《辦公用品管理》PPT課件.ppt

辦公用品管理,學習目標,能夠購買或租用辦公設備以及消耗品。 能夠知曉辦公用品及設備的采購程序和步驟。 能夠實施辦公資源的保管、發(fā)放和利用。 能夠實施辦公設備和辦公用品的庫存監(jiān)管。,某公司的秘書小張，負責辦公室辦公用品和辦公設備的管理。公司近日要采購一批辦公用品，采購單上列有如下用品：貨架2個，儲藏文件夾2個，打印紙5箱，打印墨盒15個，信封300個，記事本200本，稿紙300本，鉛筆、油筆、簽字筆各10盒，大頭針、曲別針各40盒，訂書器10個，碎紙機2臺，備忘錄100個，紙簍20個。 訓練（1）寫出采購以上商品的程序。 訓練（2）如何辦理進貨入庫手續(xù)？,技能訓練,任務情景,小張到行政部就職已有一段時間了，部門經理想好好培養(yǎng)他。于是試著讓他負責辦公設備和辦公用品的采購、保管和分發(fā)，同時又交給他一份采購清單，讓他本周之內務必備齊清單上的物品。還特意囑咐他查看一下庫存的辦公用品是否缺乏，是否需要補充一些。第一次接到這樣的工作，小張不知道去哪采購、采購多少、怎么采購。 思考：辦公室資源采購程序如何？要遵守哪些基本原則？,一、辦公用品的種類,（1）紙簿類：復印紙，復寫紙，標簽紙，筆記本，普通白紙，帶單位抬頭的用紙 （2）筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種尺子、修正液 （3）裝訂類：大頭針、打空機、剪刀、訂書機 （4）歸檔用品：文件夾，檔案袋 辦公設備專用易耗品：復印機用墨盒，計算機磁盤 辦公設備桌椅、櫥柜類、器械、設備類：辦公桌椅、計算機桌椅、會議桌椅、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復印、照相機、空調、電扇等,二、辦公用品的購買或租用,一、辦公用品的購買程序,（1）由需要購買貨物的人填寫公司內部的購買申請表并簽字，說明需要貨物的理由和細節(jié)，經過部門領導批準后批準后交給采購人員。 （2）由采購人員向供應商發(fā)出購買需求，各供應商返回對應的報價單或估價單，經過采購人員比較、篩選。 （3）填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細情況，發(fā)送給選定的供應商，該訂購單需要被授權人即公司高級主管簽字批準，同時要復制一份給會計部門，表示開始購貨，準備付款。 （4）當收到供應商的貨物后，要對照供應商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質量應當符合要求，講簽收后的交貨單送會計部門 （5）采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫 （6）會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單、訂購單，三單數(shù)字應當相符，經財會主管簽字批準，支付款額。,采購過程中的各類函件與表格,(見教材P20),采購過程中的各類函件與表格,采購過程中的各類函件與表格,辦公設備和易耗品的訂購方式 (1)電話訂購。大多數(shù)的日常辦公用品都通過電話從供應商處訂購。 (2)傳真訂購。有些設備和辦公易耗品的訂購，需給供應商發(fā)傳真，詳細列出訂購貨物名稱、數(shù)量、類型、送貨時間等細節(jié)，供應商在接到傳真后，會按要求送貨上門。 (3)填寫訂購單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購單，在訂購時需將訂購單值寫好，郵寄或傳真給供應商，供應商根據(jù)要求送貨上門。 (4)因特網(wǎng)服務。訪問因特網(wǎng)可得到電子商務服務，如網(wǎng)上廣告、網(wǎng)上商店、電子貿易、電子銀行、電子貨幣等，通過網(wǎng)上購物也可實現(xiàn)辦公用品和耗材的采購。,采購人員對供應商進行比較篩選,提供的價格和費用 質量和交貨 售后服務 安全可靠性,任務實施 (1)上網(wǎng)或致電了解辦公用品供應公司是否擁有需要的采購產品，并查看相關價格；撰寫詢價函并向對方公司發(fā)出。 (2)得到對方公司的報價函后，與市場價格和以前購買的相同產品的價格進行比較，確保價格的合理性；撰寫采購申請，連同對方公司的報價函一起上交給購物部門負責人，審核批準采購申請。 (3)得到購物部門負責人的批準后，到財務部門進行財務審批，得到同意的簽署意見后，拿給總經理審批；得到總經理的簽署意見后，按照購置物品程序向對方公司發(fā)出訂購單。 (4)做好驗收工作，根據(jù)逐級批準的購置單驗收已購物品，二者相符后，填寫收貨單，確認無誤后簽字，最后索要票據(jù)和審核票據(jù)。 (5)收藏好票據(jù)，并將物品逐一登記入庫，以便保管和領用。,任務情景,小張是公司的辦公室秘書，管理著辦公用品的采購、保管和分發(fā)。長期以來，公司辦公用品的管理一直處于無序狀態(tài)，辦公用品管理比較模糊，漏洞比較大，完全不正規(guī)，差什么就去采購什么，沒有一個大的計劃。發(fā)放就更不用說了，哪個部門缺少什么派個人就來領，也不用辦理什么領取手續(xù)。一年下來，統(tǒng)計辦公用品的消耗或費用根本無法準確清晰地反映出來，領導要求嚴格整頓辦公室物品的管理，建立健全規(guī)范的辦公用品、辦公設備的管理制度。 思考：小張接下來應該如何做？,三、辦公用品的接收,(1)先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。 (2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應立即通知采購部門聯(lián)系供應商。 (3)接收數(shù)量的出入也應通知采購部門，以按真實數(shù)量支付貨款。 (4)接收的每一類貨物的詳情，應輸入到辦公用品庫存卡的接收項中。 (5)接收后，要及時更新庫存余額。 (6)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。 (7)訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。,四、辦公用品的保管,（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失。 （2）各類物品要清楚地貼標簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品 （3）新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這可保證物品不會因過期而不得不銷毀 （4）體積大、分量重的物品應放置在最下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故危險的可能 （5）小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應放在較大物品的前面，以防止被較大的物品擋住，不易見到和領取 （6）儲藏間要有良好的通風，房間保持干燥。 （7）儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到,五、辦公用品的發(fā)放,（1）指定專人發(fā)放 （2）按照公司規(guī)定的發(fā)放時間發(fā)放 （3）緊急需要物品時，要經過有關領導批準給予發(fā)放 （4）必須填寫物品申請表，并由領導簽字批準 （5）物品申請表重的申請表編號、申請部門、物品名稱、數(shù)量、發(fā)放人簽字、領取人簽字、領導簽字、日期等要填寫清楚 （6）清點核實所發(fā)放的辦公用品 （7）提醒使用人注意節(jié)約，杜絕浪費,庫存物品分類記錄表,物品申領表,任務情景,小張負責公司A4文件紙張的購買，企業(yè)已經確定該種紙張的最大庫存量為100令，最小庫存量為15令，再定貨量為25令。 思考：小張應該在這種紙張剩下多少的時候就組織訂購新貨？這種文件紙張庫存還剩多少時就會出現(xiàn)供不應求的現(xiàn)象，會影響企業(yè)的正常運轉？,六、辦公用品的庫存控制,最大庫存量。這是一項物品應存儲的最大數(shù)量，這個數(shù)字的確定是由存儲費用、存儲空間及物品的保存期限所決定的。 最小庫存量。當庫存余額達到最小庫存量時，就必須采取緊急行動檢查是否已經定貨，并與供應商聯(lián)系，確定可以接受的交貨時間。 再定貨量。這個數(shù)字是由物品的平均使用量、物品交貨的時間長短來確定的，當庫存余額與再定貨量接近時，就意味著必須訂購新的貨物來使貨物的余額達到最大庫存量，以保證業(yè)務的正常運行。,庫存控制的優(yōu)點 (1)大量的資金不被不必要的庫存占用。 (2)空間不被用來存儲不必要的貨物。 (3)能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。 (4)避免物品被破壞或因過期而作廢。 (5)保持充足的庫存，以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。 (6)可利用準確的庫存進行估價。,七、辦公用品的庫存監(jiān)督,檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況，其目的是防止物品的過度使用，這種庫存監(jiān)督可能每2個月1次。 定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定貨量，其目的是了解公司發(fā)展變化后，在使用方式改變的情況下是否需要重新調整這些量；也通過監(jiān)督處理那些過期的和多余的物品。這種監(jiān)督通常1年檢查2次 檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜；準確計算庫存價值；剔除那些從未使用的物品；發(fā)現(xiàn)和糾正庫存記錄的不正確填寫。這種監(jiān)督通常有規(guī)定的時間間隔，例如1年4次。,八、建立庫存目錄,(1)庫存目錄系列序號。 (2)財產描述。 (3)財產消耗。 (4)供應商名稱。 (5)接收日期。 (6)存放位置。,要學會填寫庫存記錄卡,原材料庫存月報表,年 月 日,庫存物品分類記錄表,編號： 類別；辦公文具 第23頁,九、辦公設備建檔,1.對日常用品、辦公用品、辦公家具、各類設備的數(shù)量、現(xiàn)狀和使用情況調查的清清楚楚，然后進行分類建檔。包括名稱、制造商、購買時間、放置地點等 2.設備的操作、保修和維護信息 3.設備的故障排除和零部件更換信息，發(fā)生故障的日期，情況，報告人等 4.設備的使用情況登記。,任務實施 通過庫存知識的學習，我們可以知道小張采購A4文件紙張的一次進貨量最多不能超過庫存數(shù)量100令，超過了會造成浪費。而當庫存中A4文件紙數(shù)量達到25令時候，小張就要組織再次訂購新貨了。如果A4文件紙數(shù)量少于15令時小張還沒有去購買這種紙，那就是小張的失職了。,班級要舉行元旦聯(lián)歡晚會，你作為采購組成員負責晚會使用物品的采購。你打算從哪幾個方面做好這件事？,技能訓練,秘書小張負責公司辦公設備和辦公用品的庫存管理。由于他的記憶力特別好，每次進貨時，他都能夠很快記住所進貨物的規(guī)格和質量，因此他從不做用品登記。一天下午，他的好友小劉拿著公司營銷部的取貨單前來取貨，小張因為當時有事，就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來時，小劉已經取走了貨物。小張既沒有看取貨單，也沒有清點貨物，下班時關上門就走了。到了月底清點庫存時，發(fā)現(xiàn)少了很多用品，小張也說不明白這些用品的去處。 分析討論：說說秘書小張在對辦公設備和辦公用品的庫存管理中的不當之處，并討論如果你是小張，應在哪些方面進行改進？,案例分析,你馬上要休年假了，時間是15天，領導已經批準了你的休假請求，從這個周末你就可以不用來公司上班了。作為辦公室的秘書，要負責辦公用品和辦公設備的采購和分發(fā)，為了保證在你休假期間工作人員的辦公用品不會缺乏，你休假前應該做些什么？,案例分析,2008年9月8日星期一上午8：30，寧波市慈銘健康集體有限公司銷售部銷售員張海要領取復印紙兩包、圓珠筆7支，文件夾4個，他該如何領用呢？,技能訓練,謝謝！,