)一招標確定入圍供應(yīng)商名單并對入圍供應(yīng)商再次比價后簽定合同、驗收、安裝、

10、調(diào)試、付款。 基建工程公司成立項目招標小組，由項目招標小組統(tǒng)一招標確定招標代理單位和設(shè)計單位，設(shè)計單位提供圖紙后，招標代理單位進行招標確定施工單位，項目小組洽談確定價格后簽訂合同、監(jiān)督施工、驗收、付款。 安裝工程核定需要外部安裝的工程量，組織招標，確定安裝單位，簽定合同、監(jiān)督施工、驗收、付款。環(huán)保項目公司成立項目招標小組，由項目招標小組統(tǒng)一招標確定施工單位，簽訂合同、監(jiān)督施工、驗收、付款。 5.2 生產(chǎn)過程中日常采購分類類別說明 物資內(nèi)容 管理方式 原料 番茄原料番茄原料由原料科形成統(tǒng)一合同文本，與供應(yīng)商簽訂合同。 包裝物料 無菌袋、冷軋卷板、鋼桶、托盤、襯袋、噸箱、打包帶、紙墊、套袋、標簽、

11、蓬布 由質(zhì)檢科負責組織與供應(yīng)商洽談、招標，形成統(tǒng)一合同文本；與供應(yīng)商簽訂合同、驗收、保管、使用、付款，并組織合格供應(yīng)商評價。 生產(chǎn)設(shè)備及物資 設(shè)備、備品、備件、通用標準件、外協(xié)加工件、化工類、煤等2萬元以下臨時/緊急采購的國內(nèi)設(shè)備、備品、備件、外協(xié)加工件由總工確定供應(yīng)商，與供應(yīng)商洽談，簽定合同、驗收、保管、使用、付款。其他由公司領(lǐng)導(dǎo)負責組織與供應(yīng)商洽談、招標，確定入圍供應(yīng)商名單，總工形成統(tǒng)一合同文本，與供應(yīng)商再次定價簽訂合同并負責驗收、保管、使用、付款。并組織合格供應(yīng)商評價。 產(chǎn)品倉儲運輸公路、鐵路、海洋運輸及站臺/港口倉儲由公司領(lǐng)導(dǎo)與供應(yīng)商洽談、招標、統(tǒng)一合同文本，并負責供貨過程中的協(xié)調(diào)，簽

12、訂合同，付款。 其他除上述之外的物資及服務(wù)項目由實施單位自行組織采購、確定供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂合同、驗貨、保管、使用、付款。 5.3 辦公物資采購分類類別說明 物資內(nèi)容 管理方式 辦公用品 膠水、膠帶、大頭針、曲別針、橡皮、筆記本、復(fù)寫紙、園珠筆、訂書釘、簽字筆、白板筆、電池、打印紙、計算器、U盤等 辦公室統(tǒng)一議標確定合格供應(yīng)商，各部門上報購買需求，辦公室統(tǒng)一采購。 辦公家具 桌椅、書柜、書架、沙發(fā)、保險柜、床等 辦公室議標確定合格供應(yīng)商，各部門上報購買需求，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后由辦公室統(tǒng)一采購。 辦公設(shè)備 筆記本電腦、電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、投影儀、電話、電視、空調(diào)等 辦公印刷品信封、信紙

13、、紙袋、紙杯、記錄、文件等辦公室統(tǒng)一議標確定合格供應(yīng)商，各部門上報購買需求，辦公室統(tǒng)一采購。勞保用品工作服、工作鞋、毛巾、手套、洗衣粉等計算機耗材 硒鼓、色帶、墨粉等宣傳類 宣傳欄、標語牌、旗桿、旗幟等 辦公室確定供應(yīng)商，并實施采購 第三節(jié) 合同管理辦法1 目的為規(guī)范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護公司的合法權(quán)益，制定本制度。2 適用范圍本制度適用于公司、所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同等。3 職責3.1公司領(lǐng)導(dǎo)負責公司銷售、采購合同及其他合同的審批；3.

14、2工廠經(jīng)理負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：3.2.1 負責制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本；3.2.2負責對合同專用章、合同統(tǒng)一文本和管理；3.2.3 負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查；3.2.4 負責經(jīng)濟合同糾紛的處理；3.2.5 負責合同的檔案管理；3.2.6 負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。4 編號規(guī)則4.1采購合同編號由 4 組字符串組成DLSFQ - - - 。4.2 第 1 組 DLSFQ 為大羅素番茄的縮寫。4.3 第 2 組字符表示采購物資類別，具體按物資分類標準分為七大類的類別說明的拼音第一個字母縮小。新改擴建項目及辦公物資使用類別前兩個字拼音的第一個字母大寫，如

15、：安裝工程-AZ4.4 第 3 組字符表示簽訂合同的年份如：20154.5 第 4 組數(shù)字為合同序號，以三位數(shù)表示，按合同簽定順序排列，如 001，002。如：DLSFQ-YL-2015-001；表示大羅素工廠采購原料的合同，此合同是第一個合同。4.6 合同編號應(yīng)寫在合同文本的右上角，第二行為合同簽訂時間，第三行為合同簽定地點，方式如下：采購合同（字體為三號、黑體）。合同編號： XKFQ-YL-2015-001簽定日期：*年*月*日。簽定地點：（字體為宋體、五號、加粗）合同內(nèi)容：（字體為宋體、四號）5 合同的具體內(nèi)容51當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的

16、當事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。52合同標的：合同標的應(yīng)具有唯一性、準確性，買賣合同應(yīng)詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細的服務(wù)內(nèi)容及要求；對合同標的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。53數(shù)量：合同應(yīng)采用國家標準的計量單位，一般應(yīng)約定標的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等）。54質(zhì)量：有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應(yīng)約定所采用標準的代號；化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點。55價款或報酬：價款或者報酬應(yīng)在合同中明確，采用折

17、扣形式的應(yīng)約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價款或報酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。56履行期限、地點和方式履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式；合同履行地點應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級；買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志，如托運單、倉庫保管員簽單等。57合同的擔保合同中對方事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)擔保法的要求辦

18、理相關(guān)手續(xù)。58合同的解釋合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進行解釋。59保密條款對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。510合同聯(lián)系制度履行期限長的重大經(jīng)濟合同應(yīng)當約定合同雙方聯(lián)系制度。511違約責任根據(jù)合同法作適當約定，注意合同的公平性。512解決爭議的方式解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機構(gòu)的名稱，雙方對仲裁機構(gòu)不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構(gòu)。6 簽訂合同的工作程序61簽訂合同前，總工或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度對對方當事人的有關(guān)情況進行審查，

19、并復(fù)印或拍照對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。62采購合同，由主辦采購人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，由公司領(lǐng)導(dǎo)編寫合同編號并加蓋合同專用章。63法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當辦理批準登記手續(xù)的合同，合同成立后由工廠經(jīng)理依法及時辦理。7 合同的變更、解除7.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。7.2存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同7.2.1因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；7.2.2在履行期限屆滿之前

20、，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；7.2.3對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；7.2.4對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；7.2.5法律規(guī)定的其他情形。7.2.6變更或解除經(jīng)濟的，應(yīng)當采用書面形式（包括書信、電報）；7. 4變更或解除經(jīng)濟合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當辦理批準登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時辦理；8 合同的履行81公司及所屬公司應(yīng)當按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時督促對方當事人及時履行其義務(wù)。82在合同履行過程中，對本公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)對方確認。履行采購合同付款時應(yīng)由對

21、方當事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。83在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時書面上報公司綜合部處理，并報總經(jīng)理。8.3.1經(jīng)營狀況嚴重惡化；8.3.2轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；8.3.3喪失商業(yè)信譽；8.3.4有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形；84債權(quán)債務(wù)的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認；841 在常年合同特別是常年采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對帳，確認雙方債權(quán)債務(wù)；842 在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員

22、發(fā)生變動時，應(yīng)及時對帳，確認合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。9 經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟91合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決；92 合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報告工廠經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)，并擬定處理意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)決定。93公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報公司領(lǐng)導(dǎo)。10 合同的日常管理101工廠經(jīng)理全面負責公司的合同管理。102公司領(lǐng)導(dǎo)負責合同專用章的管理。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差，特殊情況，由公司領(lǐng)導(dǎo)批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應(yīng)及時向當?shù)毓矙C關(guān)報案，并登報聲明。103已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對帳單等資料，采購部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)自行保管好；重要資料應(yīng)將原件交公司財務(wù)部隨合同保管。104合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)工廠經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)確認后方可辦理有關(guān)手續(xù)。