《管理制度體系》PPT課件.ppt

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管理制度體系 技術性文本之二 目錄 二 管理制度體系設計原則三 制度體系的樹型結(jié)構四 制度體系的梯次結(jié)構五 制度基礎與根本大法六 基本制度架構七 部門職責與規(guī)章八 管理細則 二 管理制度體系設計原則 鑒于公司是一個 IT行業(yè)的企業(yè)規(guī)模不斷擴張的企業(yè)年輕的 充滿活力的知識密集型企業(yè)不斷尋求變革的企業(yè)經(jīng)營思想和經(jīng)營理念迎接挑戰(zhàn)的企業(yè)準備向國際同行業(yè)領先企業(yè)靠齊的企業(yè)公司管理制度體系構建應體現(xiàn)如下原則滲透超前的管理思想 以現(xiàn)代先進管理理念統(tǒng)領公司管理變革符合先進IT行業(yè)特點 由上至下 由下返上 上下結(jié)合具備較高的靈活性和可擴展性 減少管理成本由宏觀到微觀 易于實施 分別輕重緩急 在公司戰(zhàn)略和現(xiàn)實問題中尋求最佳結(jié)合點 穩(wěn)妥推進 三 制度體系的樹型結(jié)構 公司發(fā)展戰(zhàn)略現(xiàn)狀業(yè)務流程公司文化未來管理團隊 組織結(jié)構設計 公司治理結(jié)構組織結(jié)構圖部門關系圖部門職能劃分各部門職務說明書 各個部門工作職責職能部門管理制度業(yè)務部門項目管理制度 質(zhì)量手冊 出發(fā)點 基干 樹枝 各個崗位職責描述各個崗位操作程序業(yè)務規(guī)范 樹葉 四 制度體系的梯次結(jié)構 根據(jù)管理的層次 幅度和授權決策次序 創(chuàng)原公司的管理制度可分為四個梯次 公司根本大法 公司基本制度 業(yè)務流程制度 操作規(guī)范 公司章程 法人治理結(jié)構與公司組織架構的界定 各部門職責說明 部門規(guī)章 質(zhì)量手冊項目管理手冊其他程序文件 五 制度基礎與根本大法 北京創(chuàng)原世紀信息技術有限公司章程 這是公司一切活動和制度的根本性指導文件 也是制定各項制度 管理辦法的基石 是現(xiàn)代企業(yè)的 根本大法 在公司制度中具有權威性 唯一性 根本性和不可隨意更改性 公司章程的制定必須依據(jù)國家有關法律 如 公司法 和公司經(jīng)營目標 范圍 規(guī)模以及未來發(fā)展戰(zhàn)略 由發(fā)起人股東或董事會 籌 醞釀 最終經(jīng)股東大會通過 公司章程對公司 股東 董事 監(jiān)事 經(jīng)理均具有約束力 公司的經(jīng)營范圍由公司章程規(guī)定 并依法登記 公司的經(jīng)營范圍中屬于法律 行政法規(guī)限制的項目 應當依法經(jīng)過批準 六 基本制度架構 1 董事會議事規(guī)則 2 董事長工作條例 3 董事會基金管理條例 4 總經(jīng)理辦公會制度 5 總經(jīng)理工作條例 6 總經(jīng)理基金管理條例 7 財務管理制度 8 內(nèi)部審計制度 9 勞動人事管理制度 10 薪酬福利制度 這十個基本制度系公司經(jīng)營管理的基本行為規(guī)范準則 為公司第一梯次的制度 由公司董事會審議批準后頒布執(zhí)行 其主要效力范圍為 公司的重大決策 重要經(jīng)營決策 部門經(jīng)理的任免 內(nèi)部管理控制等 1 董事會議事規(guī)則 要點 該規(guī)則主要明確董事會的具體功能 職責和行為方式 具體包括 董事會的組成 職責和授權范圍 董事會會議運作方式 議題與會議結(jié)果的執(zhí)行 董事會議案的一般內(nèi)容 會議討論與決議 會議文件與記錄 董事會決議與執(zhí)行等 2 董事長工作條例 要點 本工作條例規(guī)定了董事長的職權范圍 責任義務和工作細則 職權范圍主要包括 主持股東大會和召集 主持董事會會議 督促 檢查董事會決議的執(zhí)行和實施情況 并向董事會報告 簽署公司股票 股權證 公司債券及其他有價證券 簽署董事會重要文件和其他應由公司法定代表人簽署的文件 提名公司總經(jīng)理人選 行使法定代表人的職權 在發(fā)生特大自然災害等不可抗力的緊急情況下 對公司事務行使符合法律規(guī)定和本公司利益的特別裁決權和處置權 并在事后向公司董事會和股東大會報告 2 董事長工作條例 要點 續(xù) 責任和義務主要有 建立良好的社會關系網(wǎng)絡 滿足董事會工作及公司經(jīng)營管理需要 在職權范圍內(nèi)行使權力 不得越權 不得利用內(nèi)幕信息為自己或他人謀取利益 不得自營或者為他人經(jīng)營與公司同類的營業(yè)或者從事?lián)p害公司利益的活動 不得挪用資金或者將公司資金借貸給他人 不得利用職務便利為自己或者他人侵占或者接受本應屬于公司的商務機會 不得以公司資產(chǎn)為公司的股東或者其他個人債務提供擔保 認真閱讀公司的各項商務 經(jīng)營 財務報告 及時了解公司業(yè)務經(jīng)營管理狀況 親自行使被合法賦予的公司管理處置權 不得受他人操縱 非經(jīng)法律 法規(guī)允許或者得到股東大會在知情的情況下的批準 不得將處置權轉(zhuǎn)授他人行使 接受監(jiān)事會對其履行職責的合法監(jiān)督和合理建議 未經(jīng)董事會的合法授權 不得以個人名義代表公司或者董事會行事 2 董事長工作條例 要點 續(xù) 工作細則主要包括 在董事會閉會期間 代表董事會按上述職權范圍行使職權 當工作需要超出上述職權范圍時 應以書面方式向董事會申請授權 并依據(jù)董事會授權書行事 在上述職權范圍或董事會授權范圍以外 不得以任何理由和方式干涉公司總經(jīng)理或經(jīng)營班子職權范圍內(nèi)的正常工作 接到總經(jīng)理或經(jīng)營班子呈交董事會的正式報告 請示等文件后 應在三個工作日內(nèi)予以明確批復 不予批復時視為同意 批復不明確時同樣視為同意 對公司總經(jīng)理或經(jīng)營班子呈交董事會的正式報告 請示等文件應按如下方式處理 在職權范圍或董事會授權范圍內(nèi)時 直接代表董事會進行批復 超出職權范圍或董事會授權范圍時 可通過電話 傳真等方式征得四名以上 含四名 董事同意后代表董事會進行批復 但應正式記錄董事意見并作為董事會資料交董事會秘書存檔備查 對按公司章程規(guī)定應由董事會決議的事項 應按章程規(guī)定的條件及時召集臨時董事會進行決議后批復 在保障董事充分表達意見的前提下 可以用傳真方式召集臨時董事會進行決議 按公司財務管理制度和 董事會基金管理條例 調(diào)配與使用董事會基金 3 董事會基金管理條例 要點 本管理條例規(guī)定了董事會基金的設立必要性 會計處理方法以及基金的來源 開支范圍和管理 其中 基金的來源為 從公司每年稅后利潤中提取一定比例作為董事會基金 所提比例由董事會研究確定 報請股東大會批準 在公司經(jīng)營獲利之前 董事會基金開支由公司經(jīng)營管理費用中直接劃撥 開支范圍主要有 董事會成員和監(jiān)事會成員工作報酬 董事會成員和監(jiān)事會成員出席公司董事會 監(jiān)事會所發(fā)生的車馬費 董事會成員和監(jiān)事會成員因公司工作需要所發(fā)生的差旅費 董事會 監(jiān)事會因公司工作需要所發(fā)生的業(yè)務招待費 董事會日常辦公費和其他工作費用 其管理方法為 由 董事會基金管理委員會 擬定年度基金使用預算計劃 經(jīng)董事會決議批準 在年度基金使用預算計劃內(nèi) 董事長全權調(diào)配和使用董事會基金 超過計劃范圍的另報董事會專項審批 4 總經(jīng)理辦公會制度 要點 總經(jīng)理辦公會制度 的功能是建立一種公司內(nèi)部日常重大事務性工作和重要經(jīng)營管理工作問題的民主議事決策機制 總經(jīng)理辦公會系總經(jīng)理和經(jīng)營班子研究處理公司重大事宜的重要工作形式之一 會議所形成的決議 紀要等文件對公司經(jīng)營管理工作具有制度意義 總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理主持 總經(jīng)理因故不能主持時由總經(jīng)理委托公司其他副職主持 總經(jīng)理辦公會參加人員 1 公司副職 2 部門經(jīng)理 3 會議內(nèi)容需要涉及的其他人員 該制度規(guī)定了召開總經(jīng)理辦公會議的條件和召開程序和辦公會議決議 5 總經(jīng)理工作條例 要點 按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求 該工作條例規(guī)定公司實行董事會領導下的總經(jīng)理負責制 總經(jīng)理由公司董事長提名 董事會聘任或解聘 本條例規(guī)定總經(jīng)理的職權范圍 責任與義務 決策方式和決策程序 有關操作細則 涉及重要的人事管理 財務管理與審批 重要經(jīng)營決策 以及非例行事項向董事會和董事長申請授權的范圍 6 總經(jīng)理基金管理條例 要點 該管理條例的制定目的是為了總經(jīng)理基金的合理準備和有效使用提供規(guī)范的制度保證 該管理條例主要包括 總經(jīng)理基金的設立 會計處理方法以及基金的來源 開支范圍和管理 基金的來源為 從公司每年稅后利潤中提取一定比例作為總經(jīng)理基金 所提比例由總經(jīng)理辦公會研究確定后報請公司董事會批準 在經(jīng)營獲利之前 總經(jīng)理基金的開支由公司經(jīng)營管理費用中直接支出 基金的開支范圍有 總經(jīng)理因公司工作需要所發(fā)生的業(yè)務招待費 禮品費 總經(jīng)理對公司職員進行直接獎勵所需經(jīng)費 不便直接列入公司成本核算范圍的其他費用 基金的管理包括 總經(jīng)理和公司財務負責人負責總經(jīng)理基金的管理 總經(jīng)理為直接負責人 總經(jīng)理基金的開支及其財務處理同樣遵守 公司財務管理制度 并接受公司董事會的監(jiān)督和內(nèi)部審計 財務管理制度 是公司實行財務計劃 預算 控制 核算以及決算的重要管理制度 該制度的建立和實施將直接影響公司的運作水平和控制力度 是衡量公司管理水準的重要規(guī)范性制度文件 該制度主要包括如下內(nèi)容 財務控制 涉及各相關部門管理職責 涉及總經(jīng)理 財務總監(jiān) 財務部門分別擁有的財務權利和責任 以及這三者之間的關系 業(yè)務部門的職責以及相關崗位 如 會計 出納 的職責 有關財務管理事項的具體規(guī)定 涉及 財務計劃與預算 經(jīng)營支付 費用報銷 帳號管理 現(xiàn)金管理 票證管理 會計檔案管理等 7 財務管理制度 要點 8 內(nèi)部審計制度 要點 為嚴肅公司財經(jīng)紀律 改善經(jīng)營管理 加強風險防范 提高經(jīng)營效益 保證公司各項業(yè)務穩(wěn)健發(fā)展 應在公司設立獨立內(nèi)部審計崗位 依據(jù)公司制度及 審計法 等政策法規(guī) 對公司的經(jīng)濟工作進行內(nèi)部審計監(jiān)督 該制度規(guī)定了內(nèi)部審計工作的具體組織方式 審計對象和內(nèi)容 為誰負責 審計任務 審計部門職權范圍 審計程序 審計人員的職責和要求等 9 勞動人事管理制度 要點 本管理制度主要界定對員工的管理 招聘 解聘 辭職與辭退 考勤制度 各類假期 薪金與考評制度的聯(lián)系 各類加班 檔案管理 員工培訓 勞動工資與福利待遇 獎勵與懲處等方面的規(guī)定 通過這些規(guī)定 建立起員工個人行為與個人利益相聯(lián)系的法定程序 在建立勞動人事制度時須考慮到有關法律法規(guī)的要求 同行業(yè)同類企業(yè)的通行做法與公司現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢等方面的因素相結(jié)合 同時 力求該制度具有一定的超前性 靈活性和可擴展性 10 薪酬福利制度 要點 根據(jù)創(chuàng)原世紀公司的特點 考慮推行崗位薪酬制度 整個薪酬包括工資與獎金兩部分 針對不同的崗位 可以采取不同的薪資政策 如 對于總經(jīng)理和副總經(jīng)理 可以考慮與公司經(jīng)營業(yè)績掛鉤的年薪制 對于銷售人員 可以考慮與銷售業(yè)績掛鉤的浮動薪金制度 不同崗位的薪金制度將會激勵此崗位的員工更好的完成工作目標 而員工的福利政策主要要與國家和當?shù)卣块T政策法規(guī)的要求相一致 其目標是給員工一種安全感和心理安慰 保證員工在公司服務期間 能夠比較放松 愉快 減少因為各種不確定因素給員工造成的心理負擔 七 部門職責與規(guī)章 1 各部門職責說明2 各部門崗位職責說明3 行政管理規(guī)章4 財務管理規(guī)章5 人力資源管理規(guī)章6 項目管理制度 這些制度 條例 規(guī)定 標準等系保證公司領導指揮體系順暢 經(jīng)營管理工作有序開展的第二梯次制度 由公司總經(jīng)理辦公會審議批準后頒布執(zhí)行 1 各部門職責說明 該部分主要是在認真研究公司業(yè)務流程和信息傳導機制的基礎上 在公司組織結(jié)構設計完畢后 提出各個部門的工作職責 目的是科學合理地明確分工和協(xié)作 界定責任與義務 為公司的整體運作建立協(xié)調(diào)機制 此部分主要內(nèi)容為 分別各個部門提出職責范圍 任務描述 工作目標 領導職數(shù)與級別 與上下級之間的關系 與左右部門的關系 下轄員工及要求 在公司中的地位等 2 各部門崗位職責說明 該部分主要是在前面界定部門職責和職能說明以后 分別就各個部門的不同崗位提出具體崗位職責說明 此部分主要內(nèi)容為 分別各個崗位提出職責范圍 任務描述 工作目標 工作內(nèi)容 與上下級之間的關系 與左右崗位的關系需要公司其他方面配備的資源 3 行政管理規(guī)章 此部分規(guī)章主要為公司信息傳導 決策支持 后勤服務等方面提供制度保證 具體涉及內(nèi)容包括 行政辦公室職責 辦公室主任職責 員工行為規(guī)范 上班著裝與佩帶工作牌規(guī)定 公司印章管理條例 檔案管理制度 公司行文規(guī)定 公文處理程序 公司保密條例 辦公用品管理制度 公司差旅費標準 計算機使用與管理規(guī)定 復印機使用與管理規(guī)定 公司合同管理制度 公司通訊設備管理制度 機動車輛管理制度等 4 財務管理規(guī)章 此部分包括財務與會計人員應遵循的會計準則和財務紀律等 該部分應比較具體的規(guī)定財務部門各個崗位的職責和目標 以及相應的操作規(guī)范 此外 應包括財務其他要素的管理規(guī)定 如 支票管理 稅務管理 資產(chǎn)管理 債務管理 工資發(fā)放管理 財務分析與決策等 5 人力資源管理規(guī)章 此部分內(nèi)容涉及人力資源規(guī)劃 招聘 錄用 培訓 考核 獎勵與懲處 薪酬 考勤 升遷 調(diào)離 辭職與辭退等管理程序這部分的制定必須與公司的人事管理制度相一致 符合同業(yè)通用做法 并留有一定余地 保持彈性 6 項目管理制度 該部分在對現(xiàn)有項目和未來可能出現(xiàn)的其他類項目運作特點考察的基礎上 界定項目運作機制主要包括 項目組組建 項目成員的要求 項目流程 項目開發(fā) 項目確立 項目運作 項目控制 成果管理 產(chǎn)品管理 售前售后管理 成本控制 項目概算 項目預算 項目決算 項目收益分析 項目總結(jié)等一套涉及項目運作過程的組織 資源管理 八 管理細則 管理手冊程序文件工作手冊管理記錄 這部分制度主要是在以上兩個梯次制度的基礎上 進一部細化為可操作的程序性文件 1 管理手冊 涉及內(nèi)容 1 管理手冊批準頁2 管理手冊修改頁3 管理手冊發(fā)布令4 管理手冊目錄5 管理手冊發(fā)放控制頁6 術語和編寫7 管理手冊說明8 公司簡介9 管理方針10 管理目標11 公司機構圖12 公司崗位圖 2 程序性文件 涉及內(nèi)容 管理評審程序管理活動策劃控制程序管理體系要素與文件對照表項目合作方案編制與評審程序合同評審程序文件和資料控制程序合作單位評價與選擇程序采購過程控制程序商品進銷存過程控制程序車輛管理程序辦公室管理程序工作計劃控制程序財務控制程序日常事務管理程序緊急情況處理程序管理過程控制程序 設備管理程序物業(yè)租賃管理程序企業(yè)文化活動控制程序值班管理程序采購物品檢驗和試驗程序管理質(zhì)量檢查與考評程序不合格管理控制程序不合格物品控制程序糾正和預防措施程序產(chǎn)品投訴處理程序管理投訴處理程序物品搬運 貯存 防護和交付程序管理記錄控制程序內(nèi)部管理審核程序培訓程序管理工作信息反饋程序統(tǒng)計技術應用程序 3 工作手冊 涉及內(nèi)容 知識產(chǎn)權管理手冊駕駛員工作手冊出納工作手冊會計工作手冊副總經(jīng)理工作手冊后勤服務工作手冊業(yè)務資源采購手冊人力資源部工作手冊企劃部工作手冊市場部工作手冊總經(jīng)理秘書工作手冊 4 管理記錄 涉及內(nèi)容 管理評審報告 活動策劃小組成員名單 活動資源落實情況表活動總結(jié)報告招標書審議記錄揭標書評審記錄合同評審記錄公司規(guī)章評審記錄合同簽發(fā)通知單管理體系文件和資料發(fā)放登記表管理體系文件和資料更改審清單外來文件跟蹤記錄客戶登記表 轉(zhuǎn)包商工作評審表轉(zhuǎn)包商評價記錄轉(zhuǎn)包商登記表轉(zhuǎn)包商不合格服務通知單取消不合格轉(zhuǎn)包商通知單合格轉(zhuǎn)包商檔案供應商評價表合格供應商名單物料申購表派工單派工登記表辦公用品交接驗收表辦公用品發(fā)放登記表工作證發(fā)放登記表鑰匙發(fā)放登記表 4 管理記錄 涉及內(nèi)容 續(xù) 月份一線工作計劃考核登記表年度一線工作計劃考核表一線工作計劃調(diào)整登記表交接班記錄表來訪人員登記表特種郵件收發(fā)登記表領用登記表人事檔案一覽表員工花名冊員工素質(zhì)結(jié)構統(tǒng)計表工作分配通知單任職通知單工資調(diào)整通知單調(diào)令 員工轉(zhuǎn)正申請表員工轉(zhuǎn)正報告考勤表 月考勤 加班統(tǒng)計表員工請假單 年員工休假統(tǒng)計表辭 退 工報告單辭退通知單每周例會紀要會議紀要辦公室派車單低值易耗品盤點清冊 4 管理記錄 涉及內(nèi)容 續(xù) 文件發(fā)送登記表復印登記表合同鑒審單使用公章登記表員工績效獎勵單員工過失處罰單檔案借閱登記表物品放行條辦公設備啟用申報表辦公設備使用情況登記表辦公設備保養(yǎng)記錄辦公設備報停申請 設備管理臺帳電腦運行記錄表復印機運行記錄表激光打印機運行記錄表機動車運行記錄表設備 零配件申購表公司文件活動登記表公司文化活動會議紀錄公司活動總結(jié)物品檢驗試驗單緊急放行申請不合格工作報告 4 管理記錄 涉及內(nèi)容 續(xù) 庫存物品盤點表庫存商品帳商品進銷存帳預防措施報告入庫單出庫單商品驗收單過期管理記錄處理登記表管理記錄表格領用登記表部門 管理體系要素對照片內(nèi)審現(xiàn)場檢查表簽到表商品銷價通知單 小結(jié) 本報告旨在為提高創(chuàng)原世紀公司管理水平 報告中力求按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求設計公司管理制度體系 根據(jù)本報告闡述的制度建設的指導思想和制定程序以及相關的體系文件 就可以繼續(xù)完成制度體系的整體建設 當然 制度的建設一定要循序漸進 要與企業(yè)的發(fā)展目標和企業(yè)的規(guī)模 現(xiàn)狀相一致 我們認為 創(chuàng)原世紀公司在目前情況下最重要和最迫切的問題 是按照未來3 5年的公司發(fā)展目標 建立比較合理科學的組織結(jié)構 在此基礎上 明確各部門 各崗位的職責 強調(diào)公司價值觀 對部門經(jīng)理合理授權 對副總經(jīng)理充分授權 并建立與此相稱的激勵約束機制 建立更嚴謹?shù)捻椖块_發(fā)和管理機制 實行人力資源開發(fā)與管理戰(zhàn)略 最終完善公司制度體系 使公司的經(jīng)營管理工作盡快走上良性循環(huán)