《公文寫(xiě)作與處理》PPT課件.ppt

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1、公文寫(xiě)作與處理,一、公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí),1.公文的含義。 2.公文處理工作的目標(biāo)，基本原則. 3.公文的組成部分及各要素。 4.常用公文的種類。 5.怎樣選擇和使用公文種類。 6.公文的語(yǔ)言要求有何特點(diǎn)。 7.公文使用數(shù)字應(yīng)注意什么？ 8.公文的行文規(guī)則。,1.公文的含義 公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位在實(shí)施管理、處理公務(wù)過(guò)程中形成的具有特定或法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，溝通信息，交流經(jīng)驗(yàn)和記錄情況的重要工具。 2.公文處理工作的目標(biāo) 公文處理工作的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。公文處理的每項(xiàng)程序、操作都要遵循一定的規(guī)則、

2、方式和要求，并以規(guī)章制度的形式固定下來(lái)，加以貫徹執(zhí)行。 公文處理工作的基本原則是實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效、集中統(tǒng)一；基本要求是及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。 3.公文的組成部分及各要素 公司內(nèi)部各單位報(bào)公司及車間報(bào)公司各部門(mén)的上行文和各單位相互發(fā)送的平行文，一般包括眉首、主體、版記三部分，由8要素組成，根據(jù)不同文種和實(shí)際 際情況，有的要素可以省略。8有素如下：,5,文 頭/眉 首,正文/主體,文尾/版記,正文/主體,紅色反線,公文的組成部分：眉首、主體、版記,3.公文組成的8要素 標(biāo)題：一般由發(fā)文單位、內(nèi)容和文種組成。 主送單位：公文的受理、辦理單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范 化簡(jiǎn)稱。如 “公司各相關(guān)單位”，主送

3、只是部分單位 “公司所屬各單位”，主送全部單位。 “請(qǐng)示”的主送單位只有一個(gè)，即“一文一請(qǐng)示”。 正文：公文的主體部分，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容。 附件：公文如有附件應(yīng)在正文之后，成文之前注明附件的順序和名稱。 成文日期：以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，發(fā)文日期以中文數(shù)字標(biāo)在正文右下方。 印章：公文除會(huì)議紀(jì)要外，必須加蓋發(fā)文印章。 抄送單位：除主送單位外，其它需要了解公文內(nèi)容的上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬的單位用抄送。 簽發(fā)人：公司內(nèi)部上行公文（請(qǐng)示、報(bào)告）和平行文應(yīng)在蓋章頁(yè)由單位擬文人簽名，負(fù)責(zé)人簽發(fā)，必要時(shí)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。,正文要素 公文標(biāo)題、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等。,公文標(biāo)題 組成：

4、發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種 位置：間隔線下方適中位置 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)！,主送單位 上行文只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)；請(qǐng)示、批復(fù)、函只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)；公布性公文常常不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。,標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字,8,附件： 是公文正文補(bǔ)充，與正文具有同等效力。,附件位置：正文下空1行，左空2字 標(biāo)識(shí)“附件”,附件寫(xiě)法： 附件：1. 附件：2. 名稱后不加標(biāo)點(diǎn),附件名稱在日期之上，內(nèi)容在日期之下。,成文時(shí)間： 指公文生效的法定時(shí)間。公文成文日期為負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽收機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。,蓋章要求： 上不壓正文，騎年蓋月，不得出現(xiàn)空

5、白印章。,落款：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，只標(biāo)識(shí)成文日期。聯(lián)合行文要標(biāo)注。,印章,9,抄送單位： 指需要了解公文內(nèi)容但不負(fù)責(zé)處理和執(zhí)行的機(jī)關(guān)。,抄送單位位置： 主題詞下1行，左空1字 標(biāo)識(shí)“抄送”。最后一個(gè)用句號(hào)。,版記包括： 主題詞、抄送、印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間、版記中的反線、版記的位置等要素,主題詞 主題詞指經(jīng)過(guò)規(guī)范處理的用來(lái)標(biāo)引中心內(nèi)容的詞語(yǔ)。 位置：抄送機(jī)關(guān)上方。 要求：3-5個(gè)，不超過(guò)7個(gè)。 順序：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，然后是文種。,主題詞下， “抄送”機(jī)關(guān)之上可以標(biāo)注 “主送單位”,印發(fā)單位一般是機(jī)關(guān)的中樞辦公部門(mén)。印發(fā)時(shí)間 后者指該公文送印或發(fā)出時(shí)間。,4.公文

6、的分類,通用公文和專用公文兩類； 對(duì)外公開(kāi)、限國(guó)內(nèi)公開(kāi)、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密； 上行文、下行文、平行文三類； 規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請(qǐng)性、商洽性、證明性文件等; 平件、急件、特急件三類； 收文、發(fā)文。,如照會(huì)、備忘錄、條約；起訴書(shū)、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)等,指最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。30年認(rèn)定,指重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。20年左右認(rèn)定。,指一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。10年左右認(rèn)定。,請(qǐng)示、報(bào)告,批復(fù)、指示,如：函,4.常用公文的種類 企事業(yè)單位常用公文的種類有：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、

7、批復(fù)、函、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等 平行文有：函 、工作聯(lián)絡(luò)票 上行文有：報(bào)告、請(qǐng)示 下行文有：決定、批復(fù) 報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別 ： 行文功能不同-報(bào)告主要是匯報(bào)情況、反映問(wèn)題；請(qǐng)示則 主要是請(qǐng)求批示、指示和解決問(wèn)題。處理 方式不同。 報(bào)告屬閱件，可不回復(fù)；請(qǐng) 示則屬辦件，需要辦理、批復(fù)。 時(shí)間要求不同-請(qǐng)示應(yīng)在事前行文，即所謂事前請(qǐng)示；報(bào) 告一般是報(bào)告辦理結(jié)果或有關(guān)情況，即所,謂事后報(bào)告。,“通知”大都要求貫徹執(zhí)行，適用范圍廣于“通報(bào)”，周的事項(xiàng)是具體的，具有一定的約束l力；“通報(bào)”重在對(duì)重要精神、重要情況、表彰先進(jìn)和批評(píng)錯(cuò)誤等情況的傳達(dá)，以使有關(guān)單位和人員知曉，一般起到引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)教育和溝通情況的

8、作用，有表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)、等種類,“通知”和“通報(bào)”的區(qū)別：,會(huì)議紀(jì)要。主要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況。,5.怎樣選擇和使用公文種類 （1）.根據(jù)行文目的確定公文種類。 （2）.根據(jù)行文關(guān)系確定公文種類。 受文單位是上級(jí)的，應(yīng)選用請(qǐng)示、報(bào)告等上行文種； 受文單位是下級(jí)的，應(yīng)選用通知、批復(fù)等下行文種； 向不相隸屬單位行文應(yīng)使用函等平行文種。 會(huì)議紀(jì)要和意見(jiàn)在上行、下行和平行文種中皆可使用。 (3）.根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文種類。,6.公文的語(yǔ)言要求有何特點(diǎn) （1）.表述明確。用詞準(zhǔn)確、造句合乎語(yǔ)言規(guī)范 （2）.表意準(zhǔn)確。根據(jù)不同的語(yǔ)言環(huán)境，正確使用詞語(yǔ)，是表述恰當(dāng)準(zhǔn)確。 精確詞語(yǔ)：同意、不同意

9、、不得； 模糊詞語(yǔ)：近期、大多數(shù)、原則同意 （3）.語(yǔ)言平實(shí)。在表達(dá)上多用敘述、說(shuō)明等方式， 一般不采用描寫(xiě)、抒情，語(yǔ)言要淺顯易懂 （4）.用語(yǔ)得體。根據(jù)行文關(guān)系和文體特點(diǎn)把握好分寸。 行文關(guān)系：上行文用語(yǔ)-尊重 平行文用語(yǔ)-謙和 下行文用語(yǔ)-明確、嚴(yán)格 文體特點(diǎn)：報(bào)告一般用敘述性文體 請(qǐng)示一般用說(shuō)明性文體 （5）.用詞莊重。要使用規(guī)范化的書(shū)面語(yǔ)。,7.公文中使用數(shù)字應(yīng)注意什么? （1）.公文中使用數(shù)字，要實(shí)事求是，準(zhǔn)確無(wú)誤； 數(shù)字來(lái)源應(yīng)可靠、權(quán)威；統(tǒng)計(jì)口徑應(yīng)統(tǒng)一，具有可比性。 （2）.公文中的數(shù)字除按要求必須使用漢字外，其余用阿拉伯?dāng)?shù)字，書(shū)寫(xiě)要得體，準(zhǔn)確。 （3）.公文中使用漢字的情況有：

10、成文日期（行政單位公文） 部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，如第一層為一、第二層為。 數(shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組等，以及鄰近兩個(gè)數(shù)字并列連用用以表示概數(shù)。如三四天，十之八九。 整數(shù)一到十，如果不是計(jì)量和統(tǒng)計(jì)數(shù)字，在文字中表達(dá)常用漢字。如：一文一事。,（4）公文中使用阿拉伯?dāng)?shù)字的情況有： 黨機(jī)關(guān)公文的成文日期。 印發(fā)日期、附件說(shuō)明的附件序號(hào)。 計(jì)量和統(tǒng)計(jì)數(shù)字。 表示時(shí)間，如年份、時(shí)間等。 8.公文的行文規(guī)則 公司文件的發(fā)文辦理流程： 注意事項(xiàng)：正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù) 第一層為“一”，第二層為“” 第三層為“1”，第四層為“”,文件起草,領(lǐng)導(dǎo)簽批,校對(duì),歸檔備案,打印,正式文件打印,登記簽發(fā),公司文件的收文辦理流程

11、：,外來(lái)文件,綜合辦公室 收文登記,填寫(xiě)文件處理單,擬辦,領(lǐng)導(dǎo)簽批,交綜合辦公室擬辦,填寫(xiě)文件 處理單,呈報(bào)內(nèi)部文件,各單位,文件傳遞,領(lǐng)導(dǎo)簽批,二、公文寫(xiě)作的常見(jiàn)問(wèn)題,1.語(yǔ)言文字應(yīng)用不規(guī)范。 2.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范。 3.標(biāo)題擬寫(xiě)不規(guī)范。 4.引文不規(guī)范。 5.表述不規(guī)范。,三、常用公文模板參考及分析,1.通知參考模板。 2.通報(bào)參考模板。 3.報(bào)告參考模板。,四、新聞寫(xiě)作知識(shí),新聞結(jié)構(gòu)標(biāo)題、導(dǎo)語(yǔ)、主體、背景、結(jié)語(yǔ) 新聞六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、(事件的) 起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果。 換一種說(shuō)法就是人物、時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、原因、結(jié)果。如果把這六要素串起來(lái)，概括成一句話，就是一句通俗易懂的句子：某人

12、某時(shí)在某地做了某事出現(xiàn)了某種結(jié)果。一篇新聞報(bào)道，無(wú)論是消息，還是通訊、特寫(xiě)，一般都包含這些因素。 1.消息。 2.通訊（新聞通訊、人物通訊）。,消息的特點(diǎn) 、短小精練：這是新聞寫(xiě)作的基本要求。便于迅速 及時(shí)的報(bào)道新聞事實(shí)，也便于閱讀。 、語(yǔ)言生動(dòng)簡(jiǎn)潔：消息的語(yǔ)言只有生動(dòng)、簡(jiǎn)潔，才能吸引者。 、“倒金字塔”結(jié)構(gòu)：消息的寫(xiě)作是將最重要、最新鮮的事實(shí)寫(xiě)在新聞的最前面，按事實(shí)重要性程度和讀者關(guān)注的程度先主后次的安排，內(nèi)容越是重要的，讀者越是感興趣的，越要往前安排，然后依次遞減。這在新聞寫(xiě)作中稱為“倒金字塔”結(jié)構(gòu)。,常見(jiàn)通訊簡(jiǎn)介 （1）人物通訊 （2）事件通訊：事件通訊，就是報(bào)道典型的、有普遍教育作用的新聞事件。寫(xiě)事當(dāng)然離不開(kāi)事件有關(guān)的人，但它不像人物通訊那樣著力刻劃人，而是以事件為中心，在事件的總畫(huà)面中，為了寫(xiě)好事來(lái)寫(xiě)人 （3）工作通訊：工作通訊，就是反映總結(jié)實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，或者探討有爭(zhēng)議的亟待解決的問(wèn)題的報(bào)道。它的主要特點(diǎn)有：一是把介紹工作經(jīng)驗(yàn)和分析問(wèn)題作為主旨；二是憑借事實(shí)，深入分析。,謝謝！,THANK YOU,