詳談加強內(nèi)部控制管理 提高采購管理水平

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1、詳談加強內(nèi)部控制管理 進步采購管理程度 摘要:內(nèi)部控制管理作為企業(yè)自律和自我約束的一種管理手段和技術(shù),已在企業(yè)管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用,并且發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從認識、制度、程序、執(zhí)行四個層面,對如何通過建立和加強企業(yè)內(nèi)部控制管理工作,來進步物資采購工作的管理程度進展了闡述,并著重對采購工作的內(nèi)部控制管理程序進展了說明,以供大家研討。 關(guān)鍵詞:物資采購;管理;控制 內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重點工作任務(wù),是企業(yè)為了進步經(jīng)營管理效率、保證信息質(zhì)量真實可靠、保護資產(chǎn)平安完好、促進法律法規(guī)有效遵循、躲避消費經(jīng)營風險,由企業(yè)管理層及其員工共同施行的一個

2、管理過程。而物資采購環(huán)節(jié)又是企業(yè)施行內(nèi)部控制管理工作的重點,因為采購直接關(guān)系到消費的質(zhì)量,關(guān)系到企業(yè)的本錢和利潤,是企業(yè)實現(xiàn)低本錢,高效益的重要環(huán)節(jié)。那么,如何才能通過加強內(nèi)部控制管理工作的有效施行,來進步采購工作的管理程度呢? 筆者認為,要通過加強內(nèi)部控制管理工作的有效施行,來進步采購工作的管理程度要遵循四個方面的詳細要求,即:正確認識是前提、制度保障是根底、程序合理是重點、執(zhí)行有效是關(guān)鍵。只有做到這些,并結(jié)合各自企業(yè)實際,予以適當?shù)耐晟坪脱a充,才能真正到達通過加強內(nèi)部控制管理來進步企業(yè)采購管理程度的目的。 一、正確認識,是加強內(nèi)部控制管理,進步采購管理程度的前提。

3、 從企業(yè)管理層到詳細的采購業(yè)務(wù)部門每一名工作人員對采購內(nèi)部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內(nèi)部控制管理工作順利開展和獲得成效的前提。lOCAlHoST管理層要著眼于企業(yè)的科學開展,擅長從宏觀層面審視采購內(nèi)部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務(wù)部門的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從效勞于采購工作的內(nèi)部控制管理要求。也就是說,企業(yè)的一切管理工作,應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應(yīng)統(tǒng)馭在完善的內(nèi)部控制體系之下;企業(yè)的一切活動,都不能游離于內(nèi)部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理程度的需要。

4、 二、制度保障,是加強內(nèi)部控制管理,進步采購管理程度的根底。 建立完善的物資采購內(nèi)部控制管理制度,既是滿足進步采購管理程度的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理程度的需要;建立完善的內(nèi)部控制制度體系,通過內(nèi)部控制管理制度來標準和管理采購程序和標準,并開展定期的評價和維護,必將為采購管理程度的進步、確保資金的平安完好、有效抵御和控制經(jīng)營風險、實現(xiàn)經(jīng)營管理目的等幾個方面提供有力的保障。強化內(nèi)部控制管理制度的建立是進一步強化公司內(nèi)部經(jīng)營管理、全面提升管理程度的客觀要求;建立完善的內(nèi)部控制制度,可以使企業(yè)的經(jīng)營活動全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務(wù)工

5、作有章可循,有法可依,促進采購工作的標準運轉(zhuǎn)。 三、程序合理,是加強內(nèi)部控制管理,進步采購管理程度的重點。 內(nèi)部控制管理工作其本質(zhì)是強化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序就是進步采購管理程度的重點。包括采購方案方案的編制審定、供給商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務(wù)的分析與考核等管控節(jié)點。 (一)采購方案、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購預(yù)算,其一般管理控制程序為采購部門根據(jù)企業(yè)消費經(jīng)營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關(guān)部門平衡庫存后由物資管理

6、部門編制采購方案,經(jīng)財務(wù)管理部門審核后報采購主管指導(dǎo)審定。采購部門根據(jù)采購方案編制采購方案,采購方案應(yīng)明確采購的原那么、采購的渠道、供給商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負責人審核,是否明確采購物資的詳細數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。 (二)供給商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點,可以使企業(yè)的采購預(yù)算資金得到有效的使用,使企業(yè)經(jīng)營本錢降低,并直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營效益。其一般管理控制程序為采購部門應(yīng)根據(jù)審定的采購方案,通過招標、競爭性會談采購或詢價采購等方式確定供給商與采購價格。這一環(huán)節(jié)的管理控

7、制重點為采購是否經(jīng)過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應(yīng)集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。 (三)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以躲避采購風險,保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理,進步合同管理工作的標準化,降低合同簽訂風險;通過資質(zhì)信譽管理,建立供給商誠信檔案體系,降低了履約風險;通過合同風險點管理,強化合同履行的風險意識,減少合同履行風險;通過合同會簽管理,進步合同審批效率,標準業(yè)務(wù)流程;通過合同履行管理,加強經(jīng)營過程的控制才能,提升公司精細管理程度;通過合同統(tǒng)計分

8、析管理,進步公司經(jīng)營決策自我分析才能。這一環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的重點是檢查相關(guān)部門是否對合同進展審核,簽訂的合同是否送交財會、法律等相關(guān)監(jiān)管部門。 (四)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后,物資管理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進展檢驗清點,質(zhì)檢部門出具檢驗報告,倉儲部門根據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。 (五)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財會部門應(yīng)根據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提

9、出申請,填制付款申請單,附齊相關(guān)單據(jù),經(jīng)采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核,財會部門根據(jù)資金安排、使用方案、預(yù)付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù),采購款支付應(yīng)經(jīng)相 【1】【2】 關(guān)指導(dǎo)審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理重點是檢查財務(wù)入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的根據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關(guān)審批是否符合權(quán)限。 (六)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析〞環(huán)節(jié)上,企業(yè)采購部門應(yīng)會同有關(guān)部門定期對方案準確率、保證供給率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進展分析,并向企業(yè)有關(guān)會議報告;在“考核〞環(huán)節(jié)上,企業(yè)應(yīng)建立與采購相關(guān)的考核方法,定期對采購管理情況進

10、展考核 四、執(zhí)行有效,是加強內(nèi)部控制管理,進步采購管理程度的關(guān)鍵。 在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的根底上,是否可以有效執(zhí)行就是關(guān)鍵。一是可以通過拓寬監(jiān)視管理渠道,來保證內(nèi)部控制管理工作的施行,企業(yè)紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)視管理部門要實在發(fā)揮監(jiān)視的職能作用,對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)視向事前、事中的監(jiān)視進展轉(zhuǎn)變,并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)視的作用,催促和約束采購部門的工作效率和工作質(zhì)量,促進內(nèi)部控制管理的有效運行。另外,還可以通過制定內(nèi)部控制管理考核及其責任追究制度來強化執(zhí)行力,明確相關(guān)部門及員工在內(nèi)部控制管理工作中應(yīng)承當?shù)呢熑?加大員工內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度,對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進展責任追究,并視情節(jié)輕重予以通報、警告處分或給予必要的處分來增強了各級管理人員的內(nèi)部控制管理意識,以此來提升管理人員的業(yè)務(wù)程度和對內(nèi)部控制管理制度的履行意識。 綜上所述,通過加強內(nèi)部控制管理,來進步采購管理程度,是企業(yè)改革與開展的要求,是企業(yè)提升綜合市場競爭才能的要求,需要我們在工作理論中科學運用,不斷完善和提升。 參考資料 1、?中小企業(yè)內(nèi)部控制? 上海三聯(lián)書店樓德華 傅黎瑛/編著 2、?企業(yè)內(nèi)部控制管理操作手冊?中國財政經(jīng)濟出版社 【1】【2】