企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實(shí)用表單精編【含4份崗位職責(zé)+4份制度+8份表格】.doc

《企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實(shí)用表單精編【含4份崗位職責(zé)+4份制度+8份表格】.doc》由會(huì)員分享，可在線(xiàn)閱讀，更多相關(guān)《企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實(shí)用表單精編【含4份崗位職責(zé)+4份制度+8份表格】.doc（22頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實(shí)用表單精編第一節(jié) 日常事務(wù)管理崗位職責(zé)一、行政主管崗位職責(zé)行政主管的主要職責(zé)在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)行政資產(chǎn)、行政事務(wù)等工作的組織開(kāi)展，為企業(yè)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作提供有效支持和協(xié)調(diào)。其具體職責(zé)如圖4-1所示。負(fù)責(zé)制定行政工作的管理規(guī)章制度、工作計(jì)劃、預(yù)算方案，并報(bào)上級(jí)審核審批職責(zé)6職責(zé)7搜集、整理企業(yè)內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫(xiě)企業(yè)大事記；根據(jù)上級(jí)對(duì)企業(yè)內(nèi)刊的導(dǎo)向定位，統(tǒng)籌內(nèi)刊的編輯與發(fā)行工作按照上級(jí)指示和企業(yè)規(guī)定，組織舉辦企業(yè)年會(huì)、員工活動(dòng)、市場(chǎng)類(lèi)活動(dòng)及各類(lèi)會(huì)議、娛樂(lè)等各項(xiàng)活動(dòng)，對(duì)會(huì)議與活動(dòng)舉辦過(guò)程提供支持職責(zé)1職責(zé)3職責(zé)4辦理和妥善管理企業(yè)各項(xiàng)證照、資質(zhì)證件等

2、，并配合相關(guān)部門(mén)的年檢工作職責(zé)5負(fù)責(zé)起草企業(yè)年度、季度、月度行政后勤、治安保衛(wèi)等相關(guān)工作計(jì)劃職責(zé)2職責(zé)8負(fù)責(zé)企業(yè)辦公設(shè)備和其他行政財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行登記、造冊(cè)、定期盤(pán)點(diǎn)等管理工作對(duì)行政人員進(jìn)行人才儲(chǔ)備與培養(yǎng)、績(jī)效考核審核等組織來(lái)客接待、配合政府相關(guān)部門(mén)的檢查工作和其他外聯(lián)工作職責(zé)9按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 圖4-1 行政主管崗位職責(zé)二、監(jiān)察主管崗位職責(zé)監(jiān)察主管的主要職責(zé)是依照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示或外部要求，監(jiān)督企業(yè)各部門(mén)和相關(guān)人員遵守規(guī)章制度、規(guī)范紀(jì)律的情況，及時(shí)對(duì)工作過(guò)程中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為予以處理，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)。其具體職責(zé)如圖4-2所示。職責(zé)5協(xié)助外部相關(guān)單位或根據(jù)授權(quán)對(duì)企業(yè)員工違反

3、國(guó)家法律法規(guī)及嚴(yán)重違反政紀(jì)案件進(jìn)行調(diào)查處理職責(zé)4針對(duì)監(jiān)察工作發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題向上級(jí)提出整改建議、協(xié)調(diào)其他部門(mén)落實(shí)或直接組織擬訂相關(guān)制度予以規(guī)范職責(zé)3職責(zé)1根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理體制，在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下制定監(jiān)察工作年度計(jì)劃與目標(biāo)、工作流程并組織實(shí)施，統(tǒng)籌安排企業(yè)的年度監(jiān)察工作組織實(shí)施企業(yè)高層人員廉潔教育培訓(xùn)及廉潔自律承諾，以及對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行廉潔宣傳教育的工作職責(zé)10職責(zé)2協(xié)助部門(mén)經(jīng)理建立并完善企業(yè)的紀(jì)檢、審計(jì)等監(jiān)察管理制度、體系等職責(zé)7協(xié)助相關(guān)部門(mén)對(duì)在監(jiān)察工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)和人員進(jìn)行處理職責(zé)8受理企業(yè)員工不服行政處分的申訴及法律、法規(guī)規(guī)定的由監(jiān)察機(jī)關(guān)受理的申訴職責(zé)9收集、保管監(jiān)察工作的重要

4、資料，做好文件的收發(fā)、登記和歸檔工作負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查企業(yè)各部門(mén)及人員的行為規(guī)范及其遵守規(guī)章制度的情況，及時(shí)填寫(xiě)監(jiān)察記錄職責(zé)11按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)6參與對(duì)本企業(yè)重要經(jīng)濟(jì)合同或某一時(shí)間之經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、有效性進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)或監(jiān)察工作圖4-2 監(jiān)察主管崗位職責(zé)三、行政助理崗位職責(zé)行政助理協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成企業(yè)行政事務(wù)性工作及人事行政部的日常事務(wù)工作，以保證日常辦公行政事務(wù)順利進(jìn)行。其具體職責(zé)如圖4-3所示。職責(zé)3職責(zé)1職責(zé)8負(fù)責(zé)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的電話(huà)接聽(tīng)和記錄工作、來(lái)訪(fǎng)客人的接待工作以及部門(mén)經(jīng)理的日程安排協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成對(duì)本部門(mén)員工的考勤、績(jī)效考核工作，對(duì)行政部工作人員的工作給予業(yè)務(wù)

5、指導(dǎo)協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)起草和修訂各項(xiàng)規(guī)章制度、計(jì)劃規(guī)劃等，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理職責(zé)2負(fù)責(zé)文件的編碼、發(fā)放、更改、歸檔、回收、銷(xiāo)毀、借閱職責(zé)4負(fù)責(zé)督辦上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)向相關(guān)人員交辦的專(zhuān)項(xiàng)事務(wù)職責(zé)5協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議前準(zhǔn)備和會(huì)后清理工作，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、紀(jì)要的整理、打印、存檔等工作整理和下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行催辦、落實(shí)職責(zé)6負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)辦公環(huán)境、物資及物品的管理工作及辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放工作職責(zé)7按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作圖4-3 行政助理崗位職責(zé)四、行政專(zhuān)員崗位職責(zé)行政專(zhuān)員的主要職責(zé)是在行政主管的領(lǐng)導(dǎo)下，計(jì)劃安排日常行政辦公事務(wù)并執(zhí)行，保證行政工作的順利實(shí)施和高效完成，為企業(yè)提供高效流暢的行

6、政服務(wù)。具體職責(zé)如圖4-4所示。職責(zé)1職責(zé)3協(xié)助行政主管接待訪(fǎng)客、配合政府相關(guān)部門(mén)進(jìn)行檢查以及其他外聯(lián)工作等職責(zé)4負(fù)責(zé)企業(yè)相關(guān)證照的保管和使用登記工作，并配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行年檢協(xié)助行政主管編輯和發(fā)行企業(yè)內(nèi)刊，發(fā)揮輿論的導(dǎo)向性作用職責(zé)2負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)文件資料的擬、收、發(fā)、存，以及文件的打印、復(fù)印和傳真工作職責(zé)6職責(zé)5本企業(yè)內(nèi)部圖書(shū)、報(bào)刊、資料的管理及時(shí)完成行政主管交辦的其他工作圖4-4 行政專(zhuān)員崗位職責(zé)第二節(jié) 日常事務(wù)管理制度一、文件管理制度文件管理制度第1章 總則第1條 目的。通過(guò)對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門(mén)及人員及時(shí)、正確地使用有效文件

7、，提高工作效率。第2條 適用范圍。本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來(lái)公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。根據(jù)公司各類(lèi)文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹?jí)劃分，可分為下列五級(jí)文件。具體如下表所示。公司內(nèi)部文件各層級(jí)內(nèi)容范疇文件等級(jí)文件內(nèi)容一級(jí)文件公司章程、基本法、質(zhì)量手冊(cè)等體系文件、公司營(yíng)運(yùn)資質(zhì)證照等二級(jí)文件公司核心的業(yè)務(wù)流程和管理流程等三級(jí)文件公司日常工作流程和制度四級(jí)文件各部門(mén)、車(chē)間內(nèi)部文件五級(jí)文件各類(lèi)記錄第3條 管理職責(zé)劃分。（1）各級(jí)主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理（或管理者代表）還承擔(dān)著對(duì)公司

8、各類(lèi)體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。（2）總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。（3）人事行政部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)公司營(yíng)運(yùn)、資質(zhì)類(lèi)文件資料的保管；其中，人事行政部下轄體系文件管理室，并由其文控員專(zhuān)職負(fù)責(zé)公司各類(lèi)體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。（4）各職能部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線(xiàn)的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。第2章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則第4條 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。（1）第一部分：公司代號(hào)，代碼為。（2）第二部分：層級(jí)分類(lèi)代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。（3）第三部分：大類(lèi)代碼

9、，代碼分別為綜（綜合管理類(lèi)）、制（生產(chǎn)制造類(lèi)）、市（市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)）、研（研發(fā)類(lèi)）、其（其它類(lèi)）等。（4）第四部分：小類(lèi)分類(lèi)代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計(jì)劃類(lèi)）、人力（人力資源類(lèi)）、辦公（辦公類(lèi)）、總務(wù)（總務(wù)后勤類(lèi)）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類(lèi)）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類(lèi)）、質(zhì)管（質(zhì)管類(lèi)）、項(xiàng)管（項(xiàng)目管理類(lèi)）、產(chǎn)研（產(chǎn)品研發(fā)類(lèi)）、其（其它類(lèi)）等。（5）第五部分：文件流水號(hào)，代碼為001999。第5條 公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下（以人事行政部文件為例）。（1）一級(jí)文件：1001。（2）二級(jí)文件：2綜001。（3）三級(jí)文件：3綜行政001。（4）四級(jí)文件：4綜行政001。（5）五級(jí)文件：5綜行政001001。第3章 公司各級(jí)文

10、件編制、審核、審批規(guī)定第6條 公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。第7條 公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門(mén)協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門(mén)共同編寫(xiě)。二級(jí)文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門(mén)及人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。第8條 公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過(guò)2個(gè)（含2個(gè)）職能部門(mén)，其編制工作由各歸口管理職能部門(mén)組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。（1）目標(biāo)類(lèi)、計(jì)劃類(lèi)三級(jí)文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運(yùn)營(yíng)副總審核。（2）人事、行政、總務(wù)類(lèi)三級(jí)文件由人事行政部負(fù)責(zé)組織編制，交分

11、管行政副總審核。（3）財(cái)務(wù)類(lèi)三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。（4）生產(chǎn)制造類(lèi)三級(jí)文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總（或廠長(zhǎng)）審核。（5）市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)三級(jí)文件由營(yíng)銷(xiāo)部及相關(guān)部門(mén)組織編制，交分管的營(yíng)銷(xiāo)副總審核。（6）供應(yīng)類(lèi)三級(jí)文件由采購(gòu)部及相關(guān)部門(mén)組織編制，交分管的運(yùn)營(yíng)副總審核。第9條 公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定表文件類(lèi)別覆蓋范圍編制主管部門(mén)審批人員部門(mén)發(fā)文分管業(yè)務(wù)線(xiàn)的專(zhuān)業(yè)性文件，如設(shè)備部的設(shè)備操作保養(yǎng)卡及各類(lèi)機(jī)械圖紙、技術(shù)部的工藝作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、生產(chǎn)部的各工序生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等歸口職能部門(mén)分管各部門(mén)的主管副總部門(mén)、車(chē)間

12、內(nèi)部文件僅限于本部門(mén)、本車(chē)間，此類(lèi)文件的內(nèi)容應(yīng)保證與公司各項(xiàng)流程和制度不相沖突各部門(mén)、各車(chē)間內(nèi)安排部分管副總各類(lèi)記錄參與質(zhì)量體系文件中的記錄控制程序第10條 除部門(mén)、車(chē)間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交人事行政部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門(mén)方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定第11條 所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由人事行政部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由人事行政部

13、行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)實(shí)施。第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。（1）大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表，并報(bào)各文件歸口職能部門(mén)的分管副總審批。（2）零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表。第14條 文件領(lǐng)用人應(yīng)在公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表或公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。第15條 領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立收文登記表。第16條 文件發(fā)放完畢后，人事行政部行政專(zhuān)員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、歸檔保存，并更新公司內(nèi)部文件清單。第5章 公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定第17

14、條 文件使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓?chǎng)所），確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。第18條 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門(mén)可填寫(xiě)文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表，申請(qǐng)更換或增發(fā)。（1）文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。（2）根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。（3）文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。第19條 文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表需經(jīng)人事行政部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào)；增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。第20條 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。（1）當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)人事行政部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專(zhuān)員或文控員方可

15、辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。（2）借閱時(shí)最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)半個(gè)月。（3）公司內(nèi)部各部門(mén)、各車(chē)間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)人事行政部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專(zhuān)員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。第6章 公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定第21條 公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。（1）公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。（2）文件內(nèi)容與客戶(hù)的需要相矛盾或不能滿(mǎn)足客戶(hù)的要求時(shí)。（3）文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。（4）有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。第22條 文件修改

16、程序規(guī)定如下。（1）公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專(zhuān)門(mén)成立文件修改小組進(jìn)行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。（2）文件需要更改時(shí)，由文件編制部門(mén)填寫(xiě)文件變更審批表并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。（3）文件更改由人事行政部行政專(zhuān)員或文控員按文件變更審批表負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃（改）或換頁(yè)等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場(chǎng)所。如采取換頁(yè)的形式，應(yīng)將原未更改的頁(yè)面回收。第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。（1）當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢

17、和失效文件。行政專(zhuān)員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。（2）作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專(zhuān)員或文控員應(yīng)填寫(xiě)作廢文件審批表交部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷(xiāo)毀。第24條 文件評(píng)審規(guī)定如下。（1）人事行政部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專(zhuān)員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。（2）文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。第7章 附則第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權(quán)歸人事行政部所有。第26條 本制度經(jīng)行政

18、副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開(kāi)始執(zhí)行。二、檔案管理制度檔案管理制度第1章 總則第1條 目的。為了規(guī)范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷(xiāo)毀工作，發(fā)揮檔案價(jià)值，防止公司信息泄露，特制定本制度。第2條 檔案管理體系（1）公司成立兩級(jí)檔案管理體系，人事行政部下屬檔案室為公司檔案主要責(zé)任單位，人事行政部的行政專(zhuān)員為兼職的公司檔案管理人員；公司二級(jí)管理部門(mén)為本單位文檔保管部門(mén)，均應(yīng)指定專(zhuān)人兼職負(fù)責(zé)。（2）檔案分類(lèi)、目錄、編號(hào)的原則由人事行政部統(tǒng)一制定。公司的檔案庫(kù)應(yīng)與公司的其他資料庫(kù)，如工程施工、設(shè)計(jì)資料庫(kù)等分開(kāi)管理。密級(jí)檔案必須保證安全。文書(shū)結(jié)案后，原稿或正本應(yīng)歸檔，需經(jīng)常性使用

19、的，應(yīng)留副本使用。第2章 文件、檔案整理第3條 文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收。（1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。（2）文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。（3）文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)科室。（4）與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。（5）有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)送人事行政部簽收后，將文件歸檔處理。第4條 文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理。（1）中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。（2）右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上

20、角、理齊釘牢。（3）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第3章 檔案分類(lèi)第5條 檔案分類(lèi)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。第6條 檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多、三級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，也可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。第7條 同一“小類(lèi)”（或細(xì)類(lèi)）的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類(lèi)裝訂，并于小類(lèi)（或細(xì)類(lèi)）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。第8條 每一檔夾

21、封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。第9條 檔號(hào)的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2；其中，A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類(lèi)號(hào)，C1C2為小類(lèi)號(hào)，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第4章 檔案名稱(chēng)及編號(hào)第10條 檔案名稱(chēng)。（1）檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示：其位數(shù)使用視案件多少及增長(zhǎng)情形斟酌決定。（3）檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案分類(lèi)編號(hào)表，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用

22、一定順序依次排列，以便查閱。（4）檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。（5）檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第11條 檔案編號(hào)。（1）新檔案。應(yīng)從檔案分類(lèi)編號(hào)表查明該檔案所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序，以此來(lái)編列檔案號(hào)。（2）檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號(hào)并予以同號(hào)編列。（3）檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，再編列檔案號(hào)。（4）檔案號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者

23、則填寫(xiě)于右上角。第5章 檔案歸檔管理第12條 歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔案夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。第13條 檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。第14條 文件保存期限，除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理。檔案保存期限一覽表類(lèi)別永久保存類(lèi)10年保存類(lèi)5年保存類(lèi)1年保存類(lèi)內(nèi)容1公司章程2股東名冊(cè)3公司組織規(guī)程及規(guī)章制度、工作細(xì)則等4總經(jīng)理、股東會(huì)記錄5財(cái)務(wù)報(bào)表6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)的文件7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證8工程設(shè)計(jì)、施工、竣工資料9其他規(guī)定須永久保存的文書(shū)1公司內(nèi)部預(yù)、決算書(shū)類(lèi)2會(huì)計(jì)憑證

24、、賬簿、報(bào)表3事業(yè)計(jì)劃資料4其他規(guī)定需10年保存的文書(shū)1期滿(mǎn)或已解除的合同文書(shū)2正在執(zhí)行當(dāng)中的合同文書(shū)3其他規(guī)定需保存5年的文書(shū)結(jié)案后無(wú)需長(zhǎng)期保存的文書(shū)注：上述非永久保存的資料過(guò)期之后，必要時(shí)可以用光盤(pán)存錄備查。第6章 檔案調(diào)閱管理第15條 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案調(diào)閱單，經(jīng)其部門(mén)主管核準(zhǔn)后向檔案保管人員調(diào)閱。第16條 調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。第17條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。第18條 檔案管理人員接到檔案調(diào)閱單，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于檔案調(diào)閱單上填注借出日

25、期，然后將檔案交與調(diào)卷人員。檔案調(diào)閱單例按歸還日期先后整理，以備催還。第19條 調(diào)閱期限不得超過(guò)2個(gè)星期，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第20條 調(diào)閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。第21條 調(diào)閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。第22條 外單位調(diào)閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。第23條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查簽章。第24條 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤

26、后，檔案即歸入檔案夾。檔案調(diào)閱單由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤５?5條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。第7章 檔案清理第16條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。第17條 每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。第18條 保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，檔案管理人員應(yīng)將檔案目錄表上注明在其保留文件，并在上注明部分銷(xiāo)毀的日期。第19條 每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。第20條 對(duì)于

27、已失去作用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷(xiāo)毀檔案材料要認(rèn)真鑒定，確定銷(xiāo)毀檔案材料已列冊(cè)登記。第21條 銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止失密。第8章 附則第22條 本制度由人事行政部檔案室負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋事宜。第23條 本制度經(jīng)人事行政部經(jīng)理審核、報(bào)主管行政事務(wù)的行政副總審批后生效。修訂、廢止時(shí)亦同。第24條 本制度自公布之日起執(zhí)行。四、會(huì)議管理制度會(huì)議管理制度第1章 總則第1條 目的為了規(guī)范公司的會(huì)議召開(kāi)程序，確保會(huì)議的高質(zhì)量、高效率，幫助相關(guān)部門(mén)集思廣益、促進(jìn)溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步調(diào)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司各級(jí)、各類(lèi)會(huì)議的組織與管理。第2章

28、 會(huì)議分類(lèi)第3條 根據(jù)會(huì)議范圍分類(lèi)根據(jù)會(huì)議的范圍，可以分為以下五種。（1）公司級(jí)會(huì)議，包括全公司員工大會(huì)、全公司技術(shù)人員、項(xiàng)目經(jīng)理、施工隊(duì)長(zhǎng)等的大會(huì)或代表大會(huì)。召開(kāi)此類(lèi)會(huì)議，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。（2）專(zhuān)業(yè)性會(huì)議，指公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)等組織召開(kāi)的會(huì)議。召開(kāi)此類(lèi)會(huì)議，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)，公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)參加。（3）系統(tǒng)或部門(mén)工作會(huì)議，指由各職能部門(mén)、項(xiàng)目經(jīng)理部召開(kāi)的會(huì)議。召開(kāi)此類(lèi)會(huì)議，應(yīng)經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)行政辦公室備案，由單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織，公司領(lǐng)導(dǎo)視情況派員參加。（4）所、廠、庫(kù)、隊(duì)、班、組會(huì)議，指由基層單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作

29、、生活情況召開(kāi)的會(huì)議，上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也可派員參加。（5）上級(jí)或外單位在本公司召開(kāi)的會(huì)議（現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、演講會(huì)等）或公司的業(yè)務(wù)會(huì)（管線(xiàn)施工管理、維護(hù)管理、材料管理、車(chē)輛管理、員工管理、伙食管理等會(huì)議），應(yīng)由行政辦公室或主管部門(mén)安排召開(kāi)，分管的公司領(lǐng)導(dǎo)參加。第4條 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容分類(lèi)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，可以分成四大類(lèi)。（1）行政專(zhuān)業(yè)會(huì)議，包括董事常務(wù)會(huì)、董事代表會(huì)、董事辦公會(huì)、總經(jīng)理常務(wù)會(huì)、公司事務(wù)性會(huì)議、公司年度員工大會(huì)、公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、安全工作會(huì)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作會(huì)、工程設(shè)計(jì)任務(wù)完成及調(diào)度專(zhuān)門(mén)會(huì)議、公司各級(jí)部門(mén)工作例會(huì)、班組班前例會(huì)等。（2）各類(lèi)代表大會(huì)，包括員工代表會(huì)、各級(jí)各類(lèi)人員代表大會(huì)、

30、工會(huì)代表大會(huì)、黨團(tuán)員代表大會(huì)、婦女代表大會(huì)、董事會(huì)代表大會(huì)等。（3）專(zhuān)題會(huì)議，包括問(wèn)題研討會(huì)、專(zhuān)員研討會(huì)、工作專(zhuān)題會(huì)等。（4）其他會(huì)議，包括定期的例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議等。第5條 部分會(huì)議的議題安排上述部分會(huì)議的內(nèi)容安排如下表所示。部分會(huì)議的內(nèi)容細(xì)則會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議議題安排董事常務(wù)會(huì)研究公司重大事項(xiàng)、決策、人員任免等董事代表會(huì)部署、研討公司重大工作事項(xiàng)等董事辦公會(huì)研究、布置董事會(huì)工作及人員任免總經(jīng)理常務(wù)會(huì)研究、布置公司行政工作，討論重大問(wèn)題公司事務(wù)性會(huì)議月、半年、年工作例會(huì)，主要領(lǐng)導(dǎo)參加，公司總經(jīng)理等主要領(lǐng)導(dǎo)主持公司年度員工大會(huì)總結(jié)工作、布置工作、表彰先進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)匯報(bào)公司日常經(jīng)營(yíng)進(jìn)展情況、各項(xiàng)指標(biāo)

31、完成情況、存在的主要問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施等質(zhì)量分析會(huì)匯報(bào)、總結(jié)公司在工程、維護(hù)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)以及管理工作中的質(zhì)量情況、存在的問(wèn)題，并研究改進(jìn)措施和辦法安全工作會(huì)匯報(bào)、總結(jié)公司在安全作業(yè)與管理、治安、消防、行車(chē)等情況，分析發(fā)生事故原因，檢查事故防患措施專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作會(huì)專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)、工程技術(shù)中存在的主要技術(shù)問(wèn)題專(zhuān)題研討，新技術(shù)、新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)的采用情況，專(zhuān)利利用及改進(jìn)情況，專(zhuān)業(yè)技術(shù)研討、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、員工技術(shù)考核等公司部門(mén)工作例會(huì)檢討工作，總結(jié)布置工作，定時(shí)例會(huì)班組班前例會(huì)總結(jié)、布置工作和安全，布置后一天和總結(jié)前一天工作任務(wù)和安全生產(chǎn)情況，指出存在問(wèn)題、注意事項(xiàng)、好人好事、上級(jí)有關(guān)通知要求等定期的例會(huì)每星期、

32、每月、半年、年度定期召開(kāi)的例會(huì)，其內(nèi)容、召開(kāi)時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)長(zhǎng)等應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，讓公司全體知曉；非臨時(shí)更改，一般不再通知臨時(shí)性會(huì)議一般應(yīng)提前2天報(bào)行政辦公室審批；未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，不得隨意改動(dòng)正常例會(huì)，以建立正常的、有規(guī)律的工作秩序第3章 會(huì)議數(shù)量與質(zhì)量控制第6條 會(huì)議數(shù)量控制對(duì)會(huì)議數(shù)量的控制，行政辦公室主要應(yīng)做好以下三個(gè)方面的工作。（1）建立嚴(yán)格的會(huì)議審批機(jī)制。公司一切會(huì)議歸行政辦公室審批，防止會(huì)議無(wú)準(zhǔn)備、無(wú)預(yù)告、無(wú)明確議題，保證會(huì)議召開(kāi)的必要性。可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)不開(kāi)，能采用別的方法解決的不開(kāi)，無(wú)實(shí)質(zhì)性或純禮節(jié)性會(huì)議不開(kāi)，能合并的不單獨(dú)召開(kāi)，已有明確決議的不重復(fù)開(kāi)等。本著“下

33、級(jí)服從上級(jí)、小會(huì)服從大會(huì)、局部服從全局”的原則召開(kāi)會(huì)議。凡涉及多部門(mén)的會(huì)務(wù)性會(huì)議，應(yīng)統(tǒng)籌安排、刪減合并，確保會(huì)議的必要性和有效性。（2）科學(xué)設(shè)置例會(huì)。不斷檢查分析，取消無(wú)存在價(jià)值的例會(huì)，合并效率不高的例會(huì)。（3）提高相關(guān)人員掌握會(huì)議的水平。根據(jù)具體情況，選擇最適用和最有效的溝通方式，減少會(huì)議數(shù)量，可選擇面談、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、打電話(huà)、發(fā)郵件等其他辦法。第7條 會(huì)議質(zhì)量控制為有效地控制會(huì)議質(zhì)量，應(yīng)從以下10方面進(jìn)行考慮。（1）會(huì)議目的是否明確。（2）開(kāi)會(huì)時(shí)機(jī)是否成熟。（3）會(huì)議規(guī)模、規(guī)格是否適度。（4）會(huì)議應(yīng)緊湊，決不短會(huì)長(zhǎng)開(kāi)。（5）準(zhǔn)備工作應(yīng)反復(fù)檢查，充分準(zhǔn)備。（6）主持人應(yīng)具備把握會(huì)議的能力，能適時(shí)

34、引導(dǎo)會(huì)議按既定方案進(jìn)行，達(dá)到預(yù)定目的和效果，不跑題、偏題、馬拉松開(kāi)會(huì)。（7）排除會(huì)議干擾，要求手機(jī)設(shè)置為靜音，禁止在會(huì)場(chǎng)打電話(huà)、高聲談?wù)?，要求與會(huì)者坐姿端正并記錄會(huì)議決議等。（8）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、投影、錄音、錄像等手段提高會(huì)議效率。（9）議題集中，不宜過(guò)多，保證較短時(shí)間內(nèi)能完成全部議程，并保證問(wèn)題解決的深度和效果。（10）一切會(huì)議應(yīng)有計(jì)劃、議程主要發(fā)言人必須有發(fā)言稿或詳細(xì)發(fā)言提綱。第4章 會(huì)議準(zhǔn)備第8條 參加人員（1）需要通知參加會(huì)議的人員，主要包括四類(lèi)。對(duì)會(huì)議目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任者。對(duì)會(huì)議議題有絕對(duì)決定權(quán)力者。會(huì)后行動(dòng)的直接執(zhí)行者。對(duì)會(huì)議議題有專(zhuān)門(mén)知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)者。（2）會(huì)議主

35、辦部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制參會(huì)人數(shù)，無(wú)關(guān)或不需要參加的人員能不參加則不參加。例如，對(duì)于討論性會(huì)議，總?cè)藬?shù)一般不超過(guò)20人。第9條 會(huì)議時(shí)間確定會(huì)議的時(shí)點(diǎn)與長(zhǎng)短，需要做好以下四個(gè)方面的工作。（1）事先調(diào)查，保證會(huì)議安排在多數(shù)與會(huì)人員能集中精力開(kāi)會(huì)的時(shí)間段。（2）盡量安排在關(guān)鍵人員的最佳開(kāi)會(huì)時(shí)間。（3）在保證效果的前提下力求開(kāi)短會(huì)，并留有機(jī)動(dòng)時(shí)間。（4）把握開(kāi)會(huì)時(shí)機(jī)，時(shí)間緊迫的會(huì)議應(yīng)盡早開(kāi)，留給與會(huì)者執(zhí)行落實(shí)會(huì)議決議的時(shí)間；需要與會(huì)者充分研討的，應(yīng)提前較長(zhǎng)時(shí)間告知會(huì)議議題，給與會(huì)者留出充分的準(zhǔn)備時(shí)間。第10條 會(huì)議議程安排議程由主辦單位擬定，主要包括會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、達(dá)到目的、其他要求等。（1）重要議題安

36、排在會(huì)議前一時(shí)間段。（2）明確或控制會(huì)議中各議題的時(shí)長(zhǎng)，防止時(shí)間失控。（3）控制議題數(shù)量，保證議而有決，能解決問(wèn)題。（4）保證與會(huì)者有備而來(lái)。（5）注意引導(dǎo)、歸納、提升會(huì)議議題。（6）需發(fā)放的資料應(yīng)提早分發(fā)，讓與會(huì)者在會(huì)議正式開(kāi)始前可以明確會(huì)議內(nèi)容、準(zhǔn)備自己的看法，減少會(huì)中宣讀、閱讀、演講的時(shí)間耽擱。（7）連續(xù)23小時(shí)以上的會(huì)議應(yīng)安排中間休息，一般為10分鐘。第11條 會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置工作主要包括會(huì)場(chǎng)空間、座位、條幅標(biāo)語(yǔ)、音響、投影、照明、通風(fēng)等的安排和布置，具體要求如下。（1）會(huì)場(chǎng)空間應(yīng)便于與會(huì)人員進(jìn)出。（2）座位應(yīng)有利于主要與會(huì)人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀。（3）會(huì)議必須的

37、設(shè)備應(yīng)有質(zhì)量保證，并應(yīng)進(jìn)行會(huì)前檢查。（4）會(huì)場(chǎng)一般應(yīng)設(shè)“禁止抽煙”、“請(qǐng)勿喧嘩”等警示牌，保證會(huì)議環(huán)境。第12條 會(huì)議通知（1）通知的擬定和要素：參加人員名單、會(huì)期、開(kāi)始時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及要求，并應(yīng)注明經(jīng)辦聯(lián)系人、電話(huà)號(hào)碼、職務(wù)以及所在單位和蓋章等。（2）通知書(shū)寫(xiě)：文字應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、全面周到，用電話(huà)等形式的會(huì)議通知應(yīng)準(zhǔn)備底稿。（3）無(wú)記名參加的人員，對(duì)范圍、對(duì)象、職務(wù)要通知清楚。（4）為保證與會(huì)人員按時(shí)到會(huì)，可采用預(yù)先通知和正式通知兩步進(jìn)行。（5）對(duì)于重要會(huì)議進(jìn)行預(yù)先通知后，應(yīng)監(jiān)督準(zhǔn)備情況，保證開(kāi)會(huì)時(shí)各方面均準(zhǔn)備到位。（6）對(duì)參會(huì)的關(guān)鍵人員應(yīng)當(dāng)面通知或多次核實(shí)能否按時(shí)到會(huì)。第5章 會(huì)中

38、管理第13條 人員簽到（1）準(zhǔn)備簽到表格、牌、卡或與會(huì)人員簽到花名冊(cè)等。（2）簿式簽到：參加會(huì)議人員在預(yù)先準(zhǔn)備的簽到簿上簽名以示到會(huì)。（3）大會(huì)工作人員代簽：按準(zhǔn)備好的應(yīng)參加人員花名冊(cè)，來(lái)一個(gè)由大會(huì)工作人員“”表示到會(huì)，“”表示缺席，“O”表示請(qǐng)假等。（4）證卡簽到：預(yù)先打印參加大會(huì)的卡，發(fā)給個(gè)人填寫(xiě)姓名及其他內(nèi)容，到會(huì)場(chǎng)交給主持大會(huì)工作人員，以統(tǒng)計(jì)到會(huì)、未到會(huì)人員情況。（5）座次表簽到：預(yù)先將參加大會(huì)人員安排座位，到會(huì)人員到座位在表上消號(hào)或打“”。（6）電腦簽到：預(yù)先將與會(huì)者的指紋或磁卡信息輸入電腦，到會(huì)人員按指紋或刷磁卡簽到。（7）簽到完成后，工作人員應(yīng)盡快統(tǒng)計(jì)出應(yīng)到、實(shí)到人數(shù)，未到人，交

39、大會(huì)主持人。第14條 會(huì)場(chǎng)服務(wù)（1）引導(dǎo)座位：工作人員按事前安排的座位，引導(dǎo)與會(huì)人員盡快就坐，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和主席臺(tái)就座人員的座次位置。（2）分發(fā)會(huì)議文件、材料：重要文件可發(fā)到個(gè)人或主要負(fù)責(zé)人手里，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可會(huì)場(chǎng)提前認(rèn)領(lǐng)簽收。（3）內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：對(duì)大會(huì)進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外要辦的事項(xiàng)，外來(lái)人員電話(huà)重要日程安排布置等的辦理，外來(lái)記者等接待陪同等事項(xiàng)。（4）維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序：保證會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的肅靜，注意周?chē)浜捅Ｐl(wèi)，嚴(yán)防各種事故發(fā)生，減少會(huì)議中的走動(dòng)。（5）處理會(huì)中臨時(shí)事項(xiàng)：承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會(huì)人員交辦的急事。（6）其他服務(wù)：對(duì)會(huì)中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個(gè)別需求。保持會(huì)場(chǎng)通風(fēng)

40、、采光和衛(wèi)生。第15條 會(huì)議進(jìn)程管理（1）主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程、議題、目的和會(huì)議精神等。（2）尤其主持人和主講人應(yīng)按時(shí)到位，在開(kāi)會(huì)前10分鐘由主持人清點(diǎn)人數(shù)，按時(shí)開(kāi)會(huì)。（3）要注意基層與會(huì)人員的想法、看法。（4）主持人應(yīng)集中與會(huì)者的意見(jiàn)后做總結(jié)，引導(dǎo)圍繞中心暢所欲言，避免爭(zhēng)執(zhí)和人身攻擊。（5）討論前應(yīng)明確討論的議題，要及時(shí)糾偏和引導(dǎo)。（6）科學(xué)安排議程，注意中間休息和節(jié)奏安排。（7）減少中途退席，特別是主要與會(huì)人員退席的發(fā)生。（8）一般情況下不改變議程安排。（9）當(dāng)議論達(dá)到預(yù)期目的時(shí)，應(yīng)及時(shí)小結(jié)并引導(dǎo)轉(zhuǎn)換議題。（10）主要研討的議題一般應(yīng)放在大會(huì)前半部分時(shí)間。第16條 會(huì)議記錄（1）行政辦公室

41、應(yīng)派專(zhuān)人對(duì)會(huì)議內(nèi)容予以詳細(xì)記錄，具體包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員情況、會(huì)議組織情況、主持人等，重點(diǎn)要做好會(huì)議議題、討論發(fā)言情況、所形成的決議等內(nèi)容的記錄。（2）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并及時(shí)在會(huì)上通過(guò)。第6章 會(huì)后工作第17條 行政辦公室的會(huì)后工作（1）督促參會(huì)行政人員及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，并分發(fā)存檔。（2）按會(huì)議紀(jì)要和決議內(nèi)容，督促相關(guān)部門(mén)和人員逐項(xiàng)落實(shí)會(huì)議決策，以期達(dá)到召開(kāi)會(huì)議的預(yù)期目的。第18條 會(huì)議主持人員會(huì)議主持人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議的主持情況進(jìn)行總結(jié)，不斷提高主持會(huì)議的能力。第7章 附則第19條 本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋。第20條 本制度由發(fā)布之日起開(kāi)始

42、執(zhí)行。第三節(jié) 日常事務(wù)管理表格一、文件目錄清單文件標(biāo)題文件類(lèi)別規(guī)范類(lèi) 規(guī)格類(lèi) 標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)文件號(hào)文件名稱(chēng)版本頁(yè)數(shù)日期備注123二、文件發(fā)放清單日期文件編號(hào)文件名稱(chēng)版次數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門(mén)補(bǔ)發(fā)經(jīng)手人備注三、文件回收清單文件名稱(chēng)文件編號(hào)回收頁(yè)次/全部經(jīng)辦人回收部門(mén)數(shù)量/頁(yè)次回收日期人員簽字四、文件作廢申請(qǐng)單文件名稱(chēng)文件編號(hào)作廢頁(yè)數(shù)申請(qǐng)作廢部門(mén)作廢原因申請(qǐng)人日期申請(qǐng)部門(mén)主管日期需回收數(shù)量分布部門(mén)數(shù)量文件管理部門(mén)主管日期備注五、檔案存放備查表樓 層 房間全宗號(hào)全宗名稱(chēng)案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱(chēng)目錄中案卷起止號(hào)數(shù)柜欄 格柜欄 格六、歸檔案卷目錄表卷宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門(mén)：案卷順序號(hào)立卷類(lèi)目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注七、文件檔案明細(xì)表保險(xiǎn)庫(kù)號(hào)柜位號(hào)擬存至日期部門(mén)文件名稱(chēng)內(nèi)容類(lèi)別入庫(kù)日期出庫(kù)日期收件人簽收年月日年月日八、檔案調(diào)閱記錄單編號(hào)： 日期： 年 月 日文件類(lèi)別文件名稱(chēng)內(nèi)容概述調(diào)卷部門(mén)調(diào)閱人調(diào)閱用途調(diào)閱期限自 年 月 日起至 年 月 日止，計(jì) 日原收入編號(hào)借出日期檔號(hào)歸還日期年 月 日備注保管人簽章核準(zhǔn)： 主管： 注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案室備查。