廣東深圳人人樂管理培訓(xùn)課程應(yīng)用文寫作技巧.ppt

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1、應(yīng)用文寫作,培訓(xùn)發(fā)展部,內(nèi)容提要,應(yīng)用文寫作的性質(zhì)、特點、作用和要求幾種日常和實用的應(yīng)用公文寫作公文處理與應(yīng)用文寫作基本條件,,第一部分概述應(yīng)用文寫作的性質(zhì)、特點、作用和要求,應(yīng)用文寫作,一、應(yīng)用文寫作的性質(zhì),應(yīng)用文寫作是一種最直接、最有效地表述思維、交流思想、傳播信息、解決問題，為現(xiàn)實社會和實際工作服務(wù)的寫作。應(yīng)用文可以分為：公務(wù)應(yīng)用文，如：公文、工作總結(jié)、調(diào)查報告、規(guī)章制度等；私務(wù)應(yīng)用文，如：書信、請柬、聘書、訴狀等。,二、應(yīng)用文寫作的特點,1、明確的實用性：應(yīng)用文為解決實際問題而寫作，避免內(nèi)容空洞、不著邊際、不解決實際問題；2、內(nèi)容的真實性：應(yīng)用文所涉及的人和事一定要確有其人其事，情節(jié)、

2、數(shù)字和細節(jié)都不能虛構(gòu)；,二、應(yīng)用文寫作的特點,3、作者與讀者對象的特定性：作者往往是一個集體，讀者往往局限在一個很小范圍；4、較強的時效性：如果慢慢吞吞，拖拖拉拉就會貽誤工作；5、格式的規(guī)范性：有了格式，便于寫作、閱讀、承辦、歸檔、查詢。,三、應(yīng)用文寫作的作用,1、指導(dǎo)作用：人們通常用“紅頭文件”稱呼公文，是就其指導(dǎo)作用而言；2、協(xié)調(diào)作用：文件主要作用在于反映或溝通情況，協(xié)調(diào)、平衡單位之間的新情況和新問題；3、憑證作用：中國有名古話：“一字入公文，九牛拽不出”，就是指文件是處理有關(guān)問題的依據(jù)。,四、應(yīng)用文寫作的要求,1、語言要求：準(zhǔn)確、簡潔、質(zhì)樸、得體；2、寫作要求：（1）依法擬文（2）遵命寫

3、作（3）材料真實（4）主旨明確（5）內(nèi)容單一,五、公文的結(jié)構(gòu)與格式,（一）文頭部分1、秘密等級2、緊急程度3、文件名稱4、發(fā)文字號（二）主文部分1、標(biāo)題2、主送單位3、正文4、印章5、成文時間（三）文尾部分：1、附件2、主題詞3、抄送機關(guān)4、印發(fā)時間5、印刷份數(shù),秘密急件XXX文件XX字【20XX】X號關(guān)于XXXX的通知XXX單位：XXXXXXXXXXXX(公章）二OXX年X月X日附件：1、XXX2、XXX主題詞：XXXXXX抄送：XXXXX年X月X日印發(fā)（共印XX份）,,,,,第二部分幾種日常和實用的應(yīng)用公文寫作,應(yīng)用文寫作,一、通知,1、概念：通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不

4、相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，或任免人員，是一種使用最廣泛的文種。,一、通知,2、功能：（1）指導(dǎo)性：布置工作、規(guī)范事項、闡明原則（2）事項周知：讓單位或個人知道做什么事、應(yīng)該怎么做。,一、通知,3、特點：（1）應(yīng)用廣泛，使用頻率高，較為靈活、實用。（2）內(nèi)容單純，行文簡便：一個通知一般只布置或通報一項工作事項，較簡便。（3）具有執(zhí)行性：通知多用于下行文，其內(nèi)容是要求下屬單位予以執(zhí)行或辦理的事項，如用于布置工作，要求下級單位學(xué)習(xí)、討論和執(zhí)行、辦理有關(guān)規(guī)章制度；即使是會議通知或任免干部，也同樣要求各單位服從通知的安排，執(zhí)行通知上所寫明的事項。,一、通知,4

5、、常用種類：（1）發(fā)布性通知：發(fā)布規(guī)章、制度、辦法。（2）會議通知：上級機關(guān)召開比較重要的會議。（3）任免通知：管理干部的聘任和免職。（4）一般性通知：上級機關(guān)的有關(guān)事項需要使下級機關(guān)知道或辦理，如啟用印章，成立、調(diào)整、撤銷某機構(gòu)，催報材料、報表，變更作息時間等。（5）指示性通知：要求下屬單位辦理或執(zhí)行某件事。,一、通知,5、結(jié)構(gòu)：（1）標(biāo)題：一般由事由和文種構(gòu)成，通知內(nèi)容緊急，可加“緊急”二字。（2）主送單位：在標(biāo)題下，正文前頂格書寫。（3）正文：包括通知緣由、通知事項、通知要求三部分。（4）落款和發(fā)文日期。,注意！,擬寫通知，主題要集中，重點要突出，措施要具體，并且還要求講求時效，以便提高

6、效率，不要貽誤時機。,例文：,**地區(qū)行政公署辦公室通知,,各縣（市）人民政府：經(jīng)行署領(lǐng)導(dǎo)研究決定，定于*月*日在行署召開各縣（市）人民政府辦公室主任會議三天，傳達省政府關(guān)于公文處理的有關(guān)指示，請各縣（市）人民政府辦公室主任或副主任一人參加。2000年6月6日（蓋公章）,二、通報,1、概念：通報用以表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。表彰先進的通報，目的在于引導(dǎo)良好的工作風(fēng)氣或引導(dǎo)做好某方面的工作；批評通報，在于糾正某種不良工作風(fēng)氣或工作中的某種不良傾向。傳達精神或情況的通報，在于告訴下級單位目前工作中要注意或警惕什么問題。,二、通報,2、結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+受文機關(guān)+正文+落款與發(fā)文日期,二、通

7、報,3、寫作：（1）典型性通報：表彰通報：被表彰人物及其先進事跡+對事跡的意義分析+表彰項+希望或號召項（希望被表彰者保持進步，他人向被表彰者學(xué)習(xí)）。批評通報：被批評人物及其落后事跡+對事跡教訓(xùn)意義的分析+通報批評項+訓(xùn)誡或警示項（希望被批評者改正錯誤，他人從中吸取教訓(xùn)）。（2）重要精神情況通報：基本情況+意義或教訓(xùn)+對未來工作的設(shè)想或整改措施。,二、通報,4、注意事項：材料真實、評價中肯、選好典型。,例文：,表揚通報,二ОО二年六月七下午3︰00，在西麗培訓(xùn)教室舉行的“《手冊》知識競賽之二——收銀部”中，共有南油、福田、西麗三支參賽隊的十五名選手參加比賽?，F(xiàn)對團體成績予以通報表揚。第一名：西

8、麗購物廣場代表隊第二名：福田購物廣場代表隊第三名：南油購物廣場代表隊公司希望全體員工向他們學(xué)習(xí)，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識、強化服務(wù)意識、提高業(yè)務(wù)技巧、增強工作能力，把所學(xué)知識運用到實際工作中去，不斷提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)公司的高速發(fā)展。深圳市人人樂連鎖商業(yè)有限公司二ОО二年六月八日,三、決定,1、概念：決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。一般，重要事項是對已發(fā)生過的事項的處置安排，重大行動是對未來工作加以部署安排，如《中共中央關(guān)于經(jīng)濟體制改革的決定》。,三、決定,2、種類：（1）對重大事項或重大行動安排決定；（2）獎懲決定；（3）變更撤銷決

9、定。3、特點：（1）行政效力強；（2）工作指導(dǎo)性明顯。,三、決定,4、寫作：（1）標(biāo)題：一般只由“事由+文種”組成。（2）正文：一般由原因和事項兩部分組成。原因部分要簡明扼要地寫出作出這一決定的依據(jù)與理由。事項部分要直截了當(dāng)?shù)貙懨魉鶝Q定的具體事項。,三、決定,5、要求：所決定的事項要完整周密，表述要簡明扼要，用語要十分準(zhǔn)確，以便貫徹執(zhí)行。,四、報告與請示,1、報告：（1）報告是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)詢問時使用的公文。如：會議報告、檢查報告、情況報告、工作報告、處理報告等。報告最大的特點就是它的敘述性，即把基本的情況講清楚是它行文的最大特色。,四、報告與請示,1、報告：（2）

10、結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機關(guān)（一般是上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門）+正文（先寫目的，再寫報告內(nèi)容，包括主要情況、存在問題、經(jīng)驗教訓(xùn)、今后打算等，結(jié)束用“特此報告”、“以上報告當(dāng)否，請審核”等）+落款與日期。,四、報告與請示,1、報告：（3）寫作：a、工作報告：分綜合報告和專題報告。一般程式是：概述工作任務(wù)完成的基本情況為第一項內(nèi)容，寫明下一步工作的初步計劃為第二項內(nèi)容，請求上級指導(dǎo)為第三項內(nèi)容。b、情況報告：用于反映重要情況、重大事故或具體重大傾向的問題。,注意！,寫作上：如反映重大失誤情況，要先概述基本情況，再提出解決問題的初步建議供上級參考決策時用。如重大事故報告，要先概述情況，再寫有關(guān)單位如何及時處理

11、事故，再寫事故發(fā)生的初步調(diào)查分析，最后寫事故的初步處理方案。,四、報告與請示,1、報告：（3）寫作：c、答復(fù)報告：上級問什么就答什么。d、遞送報告：在于向上級報送材料，有些材料是要按規(guī)定向上級報送的。,四、報告與請示,1、報告：（4）注意事項：a、情況真實b、突出重點c、確屬必要d、不得夾帶請示事項e、不得越級主送。,例文：,關(guān)于我店安全工作情況報告,總經(jīng)辦：按照……一、基本情況（略）二、事故原因和教訓(xùn)三、今后措施以上報告，如有不當(dāng)之處，請指示。**店*年*月*日,四、報告與請示,2、請示：（1）請示是向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)用的公文。請示的主要特點是呈請性，要經(jīng)上級批復(fù)后才能執(zhí)行，因此，請示

12、是事前請示，在工作中不能先斬后奏，先做后請示是違反紀(jì)律的。（2）分類：求示性請示：請求上級給予指示、裁決；求助性請示：請求上級給予支持、幫助；求準(zhǔn)性請示：請求上級批準(zhǔn)、允許。,四、報告與請示,2、請示：（3）寫作：a、標(biāo)題：標(biāo)題使用動詞時，不能與文種詞語重復(fù)，如《關(guān)于請求批準(zhǔn)購買的請示》中，“請求批準(zhǔn)”應(yīng)去掉。b、主送機關(guān)：只能寫一個，若還要報其他上級機關(guān)，可用“抄報”形式在文后注明。c、正文：請示緣由+請示的具體事項+意見、要求三部分組成。結(jié)尾要寫“以上當(dāng)否，請批示”，“特此請示，請批復(fù)”，“以上意見當(dāng)否，請指示”。撰寫請示，必須注意一文一事，不可一文數(shù)事。d、落款與日期。,例文：,關(guān)于請求

13、解決***等三位同志**市戶口的請示,,**市人民政府：**市城市信用社系人民銀行直接領(lǐng)導(dǎo)和管理的金融機構(gòu)，該社***、***、***三位同志因……由于上述三位同志家庭較困難，加之城市信用社財力困難，無力承擔(dān)入城戶口交費，特請求市政府給予免費遷入本市戶口的照顧。望予以批準(zhǔn)。中國人民銀行**分行*年*月*日,五、函,1、概念：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。2、種類：商洽函、問答函、請批函。,五、函,3、寫作：商洽函：使用范圍廣泛，如聯(lián)系有關(guān)業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)事宜、有關(guān)人事調(diào)動的事宜，催辦公務(wù)等。問答函：向平行或不相隸屬機關(guān)詢問或答復(fù)有關(guān)問題，一般問什么答什么。請

14、批函：向有業(yè)務(wù)管理權(quán)限的部門請求批準(zhǔn)、請求有關(guān)部門執(zhí)行上級的批復(fù)。,五、函,4、注意事項（1）用語誠懇謙和，如常用“盼復(fù)”、“請研究函復(fù)”、“特此函達”、“專此函告”。（2）語風(fēng)簡單明了，用一兩句話說明發(fā)函的原因即可，一函一事項。（3）事項條理系統(tǒng)。,六、會議記錄與會議紀(jì)要,1、會議記錄：對會議過程的即時記錄，包括會議的組織情況、進程、發(fā)言人的發(fā)言以及會議的結(jié)果等幾個部分。記錄內(nèi)容：會議時間、地點、出席人、缺席人、列席人、主持人、記錄人，之后再寫會議的詳細記錄。會議記錄不可傳達。,六、會議記錄與會議紀(jì)要,2、會議紀(jì)要：在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉寫成，擇要反映會議精神和情況，具有紀(jì)實性和指導(dǎo)性

15、，可傳達。會議紀(jì)要常用“會議討論了”、“與會者認為”、“會議認為”、“會議強調(diào)”，“會議指出”等語言，把會議的主要精神闡述出來。,例文：,**行政辦公會議記要,時間：*年*月*日地點：**會議室主持人：***主任參加人：***、***、***、……記錄人：會議內(nèi)容：……**行政辦公室,七、事務(wù)文書：計劃、總結(jié)、調(diào)查報告,1、計劃是對未來的展望與構(gòu)想，總結(jié)是對過去的回顧與思考。計劃要穩(wěn)妥可行，不能脫離客觀實際，方法要合理積極?？偨Y(jié)要寫：工作回顧——找出經(jīng)驗或缺點——指導(dǎo)未來工作，要態(tài)度誠實，實事求是，突出重點。,七、事務(wù)文書：計劃、總結(jié)、調(diào)查報告,2、調(diào)查報告（市調(diào)報告）市場調(diào)查報告是對市場進行

16、深入調(diào)查研究后，對調(diào)查所獲得的信息資料進行系統(tǒng)、科學(xué)和周密的整理，根據(jù)實際需要進行分析、歸納、綜合后撰寫的書面報告。要寫市調(diào)報告，首先必須認真進行市場調(diào)查，這是前提和基礎(chǔ)。,七、事務(wù)文書：計劃、總結(jié)、調(diào)查報告,特點：內(nèi)容上寫明調(diào)查對象成因，材料客觀翔實，文字亦敘亦議。注意事項：讓事實說話，力求觀點新穎，精心組織材料。,八、典型材料,1、概念：用于典型經(jīng)驗交流的材料，有個人典型材料，單位典型的經(jīng)驗作法，典型材料簡介。典型材料可供上級機關(guān)作為評價個人或單位先進事跡使用，可供會議介紹使用，可供報刊轉(zhuǎn)載。,八、典型材料,2、特點：真實。遵守客觀事實，不能夸張，夸張失實的材料起不到典型作用。具體。以具體

17、的事實說話，切忌空洞議論。3、注意事項：把握典型價值，鼓勵人們奮進。,九、講話稿,1、概念：在各種公開活動場合講話之前準(zhǔn)備的文稿。2、特點：內(nèi)容的概括性，感情的鼓動性，語言多帶口語性、生動活潑。,九、講話稿,3、寫作：稱謂+開頭話+主體+結(jié)尾稱謂：是對聽眾的稱呼語，“各位領(lǐng)導(dǎo)”、“各位代表”、“各位嘉賓”。開頭話：有的介紹講話的內(nèi)容，有的點明講話的中心，有的表示感謝、敬意、祝賀等，一般帶有感情端莊或熱烈等特點。結(jié)束語：一般帶有祝頌或號召的感情色彩，如“預(yù)祝大會圓滿成功”，“祝大家在新的一年里馬到成功，萬事如意”等。,十、經(jīng)濟合同,1、合同：即契約，由雙方或多方當(dāng)事人，為實現(xiàn)各自的目的，通過平等

18、協(xié)商而達成的協(xié)議。2、基本內(nèi)容：標(biāo)的+數(shù)量和質(zhì)量+價款或酬金+履行的期限、地點和方式+違約責(zé)任,十、經(jīng)濟合同,3、要求：文字要準(zhǔn)確嚴(yán)謹，與當(dāng)事人的意圖相一致，詞語不能引起誤解或歧義；語句要簡練、精密，絕不能夸張、形容、比喻、渲染、描繪；表述項目要完善，數(shù)字要精確，計量單位要明確；要有嚴(yán)密的邏輯性。,十一、公關(guān)禮儀文體,1、啟事：告知、陳述，有招聘、招生、招標(biāo)、招領(lǐng)、征婚、招商的征招類啟事；開業(yè)、停業(yè)、遷址、更名、遺失的告知類啟事；尋人、尋物的尋找類啟事。,十一、公關(guān)禮儀文體,2、聲明：即公開說明，具有莊重性與嚴(yán)肅性，分警告性聲明與遺失聲明（遺失文件、支票、證件或其他重要東西），可寫“鄭重聲明”

19、、“嚴(yán)正聲明”等。3、賀信（電）：表示祝賀、贊頌的函電，一般對取得巨大成績、作出貢獻的單位和個人表示祝賀，向一些重要會議、知名人士的壽辰表示祝賀。,十一、公關(guān)禮儀文體,4、祝詞：又稱賀詞，用于重大節(jié)日、重要會議、宴請招待等群眾性場合，表示良好祝愿，一般口頭表達，直接到現(xiàn)場宣讀。5、請柬：邀請人參加活動的信柬，一般分封面、封里兩部分，封面有“請柬”、“請貼”字樣，多用燙金，還用各種吉祥物和裝飾畫。封里要有敬請光臨、恭候光臨等禮貌用語。,十一、公關(guān)禮儀文體,6、聘書：即聘請書，目前我國不少單位都實行聘任制，聘請本單位的人員擔(dān)任某個職務(wù)時也可使用聘書。要寫明“聘書”、“聘請書”等。7、歡迎辭、歡送辭

20、、答謝辭。,,,,第三部分公文處理與應(yīng)用文寫作基本條件,應(yīng)用文寫作,一、公文處理,1、原則：及時、準(zhǔn)確、保密、系統(tǒng)（科學(xué)性、系統(tǒng)化）2、具體事項：（1）發(fā)文辦理：以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、蓋印、打印、登記、分發(fā)等程序。（2）收文辦理：收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。,一、公文處理,3、后續(xù)事項：（1）立卷：將已辦理完畢且有保留價值的公文組成案卷。（2）歸檔：將整理好的文件案卷交檔案室保存。（3）銷毀：對無保存價值的公文定期銷毀，但須有批準(zhǔn)、有監(jiān)督。,二、學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作的基本條件,,1、加強思想、素質(zhì)和修養(yǎng)。2、深入實際，調(diào)查研究。3、加強基礎(chǔ)訓(xùn)練，反復(fù)練筆。,,總之，提高應(yīng)用文寫作能力，應(yīng)從鞏固及提高基礎(chǔ)寫作能力入手，歸根到底還要靠：熟悉世事，練達人情，對有關(guān)專業(yè)以及涉及問題的深入了解，對各種條件的敏銳洞察。文字功夫、專業(yè)知識、負責(zé)精神與協(xié)調(diào)努力，都不可或缺，這就需要各自的經(jīng)常關(guān)心，不斷積累之功了。,