第三部分 文檔處理的綜合操作 培訓(xùn)講座課件

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1、第三部分 文檔處理的綜合操作1、樣式的創(chuàng)建、修改與應(yīng)用2、模板的創(chuàng)建和應(yīng)用3、主控文檔和子文檔的創(chuàng)建與應(yīng)用4、題注和書簽的創(chuàng)建5、常用的幾種自動功能6、郵件合并1、樣式的創(chuàng)建、修改與應(yīng)用(1) 樣式的分類(2) 應(yīng)用既定樣式(3) 修改既定樣式(4) 創(chuàng)建新樣式(5）刪除樣式(1)樣式的分類：字符樣式;段落樣式;(2)應(yīng)用既定樣式： 選中需要應(yīng)用樣式的內(nèi)容,單擊格式工具欄上的樣式框或“樣式和格式”面板中的樣式。 (3) 修改既定樣式：方法：在“樣式和格式”面板中，單擊所選樣式右側(cè)的按鈕，選“修改”,即可調(diào)出修改面板(概念闡述)；注：樣式一旦修改，所有使用該樣式的內(nèi)容均自動修改；概念闡述u基準(zhǔn)樣

2、式：如果要創(chuàng)建的樣式同某個已有的樣式比較接近，則可以選擇該樣式作為基準(zhǔn)，這樣只需稍做修改即可。u添加到模板添加到模板: :將該樣式添加到模板中,就會通過對模板中樣式的相互調(diào)用,使用樣式的應(yīng)用范圍從本文檔擴(kuò)展到其他文檔. u自動更新：如果設(shè)置“自動更新”,則在應(yīng)用同一樣式的不同段落中，對任一段格式的修改，都會作用于其他相關(guān)段落,否則只會影響當(dāng)前段落。方法：在“樣式和格式” 面板中單擊“新樣式”按鈕； (4) 創(chuàng)建新樣式：（5）刪除樣式方法：在“樣式和格式”面板中，單擊所選樣式右側(cè)的下拉按鈕，選“刪除”；注:樣式一旦刪除，所有使用該樣式的內(nèi)容自動清除格式；2、模板的創(chuàng)建和應(yīng)用（1）模板的概念（2）

3、基于文檔創(chuàng)建模板 (3) 基于模板再建模板（4）使用向?qū)?chuàng)建模板（5）模板的修改（6）模板間樣式的相互調(diào)用（1）模板的概念n模板是一系列內(nèi)容和樣式的集合。n任何 Word 文檔都是以模板為基礎(chǔ)的，我們平常使用的Word文檔，基本上都是基于Normal.dot.dot模板的,具有宋體、5號、兩端對齊、單倍行距等屬性。nWord提供了30多個應(yīng)用于各種場合的預(yù)置模板，通過這些模板可以制作出各種類型的專業(yè)文檔；n我們還可以根據(jù)需要創(chuàng)建自己的模板。（2）基于文檔創(chuàng)建模板 方法： 新建文檔，在文檔中編輯內(nèi)容和樣式，另保存為“模板文件”。 注：模板保存于“本機(jī)模板”的“常用”項中。（3）基于模板新建模板n

4、基于某種模板先創(chuàng)建文檔或模板,再修改文檔或模板的內(nèi)容及樣式,以新名稱另存為模板文件.n注:基于文檔創(chuàng)建的模板,其本質(zhì)也是基于模板(normal)創(chuàng)建的新模板.（4）使用向?qū)?chuàng)建模板n模板向?qū)且环N可根據(jù)用戶現(xiàn)場提供的各種參數(shù)改變自身結(jié)構(gòu)和面貌的一種特殊程序，可直接生成所需的模板；nWord提供了多種向?qū)０?；n舉例：利用向?qū)擅?如圖)。（5）模板的修改 方法： 基于模板新建文檔或模板，進(jìn)行修改后,再以同名稱同路徑執(zhí)行“另存為”命令,以替換原來的模板；（6）模板間樣式的相互調(diào)用n單擊“工具”菜單下的“模板和加載項”，打開“模板和加載項”對話框；n選定“模板”標(biāo)簽，單擊“管理器”按鈕，打開管

5、理器對話框；n單擊“樣式”選項卡，打開源模板，選定所需樣式，單擊“復(fù)制”按鈕，即可將該樣式添加到當(dāng)前文檔。3、主控文檔和子文檔的創(chuàng)建與應(yīng)用（1）主控文檔和子文檔的概念（2）創(chuàng)建主控文檔和子文檔（3）展開和折疊子文檔（4）合并和拆分子文檔 (5）插入和刪除子文檔（6）重名子文檔（1）主控文檔和子文檔的概念 在編輯一個長文檔時，一方面會影響提取處理速度，另一方面用戶查閱速度變慢；如果將文檔的分為若干獨立的文檔，又無法進(jìn)行統(tǒng)一處理，如設(shè)置頁碼、頁眉頁腳、目錄等。 主控文檔是處理長文檔最合適的方法。主控文檔包含若干個獨立的子文檔。我們既可對主控文檔進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置，又可對子文檔獨立編輯。（2）創(chuàng)建主控文檔

6、n創(chuàng)建主控文檔：打開文檔，進(jìn)入大綱視圖，使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式和大綱級別建立文檔大綱，就創(chuàng)建了主控文檔；注：各級大綱格式的有無設(shè)置。n主控文檔工具欄：（2）創(chuàng)建子文檔 在主控文檔中，選擇具有有效標(biāo)題級別的標(biāo)題和文本，然后單擊“主控文檔”工具欄中的“創(chuàng)建子文檔”按鈕。注：若主控文檔中已經(jīng)創(chuàng)建了子文檔，則只有在已創(chuàng)建子文檔展開的條件下，才能創(chuàng)建新的子文檔。（3）展開和折疊子文檔 單擊“大綱”工具欄上的“展開子文檔”或“折疊子文檔”按鈕。注：展開與折疊相對于所有子文檔而言； 當(dāng)子文檔折疊后，以超鏈接的形式存在；（4）合并和拆分子文檔n合并子文檔：u條件：需合并的子文檔必須位置相連。u方法：選擇要合并的多

7、個子文檔（按shift），單擊“合并子文檔”按鈕；n拆分子文檔：u在子文檔內(nèi)選擇要獨立出去的子文檔，單擊“拆分子文檔”按鈕。（5）插入和刪除子文檔n在主控文檔中，可以插入已有文檔作為子文檔。n插入子文檔的方法：u選擇插入點，單擊“插入子文檔”按鈕；u注意：插入子文檔時，已有子文檔必須展開。n刪除子文檔的兩種方法：u選中子文檔，單擊“大綱”工具欄中的“刪除子文檔”按鈕，可將該子文檔的形式刪除，但標(biāo)題級別保持不變；u選中子文檔，按Del鍵，可將子文檔刪除，但這種刪除僅刪除了主控文檔中的相關(guān)內(nèi)容，并不影響文件在磁盤上的存儲。u注：第一種方法，需要在已有子文檔展開時進(jìn)行；第二種方法，沒有此要求。（6）

8、子文檔重命名n當(dāng)折疊子文檔時，子文檔自動以第一行文本命名保存。n不能對子文檔直接重新命名，而應(yīng)在子文檔折疊的情況下，對其相應(yīng)獨立文檔進(jìn)行另存為。n注：每次折疊都會自動生成相應(yīng)子文檔。4、插入題注和書簽（1）插入題注（2）插入書簽（1）插入題注n 題注用于為圖形、圖表和公式等添加說明；n方法：u 選擇要插入題注的對象，執(zhí)行“插入”/“引用”/“題注”；u 設(shè)置題注的標(biāo)簽、位置，及說明性文字；u將圖片和題注進(jìn)行組織；u根據(jù)要求確定組合后的版式；（2）插入書簽作用：將光標(biāo)快速定位到文檔中的指定位置；方法：設(shè)置插入點，選擇“插入”/“書簽”；查看效果：執(zhí)行“編輯”/“定位”命令注：書簽命名不能以數(shù)字開

9、頭；5、使用各種自動功能（1）自動圖文集（2）自動更正（3）自動編寫摘要（4）自動生成目錄（1）自動圖文集u自動圖文集是為方便使用各種常用文本、表格和圖形對象而準(zhǔn)備的圖文集合，以快速地在文檔中添加一些常用對象。u使用系統(tǒng)自帶的自動圖文集：選擇“插入”/“自動圖文集”命令，然后選擇常用類型及內(nèi)容； 注：中英文自動圖文集的轉(zhuǎn)換u創(chuàng)建自動圖文集詞條：內(nèi)容：可以是文本、圖片、表格等。方法：如果創(chuàng)建的對象是單純的文本，可執(zhí)行“插入”/“自動圖文集”/ “自動圖文集”命令，在打開的“自動更正”對話框的“自動圖文集”選項卡中設(shè)置詞條；如果創(chuàng)建的對象不是純文本，可先將內(nèi)容選中，再執(zhí)行“插入”/“自動圖文集”/

10、 “新建”命令，為指定的內(nèi)容命名即可。u引用自定義的自動圖文集：執(zhí)行“插入”/“自動圖文集”/“正文”，再選擇所需內(nèi)容。（2）自動更正n此功能用于自動更改經(jīng)常出現(xiàn)的習(xí)慣性拼寫錯誤,并可用于輸入中的以簡代繁，造詞、造句等；n選擇“工具”/“自動更正”命令，打開對話框；n在“替換”框中輸入要被替換的文本，在“替換為”框中輸入替換的文本，單擊“添加”按鈕，即可擴(kuò)展勘誤表。（3）自動編寫摘要n選擇“工具”/“自動編寫摘要”命令，打開“自動編寫摘要”對話框；n設(shè)置摘要類型；n設(shè)置摘要長度：選擇摘要內(nèi)容占原文內(nèi)容的百分比（以句數(shù)計算）。（4）目錄自動生成u在大綱視圖或頁面視圖下，設(shè)置文檔的標(biāo)題級別；u目錄

11、的生成： 定位插入點，執(zhí)行“插入”/“引用”/“目錄和索引”，在“目錄”選項卡中，設(shè)置目錄的格式。u目錄的修改與使用 ：更新目錄，按F9鍵；刪除目錄，先選內(nèi)容再按Del鍵。目錄獨占一頁6、郵件合并(1)創(chuàng)建主文檔(2)創(chuàng)建數(shù)據(jù)源選擇“工具”/“信函與郵件”/“合并郵件”，打開郵件合并面板,選擇一種文檔類型（信函、信封、標(biāo)簽、目錄）；單擊下一步，選擇開始文檔（使用當(dāng)前文檔、從模板開始、從現(xiàn)有文檔開始）；單擊下一步，選擇收件人（使用現(xiàn)有列表、鍵入新列表、從Outlook聯(lián)系人中選擇）；創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源;保存數(shù)據(jù)源(3)編輯主文檔插入合并域:單擊下一步，“撰寫信函”/“插入合并域”/“其他項目”；插入word域:單擊“郵件合并”工具欄中的“插入word域”按鈕，選擇“fill-in”,輸入提示文字和默認(rèn)填充文字。保存主文檔。6、郵件合并（4）合并郵件n若合并所有記錄，則直接點擊下一步；若有選擇的合并，則需單擊上一步，編輯收件人列表；n單擊下一步，預(yù)覽信函；n單擊下一步，完成合并，若此時保存文檔，則保存的是一個信函，包含多個文檔，每個文檔包含一條記錄，如圖；為了達(dá)到在同一個文檔顯示全部記錄的目的，應(yīng)單擊“郵件合并”工具欄中的“合并到新文檔”按鈕，效果如圖。6、郵件合并