XX科技公司管理制度智慧城市采購流程

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1、XX智慧信息產(chǎn)業(yè)有限公司 智慧城市采購流程 文件編號 版本號 制 定 審 核 核 準(zhǔn) 生效日期 頁碼 受控章 Document No Edition No. Originator Examiner Approval Effective page Controlled stamp A0 9 /11 1.目的 1.1規(guī)定采購活動的職責(zé).工作程序和要求，以確保采購物資和設(shè)備適質(zhì)，適價(jià)，適時，適量和適法的滿足規(guī)定的要求。 1.2 規(guī)范物資和設(shè)備采購流程，確保供貨渠道和質(zhì)量的穩(wěn)定。 2.范圍 2.1適用于南昌歐菲智

2、能科技有限公司/南昌歐菲智慧信息產(chǎn)業(yè)有限公司對外銷售的產(chǎn)品采購等其他采購活動的管理。 3.職責(zé) 3.1 采購部按需求及時安排采購計(jì)劃，對于采購數(shù)量與采購時間，盡量做到既不要過量又不要提前，能夠準(zhǔn)確及時地滿足需要。 3.2 采購部負(fù)責(zé)根據(jù)銷售人員提交的正式銷售合同或無合同采購申請表，審核需要采購的設(shè)備清單，尋找供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)和商務(wù)談判，并提供采購方案供管理層決策。 3.3 采購部負(fù)責(zé)按照管理層審批通過的采購方案與供應(yīng)商簽訂和審核采購合同.督促供應(yīng)商發(fā)貨并向銷售人員反饋到貨信息，在貨物到達(dá)后督促客戶簽收貨物，并通知倉庫在系統(tǒng)里辦理出入庫手續(xù)。 3.4采購部根據(jù)實(shí)際到貨情況通知供應(yīng)商開

3、箱驗(yàn)貨，督促供應(yīng)商貨者通知公司技術(shù)部門完成貨物的安裝，調(diào)試，驗(yàn)收等工作。 3.5 采購部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商跟催落實(shí)采購合同的發(fā)票。 3.6采購部根據(jù)采購合同執(zhí)行情況，每周安排付款計(jì)劃。在符合采購合同中付款條件的情況下，及時向供應(yīng)商完成相關(guān)采購合同的付款。 3.7 采購部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)管理，包括供應(yīng)商的準(zhǔn)入和登記.供應(yīng)商的考核評估.對供應(yīng)商的異議和索賠.供應(yīng)商檔案管理等。 3.8 采購部對采購過程中的各種文本進(jìn)行歸檔和整理，以及相關(guān)信息的及時登記和發(fā)布。 4.工作程序 4.1有銷售合同的采購流程。 4.1.1 銷售合同交接 銷售合同簽訂后，銷售人員（銷售助理或合同專員）填寫《

4、合同交接表》，將該表與銷售合同復(fù)印件提供給采購部，采購部根據(jù)銷售合同和《合同交接表》，審核銷售合同中所需交付的設(shè)備。 4.1.2尋找供應(yīng)商和尋價(jià) 采購部根據(jù)設(shè)備清單在《合格供應(yīng)商名錄》中尋找供應(yīng)商進(jìn)行尋價(jià)并收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。對初次合作的供應(yīng)商，為降低風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對其各方面（資質(zhì)、服務(wù)能力、是否為知名企業(yè)等）進(jìn)行認(rèn)證，考察其實(shí)力，如有可能，可進(jìn)行實(shí)地考察。優(yōu)先選擇制造商，盡量選擇級別高的代理商。 4.1.3商務(wù)談判并提供采購方案 采購部在進(jìn)行商務(wù)談判前，應(yīng)充分利用市場信息，詳細(xì)了解貨物供應(yīng)情況，獲取各種背景資料，充分比較各種相關(guān)資料信息，根據(jù)各家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，確定最高及最低接受方案。

5、采購部與各家供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定價(jià)格、賬期、付款方式、交貨日期、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝、驗(yàn)收、維修等條款，盡量爭取最大利益，最少不突破最低方案。交貨日期、安裝、驗(yàn)收、維修等條款應(yīng)符合銷售合同的規(guī)定。在商務(wù)談判中，需要恰當(dāng)?shù)奶幚碣|(zhì)量與成本、服務(wù)等要素之間關(guān)系，減少不必要的質(zhì)量過剩，以降低成本，而如果貨物故障率太高，不僅增加服務(wù)成本，也會對用戶產(chǎn)生不良的影響。 盡可能的從同一個供應(yīng)商采購不同種類的物品，可以節(jié)約管理費(fèi)用，與其發(fā)展更為密切的關(guān)系，以獲得更大的范圍的折扣。 采購部根據(jù)商務(wù)談判的結(jié)果，填入《采購計(jì)劃及分析表》中，注明各家供應(yīng)商在商務(wù)條款上的優(yōu)缺點(diǎn)，匯總形成采購方案，并提出采購部的建議，在

6、采購部內(nèi)部審核后，報(bào)管理層審批。 4.1.4管理層審批 管理層（公司總裁）根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及《采購計(jì)劃及分析表》等進(jìn)行審批。經(jīng)一級或兩級管理層審批通過后，即與供應(yīng)商簽訂采購合同。 4.1.5簽訂采購合同 采購部在簽訂采購合同時，應(yīng)嚴(yán)格審查合同，盡量完善各項(xiàng)條款。交貨日期、安裝、驗(yàn)收、維修等條款應(yīng)符合銷售合同的規(guī)定。如有必要時，加入保險(xiǎn)或者公證。合同簽訂后，進(jìn)入公司OA/Oracle系統(tǒng)完成該采購合同的輸入，合同原件留采購部存檔。 4.1.6貨物簽收 合同簽訂后，采購部督促并監(jiān)控供應(yīng)商發(fā)貨情況，供應(yīng)商將貨物發(fā)出后，采購部在當(dāng)日即通知銷售人員。貨物到達(dá)客戶指定地點(diǎn)后，采購部通知客戶收貨

7、并取得客戶簽字確認(rèn)的《貨物簽收單》，如果無法取得貨物簽收單，由銷售人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。采購部在客戶簽收貨物后，采購?fù)ㄖ獋}庫進(jìn)入公司OA/Oracle系統(tǒng)完成該合同的貨物出入庫。 4.1.7 貨物安裝 采購部根據(jù)銷售人員的安裝計(jì)劃，通知供應(yīng)商開箱驗(yàn)貨。如果安裝由我司負(fù)責(zé)，則通知公司技術(shù)部門進(jìn)行安裝，如果安裝由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，則通知供應(yīng)商進(jìn)行安裝。安裝完畢后由銷售人員將《安裝驗(yàn)收合格單》復(fù)印一份提交給采購部。 4.1.8 收集發(fā)票 采購部根據(jù)采購合同規(guī)定，及時收集供應(yīng)商提供的發(fā)票，發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部并由財(cái)務(wù)部簽收。 4.1.9 報(bào)表發(fā)布 采購部每周一發(fā)布《采購統(tǒng)計(jì)表》給財(cái)務(wù)部、管理層，反饋公司所有

8、的銷售合同及無合同采購中設(shè)備的采購情況、交貨情況、付款情況等。 4.1.10文檔整理 采購部將以上流程涉及的文本歸檔。 4.2無銷售合同的采購流程 4.2.1 無合同采購的類型 無合同采購包括以下三種情況下的采購： 簽約前采購：可能簽約，為保證及時交貨，在合同簽訂之前提前下單采購； 合同外增加：已簽定合同，增加合同配置以外的采購； 非正式合同采購：雙方商定不需簽定正式合同，而以訂單或客戶正式郵件代替合同。 4.2.2 提交《無合同采購申請表》及配置清單 銷售人員必須在《無合同采購申請表》上完整填寫相關(guān)信息；如有特殊情況或風(fēng)險(xiǎn)，必須注明。 銷售人員將《無合同采購申請表》

9、提交給產(chǎn)品中心審核配置清單及方案，審核通過后將《無合同采購申請表》提交給管理層（總裁）申請審核，審核通過后將《無合同采購申請表》提交給采購部，采購部只在表格中信息填寫完整，且產(chǎn)品中心和管理層（總裁）都審核通過的情況下才能執(zhí)行采購。 如果在采購執(zhí)行后，發(fā)生了銷售人員在《無合同采購申請表》中未呈報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)，或收款延期，相關(guān)責(zé)任由銷售人員承擔(dān)。 4.2.3 執(zhí)行采購 執(zhí)行采購的流程與本采購管理規(guī)定的4.1.2條款-4.1.10條款相同。此處省略。 4.3付款流程 4.3.1采購部根據(jù)采購合同執(zhí)行進(jìn)度，每周一發(fā)布《每周付款計(jì)劃表》給財(cái)務(wù)部、管理層，財(cái)務(wù)部根據(jù)付款計(jì)劃做好付款準(zhǔn)備。當(dāng)采購合同

10、中的付款條件滿足后（例如臨近付款截止日期、已取得發(fā)票、已取得驗(yàn)收合格憑證等等），采購部安排付款。 4.4供應(yīng)商管理流程 4.4.1供應(yīng)商準(zhǔn)入和登記 采購部根據(jù)銷售合同中所確定的產(chǎn)品品牌、型號等，尋找相應(yīng)的生產(chǎn)廠家或產(chǎn)品代理商為公司的供應(yīng)商并進(jìn)行認(rèn)證，從注冊資本、公司規(guī)模、資質(zhì)認(rèn)證、是否知名企業(yè)等方面考察其實(shí)力，如有可能，可進(jìn)行實(shí)地考察。由供應(yīng)商提交《供應(yīng)商（登記、變更）申請表》。采購部收集并登記入《合格供應(yīng)商名錄》。 在供應(yīng)商準(zhǔn)入時，應(yīng)慎重選擇供應(yīng)商，應(yīng)了解供應(yīng)商的資信及抗風(fēng)險(xiǎn)的能力。加強(qiáng)過程跟蹤，發(fā)生問題及時處理。 4.4.2供應(yīng)商的考核評估 采購部日常收集各地的貨物維修信息

11、，登記入《供應(yīng)商質(zhì)量問題記錄》。根據(jù)該記錄，每半年對供應(yīng)商進(jìn)行一次考核評估，評估內(nèi)容包括：是否能保證供貨質(zhì)量、是否能保證供貨時間、價(jià)格是否優(yōu)惠、付款條件是否優(yōu)惠、是否保證服務(wù)質(zhì)量、是否提供售前和售后支持。評估結(jié)果登記入《供應(yīng)商調(diào)查及評價(jià)表》，對產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量差的供應(yīng)商，擬予從《合格供應(yīng)商名錄》中除名。采購部根據(jù)評估結(jié)果發(fā)布新的《合格供應(yīng)商名錄》。 4.4.3 對供應(yīng)商的異議和索賠 采購部接到質(zhì)量異議通知后，全面了解質(zhì)量異議的性質(zhì)、損失程度（本企業(yè)、用戶）、供應(yīng)商的基本情況、有無保險(xiǎn)、適用法規(guī)、制度、條款。為提出爭議做好文字及實(shí)物準(zhǔn)備。 采購部在接到發(fā)生合同違約或者重大質(zhì)量事故后，收集充分

12、的證據(jù)，在充分考慮到本企業(yè)（及用戶）利益的同時，也要平衡與供應(yīng)商的關(guān)系，采取恰當(dāng)?shù)姆绞教岢鏊髻r。索賠的基本原則是：有理、有據(jù)、有節(jié)。態(tài)度積極、索賠金額合理。 4.4.4 供應(yīng)商檔案管理 采購部將以上流程涉及的文本歸檔。 5.業(yè)務(wù)流程 5.1有銷售合同的采購流程圖 流程圖 責(zé)任單位 相關(guān)說明 相關(guān)表單 方案和產(chǎn)品討論 供應(yīng)商 供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商 開發(fā)供應(yīng)商詢價(jià) 項(xiàng)目評估 項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià) 成功 銷售合同交接 提供采購方案 采購方案審批 簽訂采

13、購合同同 通知發(fā)貨，虛擬入庫，驗(yàn)收 收集發(fā)票，對賬，制定提交付款計(jì)劃 財(cái)務(wù)部安排付款 產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購部 采購部 產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部 項(xiàng)目管理部（經(jīng)理） 項(xiàng)目管理部（經(jīng)理） 采購部 采購部，產(chǎn)品中心（總監(jiān) ） 采購部，法務(wù)部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁） 采購部，倉庫，項(xiàng)目管理部（經(jīng)理） 采購部 財(cái)務(wù)部 對整個項(xiàng)目做大致成本核算 確定方案的可行性，成本，利潤，風(fēng)險(xiǎn)等。采購部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，

14、資金部五大部門長會簽《項(xiàng)目意見書》后報(bào)董事長審批 項(xiàng)目經(jīng)理向采購簽《貨物簽收單》，項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商、客戶三方簽《客戶驗(yàn)收單》，倉庫系統(tǒng)做虛擬入庫，現(xiàn)場協(xié)助驗(yàn)收，并將“安裝驗(yàn)收合格單”交給采購部 財(cái)務(wù)部按照采購部提交的付款計(jì)劃安排走付款流程 《項(xiàng)目意見書 》 《合同交接表》 《采購方案簽核表》 《合同審批表》 《貨物簽收單》 《客戶驗(yàn)收合格單》 《排款表》 5.2無銷售合同的采購流程 流程圖 責(zé)任單位 相關(guān)說明 相關(guān)表單 方案和產(chǎn)品討論

15、 供應(yīng)商 供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商 開發(fā)供應(yīng)商詢價(jià) 項(xiàng)目評估 項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià) 成功 提交無合同采購申請及需求清單 無合同采購申請審批 提供采購方案 采購方案審批 簽訂采購合同同 通知發(fā)貨，虛擬入庫，驗(yàn)收 收集發(fā)票，對賬，制定提交付款計(jì)劃 財(cái)務(wù)部安排付款 采購部，產(chǎn)品中心（總監(jiān)） 采購部 產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部 項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）

16、項(xiàng)目管理部（經(jīng)理） 產(chǎn)品中心(總監(jiān))/管理層 （總裁） 采購部 采購部，產(chǎn)品中心（總監(jiān) ） 采購部，法務(wù)部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁） 采購部，倉庫，項(xiàng)目管理部（經(jīng)理） 采購部 財(cái)務(wù)部 確定方案的可行性，成本，利潤，風(fēng)險(xiǎn)等。采購部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部五大部門長會簽《項(xiàng)目意見書》后報(bào)董事長審批 項(xiàng)目經(jīng)理向采購簽《貨物簽收單》，項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商、客戶三方簽《客戶驗(yàn)收單》，倉庫系統(tǒng)做虛擬入庫，現(xiàn)場協(xié)助驗(yàn)收，并將“安裝驗(yàn)收合格

17、單”交給采購部 財(cái)務(wù)部按照采購部提交的付款計(jì)劃安排走付款流程 《項(xiàng)目意見書 》 《無合同采購申請表》 《采購方案簽核表》 《合同審批表》 《貨物簽收單》 《客戶驗(yàn)收合格單》 《排款表》 5.3付款流程圖 流程圖 責(zé)任單位 相關(guān)說明 相關(guān)表單 制定付款計(jì)劃并提交財(cái)務(wù) 財(cái)務(wù)部根據(jù)付款計(jì)劃做付款申請 付款申請單審核 供應(yīng)商 供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商 資金部付款 結(jié)束 采

18、購部 財(cái)務(wù)部 采購部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁） 資金部 《排款表》 《付款申請單》 5.4供應(yīng)商管理流程圖 流程圖 責(zé)任單位 相關(guān)說明 相關(guān)表單 供應(yīng)商評估和導(dǎo)入 供應(yīng)商管理和考核 對供應(yīng)商的異議和索賠 供應(yīng)商 供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商 供應(yīng)商檔案管理 結(jié)束 采購部，產(chǎn)品中心（總監(jiān)） 采購部 采購部，財(cái)務(wù)部，其他管理層 采購部

19、 《供應(yīng)商開發(fā)表》

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