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1、對物業(yè)管理公司內控的探討 摘要：自九十年代以來，我國房地產(chǎn)企業(yè)獲得了前所未有的迅猛發(fā)展。在這一背景下，物業(yè)管理公司應運而生。在其發(fā)展的近二十年時間里，物業(yè)管理公司處于逐漸完善之中。但是，就內部控制而言，依舊存在諸多亟待解決和規(guī)范的問題?；诖?，本文立足于物業(yè)管理公司，以內部控制為視角，進行相關探討與研究，希望有助于我國物業(yè)管理公司的未來發(fā)展。 關鍵詞：物業(yè)管理公司;內部控制;研究;規(guī)范 一、引言 物業(yè)管理公司是我國社會發(fā)展中，尤其是房地產(chǎn)企業(yè)迅猛發(fā)展中不可或缺的一種新興行業(yè)。自上世紀90年代至今，物業(yè)管理公司在我國的發(fā)展已達20余載。但是在內部管理與控制方面尚存在許多不甚完善之處，亟待規(guī)范。而
2、加強內部管控，有助于物業(yè)管理公司提高運營效率，同時在會計核算等財務管理方面也能更加安全與準確。 二、物業(yè)管理公司實施內部控制的必要性分析 (一)有助于物業(yè)管理公司的財務檢查與財務內控 實施內部控制，有助于物業(yè)管理公司進行財務檢查和財務內控。主要體現(xiàn)在：作為財務監(jiān)督的主要方式，財務檢查通過利用良好內控環(huán)境下的會計核算資料，檢查物業(yè)管理公司財務收支與各類經(jīng)濟活動是否有效、合理合法。而在物業(yè)管理公司良好的內控機制下，財務控制得以滲透到公司各個環(huán)節(jié)與部門，使之更全面。 (二)有助于物業(yè)管理公司及時做出財務計劃與財務預測 面對激烈的市場競爭與變化莫測的市場經(jīng)濟環(huán)境，物業(yè)管理公司需在自身發(fā)展中及時做好預測
3、與計劃，把握市場發(fā)展機遇，制定出可行的經(jīng)營目標。而良好的內部控制能夠幫助物業(yè)管理公司及時根據(jù)市場環(huán)境做出成本、利潤預測，以及對未來發(fā)展和資金運用做出可行性預算，為經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)。 (三)有助于物業(yè)管理公司進行資金管理 資金管理不僅是財務管理的核心，還是企業(yè)有效運營的關鍵。良好的內部控制機制，有助于物業(yè)管理公司進行資金管理。在內控機制的作用下，物業(yè)管理公司得以充分考慮資金的余缺情況，充分利用閑置資金，或者根據(jù)銀行利率的變動趨勢合理安排短、長期借款的結構比例。既能有效滿足物業(yè)管理公司的資金需求，又能降低資金使用成本。 三、物業(yè)管理公司實施內部控制的有效性分析 (一)在制度層面上物業(yè)管理公司內
4、控較為薄弱 目前，我國物業(yè)管理公司的內控機制相對薄弱，在制度上尚不健全。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，目前我國物業(yè)管理公司尚沒有較為全面完整的內部控制規(guī)范，使物業(yè)管理公司在內部管理上各有家法，無法實現(xiàn)縱向比較;第二，隨著市場環(huán)境的愈發(fā)健全，越來越多的物業(yè)管理公司開始逐漸重視內部控制。 但是，由于物業(yè)行業(yè)整個大環(huán)境內控機制的匱乏，造成物業(yè)管理公司在內部管理與控制，以及在財務管理中，都存在一定的不規(guī)范、待解決問題;第三，由于房地產(chǎn)市場的影響，我國物業(yè)管理公司的組建方式并不統(tǒng)一，導致在財務管理方面，有些物業(yè)管理公司實行主辦單位的行業(yè)財務會計制度，而有些物業(yè)公司則是依據(jù)自身特點與經(jīng)營需要，自行建立一系
5、列會計核算科目以及財務管理和內控制度。這種多模式化的內部控制形式，并不利于物業(yè)管理公司的未來發(fā)展與管理。 (二)物業(yè)管理公司的內部控制效率有待提高 目前，我國物業(yè)管理公司的內部控制依然停留在傳統(tǒng)手段，如人工操作。而隨著市場的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營環(huán)境日趨復雜，無論是其經(jīng)營內容還是信息處理工作量都非常大。倘若對其內部控制依舊采取傳統(tǒng)人工手段，不僅需要耗費大量人力物力，工作效率也得不到提升。而且，內部控制人員由于需要忙于核對、驗證各種數(shù)據(jù)，可能無暇根據(jù)行業(yè)環(huán)境和物業(yè)管理公司的發(fā)展需要及時作出預測和分析，從而影響了物業(yè)管理公司的未來發(fā)展。 另外，長期處于低效率，可能會造成物業(yè)管理公司的內控機制流于形式。
6、 (三)物業(yè)管理公司管理者及相關人員對內控重視不足 目前，我國物業(yè)管理公司的管理者及相關人員對內部控制的重視程度有待提高。而且，由于內控意識的匱乏，使物業(yè)管理公司的內控人員普遍素質較低，專業(yè)能力十分有限，甚至還存在在崗人員不具備崗位專業(yè)知識的情況。造成原因主要源于公司領導對內部控制的認識不足或者對內部控制的認識存在誤區(qū)。有些管理者認為內部控制從屬于財務管理，操作人員也應即為公司會計人員，根本不重視內部控制專業(yè)隊伍的建設。還有些物業(yè)管理公司在內控人員的安排上任人唯親，常常安排一些有關系但專業(yè)素質不高的人員擔任公司內部控制工作。而這些人員常常一味迎合領導，使內控機制形同虛設。其實，公司管理者及相關
7、操作者的態(tài)度往往決定著工作質量的好壞。而這種漠視態(tài)度不僅不利于物業(yè)管理公司的內部管理與控制，同時也不利于其未來發(fā)展與進步。 四、如何進一步加強物業(yè)管理公司的內部控制 (一)通過預算控制于事前做好內部控制 事前控制主要指預算控制，即物業(yè)管理公司發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，要將實際情況與預算目標相比較，倘若物業(yè)管理公司發(fā)生的業(yè)務事項與預算目標不相符，則應予以否決或者提請管理層進行決策。此外，要根據(jù)崗位職責賦予每名員工的操作權限，以于業(yè)務發(fā)生前便能有效落實每項經(jīng)濟業(yè)務的人員責任。進行事前控制，能有效提高物業(yè)管理公司內部控制的客觀性，同時還能克服在控制過程中的人情障礙。 (二)通過業(yè)務操作控制與會計內部控制于事中
8、做好內部控制 事中控制顧名思義，是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生過程中所進行的管理工作。根據(jù)西蒙(1978年諾貝爾經(jīng)濟學獎得主)的有限理性原則：倘若對過程進行良好的控制與管理，那么必能得到理性的結果?？梢娛轮锌刂频谋匾耘c重要性。事中控制主要通過以下兩種程序實施控制，即業(yè)務操作控制與會計內部控制。詳見表1。(三)通過核對檢查相關事項對規(guī)范的完成情況于事后做好內部控制 這種檢查核對主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，數(shù)據(jù)核對。將財務部門的數(shù)據(jù)記錄與業(yè)務部門的實際情況相核對，通過數(shù)據(jù)檢查其是否相符，此為內部數(shù)據(jù)核對。此外還可以利用外部數(shù)據(jù)核對。比如，利用銀行的電子對賬單，檢查物業(yè)管理公司實際收付的資金與銀行記錄是否相符。
9、其次，風險監(jiān)測。根據(jù)物業(yè)管理公司可能面臨的各種風險類型(比如經(jīng)營風險、籌資風險、市場風險等)，設計風險模型，并注意搜集實際風險數(shù)據(jù)，評估風險對公司的破壞程度，生成風險評估報告。再者，檢查公司前期計劃的完成情況。物業(yè)管理公司可以定期將實際績效與前期設定目標相比較，審核實際與計劃的偏頗程度，并設定未來發(fā)展或改進方向。 (四)建立健全物業(yè)管理公司的內部控制體系 建立健全物業(yè)管理公司內部控制體系要做好以下幾點：首先，建立內部審計部門，開展定期不定期的內部審計工作。通過公司內審，及時找出管理中的工作漏洞和崗位漏洞，盡快籌劃解決方案，查漏補缺。同時建立內控崗位責任制，明確各崗位的權力責任，對于內控工作不力
10、的部門和人員，內審部門要嚴格披露。其次，建立內部控制考評機制，對內控工作進行全程監(jiān)督，根據(jù)定期對內控監(jiān)督審查的結果，進行合理的獎懲，提高各部門參與內控管理的積極性。再者，對公司收費業(yè)務合理規(guī)范，制定一系列收費管理細則，要求物業(yè)收費標準及細則透明化。引用先進的收費軟件系統(tǒng)將計費、收費流程信息化，合理界定操作權限，核實收費業(yè)務進程，定期向業(yè)主公布。 (五)進行全面分析工作，防范公司潛在風險 物業(yè)公司通過收取物業(yè)管理費獲得運營資金。這部分資金除滿足正常的運營管理以外，公司還會開展一部分投資活動。投資必然存在風險。物業(yè)公司應建立財務分析小組，對投資項目進行全面的財務分析，將投資風險控制在公司可以承受的
11、范圍之內。同時，財務分析小組應隨時關注公司的資產(chǎn)負債水平，了解公司財務運轉狀況，科學判斷公司的經(jīng)營風險程度，保證運營資金的合理運作，為公司高層的正確決策提供可靠依據(jù)。另外，分析小組應與內審部門相互合作，及時查補公司財務制度中的漏洞，防范財務風險。 參考文獻： 許榮平，淺議物業(yè)公司的財務管理J. 中國商界(下半月)，2010,(06)。 林艷，周虹妤。物業(yè)公司財務管理淺析J. 企業(yè)科技與發(fā)展， 2010,(22)。 金俠鸞，王永。國內物業(yè)企業(yè)財務管理分析J. 熱帶農(nóng)業(yè)工程，2011,(01)。 武建偉，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)內控制度的設計J. 會計之友(中旬刊)，2008,(8)。 凌遜榮，淺議建立規(guī)范的物業(yè)公司會計制度J.上海會計，2011(5)。 林梅瓊，關于物業(yè)公司財務管理制度完善的思考J.經(jīng)營管理者，2009(18)。
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