《售后服務管理制度》

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1 售后服務管理制度 序 言 以客戶為中心 貫徹客戶第一理念 建立客戶服務管理規(guī)劃 建立客戶信息庫 加強客戶資信控制 維護客戶良好關系 網(wǎng)絡建 設客戶服務等工作流程 程序 標準 方法 細節(jié) 制度 表單 售后服務肩負著企業(yè)形象建設的重任 影響消費者對企業(yè)形象形成 的主要因素有 產(chǎn)品使用性能及廠商的服務質量 企業(yè)窗口部門的 工作質量及外觀形象 企業(yè)的實力及企業(yè)的社會口碑 因此企業(yè)建 設主要有 售后服務企業(yè)外觀形象建設 公共關系 提高以質量保 修 核心的全部售后服務內容的工作質量等 目 的 售后體系的建設要確定企業(yè)售后服務目標 以較低的費用獲得 讓顧客滿意的效果和保障 減少和杜絕索賠 減化過程環(huán)節(jié) 縮短 維修時間 提高工作效益 售后服務體系內容不僅僅是投訴處理 產(chǎn)品維修 退換和保養(yǎng)等 它還涉及信息反饋 售后服務網(wǎng)絡的建 設和維護等多項內容 售后體系建設對前臺反應的質量問題能夠及 時解決 處理 對返修的機器及時做出判定 分析 處理 在短時 間內給出返修結果 2 目 錄 一 售后服務的工作流程 二 售后服務的人員編制 三 售后服務人員的工作職責 四 售后服務管理制度 五 顧客抱怨和投訴處理服務 八 質量問題產(chǎn)品費用承擔 九 產(chǎn)品質量標準及鑒定方法 3 一 售后服務工作流程 返修機器檢查拆包 登記并與客戶確認 通知售后維修人員進行 維修 將維修好的機器按要求 時間進行老化測試 測試 登記相關記 錄安排回寄 并 回訪客戶 二 售后服務人員編制 維修人員 售后服務部 林林 客服專員 客服專員 3 人 維修人員 1 人 4 三 售后服務人員工作職責 一 客服專員 1 接聽客戶來電 詳細了解客戶反饋問題 并做好記錄 2 通過電話解答一般性或操作方面的問題 需維修的產(chǎn)品要告知客戶售后維 修地址 電話 聯(lián)系人 3 收到客戶寄來的維修產(chǎn)品 先開包驗貨 檢查產(chǎn)品外觀是否完好 如有損 壞需及時電話通知到客戶 確認損壞原因 4 將客戶姓名 電話 地址 產(chǎn)品型號及產(chǎn)品相關信息登記在售后維修記錄 表和售后系統(tǒng)中 保障售后系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確 清晰 及數(shù)據(jù)的保密性 5 要與各客戶溝通落實寄貨方式和運輸方式 以最低成本達到最終目的 6 測試產(chǎn)品 確定產(chǎn)品的故障后送往維修部 將維修產(chǎn)品放置維修部待修區(qū) 域 7 測試人員前往待測試區(qū)域取回維修好的產(chǎn)品進行測試 確保產(chǎn)品故障消除 產(chǎn)品功能正常 8 測試好的產(chǎn)品 包裝好以快遞的形式寄回客戶 若有需要 可以電話通知 客戶產(chǎn)品已寄出 告知客戶快遞單號以備查詢 9 定期回訪客戶 了解機器狀態(tài)及客戶需求 二 維修 1 對客戶退回的產(chǎn)品數(shù)量進行核對 按各區(qū)域劃分已維修和未維修產(chǎn)品 保 障整月退貨的數(shù)據(jù)清晰 準確 2 維修部按先進先出的原則 在三天內將產(chǎn)品維修完畢 修好的產(chǎn)品放置待 試區(qū)域 若三天內不能修復的產(chǎn)品 只要外觀完好 可以申請更換同型號 新產(chǎn)品 3 保外產(chǎn)品 由維修部確認故障和費用 售后專員聯(lián)系客戶 為客戶報價 若客戶同意維修 請先付費再維修 不愿維修的 將產(chǎn)品寄還給客戶 4 每月將配件的質量問題 數(shù)據(jù)報上級審批后進行對當月的報費品處理 5 每月總結當月存在質量問題的報表及各供應商的評估 并根據(jù)出現(xiàn)的質量 問題需采取哪些預防措施 提供至品質部 6 按時完成上級主管臨時交辦的任務 7 在工作中如有出現(xiàn)異?，F(xiàn)象應及時反饋 上報 5 四 售后服務管理制度 一 售后服務的標準及要求 1 售后服務人員必須樹立用戶滿意是檢驗服務工作標準的理念 要竭盡全力 為客戶服務 覺不允許頂撞客戶和與客戶發(fā)生口角 2 在服務中積極 熱情 耐心的解答用戶提出的各種問題 傳授維修保養(yǎng)常 識 用戶問題無法解答時 應耐心解釋 并及時報告公司領導協(xié)助解決 3 售后服務部的電話不能無人值守 電話鈴響三聲必須有人接聽 否則 將 是售后服務部員工的失職 公司對此情況做出一定處罰 放假期間必須將 電話呼叫轉移到手機上面 4 售后服務人員手機不得無故停機 關機 節(jié)假日也不例外 使用電話應注 意禮節(jié) 語言簡明扼要 接電話先問好 您好 瑞致達售后 有什么可以 幫您 必須將錄音軟件打開 5 售后員工都要做到接電話時禮貌用語 無論客戶的態(tài)度如何 售后員工都 不能用過激的言語對待客戶 因為每位員工與客戶打交道時代表的是整個 公司 要時刻維護公司在客戶心中的良好形象 6 若有客戶對售后服務部員工服務態(tài)度的投訴 有損公司整體形象的現(xiàn)象發(fā) 生 公司在調查屬實的情況下 做出通報或開除的決定 并對公司產(chǎn)生的 負面影響情況的嚴重性對該員工實施一定數(shù)額的罰款 7 顧客的投訴屬非質量問題時 售后人員必須將信息及時上報公司并記錄 對于客戶的每一個電話售后人員都不得隨便應付 售后部是一個對外的窗 口 體現(xiàn)的是公司的形象 8 服務人員對產(chǎn)品發(fā)生的故障 要判斷準確 及時修復 不允許同一問題重 復修理的情況 9 錄入的信息一定要準確 完整 不允許因個人原因 導致數(shù)據(jù)丟失 對日 后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)造成影響 10 售后人員如果發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的設計缺陷 或者遇到不能處理好的售后機器 必 須及時向公司領導匯報 重大質量問題 反饋公司有關部門予以解決 二 接受客戶意見與建議 1 客戶提出意見與建議 客服應表現(xiàn)出積極接受并感謝的態(tài)度 您好 感謝 您對瑞致達的關注與支持 我們會認真聽取您的意見和建議 并安排相應的人 員跟進 再次感謝您 2 客戶提出意見后 應及時記錄在案 并對客戶表示感謝 您的建議很重要 6 我們會及時轉給相關部門 謝謝您的支持 或者 非常感謝您給我們提出這 個建議 謝謝您的支持 再見 三 特殊情況處理技巧 1 電話受理時如遇客戶沒有話音 可禮貌的提示客戶電話已經(jīng)接通 經(jīng)提示仍 然沒有話音 可能是客戶能夠聽得到我方的聲音 而我方聽不到客戶的聲音 可以禮貌的建議客戶換部電話或者過段時間再來咨詢 2 電話受理時如遇客戶聽不到我方的聲音 而我方能聽到客戶的聲音 可禮貌 的向客戶說明情況并提出解決方法結束通話后 應立刻記錄并主動回復客戶 并再次向客戶解釋清楚剛才的情況 3 遇到電話雜音太大無法正常聽清時 客服可以向客戶如實反映情況 并建議 客戶換部電話進行咨詢 經(jīng)獲準后應向客戶致謝 4 遇到客戶咨詢時語速過快或者過慢時 客服的語速不需要完全 跟隨客戶的 語速進行調整 可以進行微調后與客戶進行溝通 5 電話受理如遇客戶使用免提導致聲音過小 可禮貌的提示客戶電話話音過小 是否可以將話筒拿走 待客戶調整后客服應向客戶致謝 6 客戶咨詢或者投訴時敘述不清 較為繁瑣 客服應善解人意 用客氣周到的 語言引導或提示客戶描述所要咨詢的問題 8 對于尚未開通的業(yè)務咨詢 應向客戶致歉 9 如遇客戶向客服致謝時 必須回答 不客氣 這是我們應該做的 10 如遇客戶向客服致歉時 必須回答 沒關系 X 先生 小姐 您不必介意 四 服務禁忌 客服電話工作禁忌包含但不限于以下內容 1 講話時輕易打斷客戶說話 2 與客戶溝通過程不說普通話 3 在客戶掛機前掛機 4 在同客戶溝通過程中與同事交談 5 通話過程中出現(xiàn)較長時間冷場 5 秒以上 6 精神萎靡 態(tài)度懶散 7 與客戶發(fā)生爭執(zhí) 7 8 責問 反問 訓問或謾罵客戶 9 與客戶閑談或者開玩笑 八 服務態(tài)度 1 多使用敬語 您好 請 謝謝 對不起 再見 2 在服務的過程中要耐心 細致 謙和有理 熱情大方 不能無故打斷客戶 說話 3 在與客戶溝通過程中不能出現(xiàn)服務忌語 4 不得出現(xiàn)拖腔 態(tài)度生硬 教訓 煩躁 質問 嘲諷 詰問等不良現(xiàn)象 遇到客戶詢問不懂或不熟悉的業(yè)務時 不能不懂裝懂 不得推諉 搪塞客 戶 5 工作中出現(xiàn)差錯 要善于接受客戶的善意批評或向客戶道歉 主動糾正 差錯 6 在向客戶解釋完畢后 要與客戶確認是否完全明了 當客戶不能完全明了 時應了解清楚客戶不明白的地方再重新 7 在與客戶溝通過程中 不能心不在焉或反復多次詢問客戶同一問題 8 要集中精力 及時回答客戶提出的問題 九 處理技巧 1 快速 準確判斷需求 迅速弄清客戶意圖 簡明扼要歸納復述客戶反映的 信息內容 2 控制交談的主動性 在與客戶溝通過程中正確引導客戶并盡快獲取所需信 息 3 專業(yè)熟練度 在與客戶溝通過程中專業(yè)熟練掌握業(yè)務知識 能很好地為客 戶解決問題 4 通俗易懂性 在解釋過程中要深入淺出 使客戶很好的理解 5 回答針對性 要針對客戶提出的問題做出相應的解答 不能答非所問 五 顧客抱怨和投訴處理服務 1 在接聽投訴電話或接待投訴客戶時 需認真傾聽 了解消費者的心聲 讓 消費者感覺到自己被重視 2 在處理投訴時 要理智地解決問題 不得與消費者發(fā)生爭執(zhí) 以免矛盾激 化 8 3 對待投訴的消費者 要有禮貌 注意語言的語調及音量 態(tài)度要誠懇 4 在了解清楚情況后 需向消費者說明投訴處理需要的過程及配合時間 向 消費者承諾投訴處理的時限 預期結果 向消費者承諾的服務要真實 可 行 明確 已承諾的就必須要兌現(xiàn) 六 售后服務培訓及考核的管理制度 一 培訓 定期對售后服務人員進行服務技巧 服務理念 檢測維修技術等 二 定期考核 定期對售后服務人員在技術水平 服務態(tài)度 業(yè)務熟練程度等 各方面進行考核 做到獎優(yōu)懲劣 1 考核內容和方式 2 考核時間 每月 1 日 31 日 3 考核工資標準 將員工每月應發(fā)工資總額的 10 作為績效考核工資 根據(jù) 當月工作績效考核結果 確定績效工資發(fā)放比例和具體金額 4 考核內容 員工本人當月工作完成情況及綜合表現(xiàn)