大型企業(yè)管理制度-公司文件管理制度

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1、大型企業(yè)管理制度-公司文件管理制度 (一) 第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提升辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，依據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠(chǎng)的實(shí)際狀況， 第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文， 第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦(以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦) (二)收文的管理 第四條 1.凡來(lái)廠(chǎng)公啟文件(除廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均必需注意檢查封口

2、和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函 2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口〞核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)馬上報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件 第五條 “文件處理傳閱單〞，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 第六條 1.凡正式文件均必需分別由兩辦主任(或副主任)依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即

3、 2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單 3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特別狀況例外) 第七條 1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄 2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示〞、“擬辦看法〞兩辦 3.閱文時(shí)不得抄錄

4、全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工 4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī) 5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查催促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)馬上指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如必需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定， 6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件， (三) 第八條 1.全廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一 2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)必需要向上反映匯報(bào)重要狀況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦

5、審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨字、廠(chǎng) 3.對(duì)全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或 第九條發(fā)文的 1.凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編 2. (1) (2) (3) (4)公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作 (5) (6) (1) (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、 4.在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨

6、群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排布暑、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā) 5.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可 6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查) (四) 第十條 1. 2.黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí) 3.草擬文稿必需從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到狀況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮亮、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工

7、整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水 4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，具體寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、 5.兩辦應(yīng)依據(jù)黨委、廠(chǎng)部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行檢察和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿； 6.經(jīng)兩辦檢察修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))； 7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚； 8. 9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽 10. 11.

8、12.文件打字后，由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落 (五) 第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作必需要借閱一般文件，必需經(jīng)本部門(mén)負(fù) 第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任 第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必需及時(shí)查明原因和責(zé)任 第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 (六) 第十五條

9、1. (1) (2)黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、 (3)廠(chǎng)黨委會(huì)、廠(chǎng)長(zhǎng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì)、工廠(chǎng)管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各 (4)廠(chǎng)黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠(chǎng)一級(jí)的黨群組織召 (5) (6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì)上匯報(bào)表言材料等； (7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠(chǎng)向上 (8)反映本廠(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品 (9) (10) 2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾 第十六條 1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。 2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文 3.要保持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查) (七) 第十七條關(guān)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)儲(chǔ)存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定 第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)和正副