采購管理制度及采購流程[共15頁]

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1、采購管理制度及采購流程 一、目的： 規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。 二、適用范圍 適用本公司范圍內(nèi)采購管理 三、內(nèi)容 （一）總則：為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。 （二）基本流程：采購需求—尋找供應商—詢價、比價、議價—采購洽談—合同的簽訂—交貨驗收—質(zhì)檢—入庫—計劃對賬—財務結(jié)算 （三）采購流程圖如下： 四、制度細則 （一）采購需求的提請 1、定義：

2、采購需求是指某部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請獲得這些物品的過程。 2、采購需求流程如圖： 由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請單格式，認真詳細、清楚的填寫采購申請單各項數(shù)據(jù)（重點要素見細則要求）。填寫后由填寫人簽字確認。 填報申請單 部門審核 總經(jīng)理 采購部 由需求部門經(jīng)理（負責人）進行審核，對申請采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進行審核確認，簽字后提交上一級主管領導。 總經(jīng)理簽字批準后，交由采購部進行采購。 采購部收到經(jīng)過簽字批準的采購申請書，要對申請書的內(nèi)容進行核對，并與需求部門就采購物品的規(guī)格

3、、數(shù)量、到貨日期進行確認。再根據(jù)庫存、采購在途等進行訂單數(shù)量的最終確認。確認后，進入采購環(huán)節(jié)。 3、請購單的要素 完整的請購單應包括以下要素： l 請購的部門； l 請購物品所屬項目； l 請購的用途； l 請購的物品名； l 請購的物品數(shù)量； l 請購的物品規(guī)格； l 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等； l 請購物品的需求時間； l 請購如有特殊需要請備注； l 請購單填寫人； l 請購的部門負責人； l 請購單的審核人； l 財務審核人； l 公司總經(jīng)理。 4、請購單及其提請規(guī)定

4、l 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審 核批準后報采購部門。 l 請購部門在提交請購單時應要求采購部簽字接收，請 購部門備份。 l 涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時可以以附件清單的 形式進行提交，同時清單的電子文檔也需一并提交。 l 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領導不在的情況， 可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。 l 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品， 申請部門必須作出書面說明。 l 請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和 補充的，應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。 5、公司物資申請采購的提

5、請部門 l 公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設備、輔件及其他 物品由生產(chǎn)部門提請。 l 公司設備維修、維護所需的備品備件、維修工具等物 品由生產(chǎn)部門提請。 l 公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公 項目由行政部門提請。 l 公司各部門專用的物資由各部門自行提請。 6、請購單的接收 l 采購部在接收請購單時應檢查表單的填寫是否按照規(guī) 定填寫完整、清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領導審批。 l 接收請購單時應遵循無計劃不采購、名稱規(guī)格等不完 整清晰不采購、圖紙及技術資料不全不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。 l 聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對采

6、購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。 l 對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應及時通知申請采 購的部門。 7、請購單的分工處理 l 核對過的請購單，采購部應按照人員分工和崗位職責 進行分工處理。 l 對于緊急采購項目應優(yōu)先處理。 l 無法按照申請部門需求日期完成采購的，應通知申請 部門。 l 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。 8、采購周期的規(guī)定 l 根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應的采購周 期。 l 請購部門應按照公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批 流程，以便采購部門能按時完成采購。 l 采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明

7、 原因。 l 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策 略。 （二）詢價及其規(guī)定 l 詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱， 了解其技術要求，遇到問題要應及時與請購部門溝通。 l 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打 包采購。 l 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。 l 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或供應商直接詢價， 原則上盡量不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。 l 對于請購部門需求的物資或設備如有品質(zhì)相同，成本 較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提出的可替代品，一經(jīng)被選用，做績效考核加分。 對于請購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應該發(fā)

8、現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn)品可替代，而未與請購部門進行溝通的，采購也應負責。采購對使用部門提出修改性建議，一經(jīng)被選用，做績效考核加分，使用部門相應的減分。 l 遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額較大的采 購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，提報公司領導批準方可詢價或發(fā)放標書。 l 詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢 價。 l 除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應 商詢價、供應商參與比價或招標采購的供應商數(shù)量也要不同。金額大的，公司相關領導參與監(jiān)督。 l 比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì) 和實力，具有提供或完成公司所

9、需物資和項目的能力。 l 比價采購或招標采購應按照公司規(guī)定的表單格式或擬 定完整的招標文件格式進行詢價。 l 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。 （三）比價、議價 l 對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行 確認。 l 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他 廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。 l 收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導 匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。 l 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資 質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。 l 參考目標或理想中標價格

10、與擬合作單位或擬中標單位 進行價格及條件的進一步談判。 （四）比價、議價結(jié)果匯總 l 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后 方可匯總。 l 比價、議價結(jié)果匯總應按照規(guī)定的格式完整列出報價、 工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。 l 如比價、議價結(jié)果未通過公司領導審核應進行修改或 重新處理。 （五）合同的簽訂及其規(guī)定 （1）合同正文應包含的要素 l 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。 l 采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總 額，清單、技術文件與確認文件是合同不可分割的部分。 l 包裝要求

11、，備品備件包裝運輸要求。 l 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明。 l 付款方式。 l 交貨期。 l 質(zhì)量保證期。 l 質(zhì)量要求及規(guī)范。 l 違約責任和解決糾紛的辦法。 l 雙方的公司信息。 l 其他約定。 （2）合同簽訂及其規(guī)定 l 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任。 l 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低。 l 如物品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時， 務必請廠商派代表來場協(xié)助清點。 l 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商 延長產(chǎn)品質(zhì)保期。 l 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求。 l 針對不同的合同約定不同的

12、付款方式，如設備類的合 同一般應分按照預付款、驗收款、調(diào)試服務款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。 l 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付 款。 l 違約責任一定要詳細、具體。 l 比價匯總相關表單巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工 作。 l 合同簽定前應按照規(guī)定的格式對合同初稿進行巡簽審 查。 l 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合 同章方可生效。 l 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。 （六）付款及合同執(zhí)行 （1）付款流程 （2）付款規(guī)定 l 所有已簽訂合同付款時應參照公司財務報銷

13、流程及資 金支出審批流程的相關規(guī)定執(zhí)行。 l 按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付 款。 l 按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款 時應按財務部要求填寫相關資金支出、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財務部付款。 l 財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免 影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。 （3）合同執(zhí)行 l 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部 負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導。 l 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對

14、于 合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約。 l 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未 盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。 （七）驗收入庫與退貨 （1）驗收流程 （2）報驗 l 供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知 質(zhì)檢部門進行驗收。 l 對于不同類型的物品驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相 關規(guī)定執(zhí)行。 l 質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應及時進行質(zhì)檢， 并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應負主要責任。 l 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍 之內(nèi)。 （3）

15、入庫 l 公司所有的生產(chǎn)材料、設備入庫前均應通過質(zhì)檢部門 的檢驗或驗收。 l 采購的物品在運達公司后采購部應及時通知請購部 門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。 l 質(zhì)檢部門未及時驗收的，倉庫在收到送貨清單后應將 其作為暫存物資接受，并妥善保管。 l 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時的入庫，并及時 出具入庫清單。 l 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務按照公司規(guī)定不入庫。 （4）退、換貨 l 質(zhì)檢部門驗收不合格的物品，由采購負責人與供應商 進行協(xié)調(diào)，辦理退、換貨。并將不合格物品名稱、規(guī)格、原因等進行細分類標注并建立不合格采購品名錄，做為供應商管理評估的依據(jù)。 l 因退、換貨延長物品到貨期限的，要及時告知請購部 門。如急需，根據(jù)具體情況做其它應對準備。